Наскоро моят колега Тодор Христов писа за най-големите спънки в организирането на ефективни работни срещи.
Бих желала да добавя още нещо по темата.
Подсети ме Бюлетинът на Link&Learn, който получих завчера. Там открих статия на Дейвид Алън. Той със сигурност е познат на някои от вас с книгата си “Да задвижим нещата”, преведена и публикувана на български език през 2002г.
В кратката си статия “5 причини за работни срещи (заседания)”, Дейвид Алън насочва към нещо много съществено - кога трябва, а подразбира се и кога не трябва да свикваме работни срещи.
Според него 5-те причини за работни срещи са:
- Когато трябва да информираме.
- Когато ни е потребна информация.
- Когато трябва да се развият различни алтернативи по повод на конкретен проблем.
- Когато е нужно да се вземе решение.
- Когато е нужен “топъл” човешки контакт със служителите, вместо “по-машинизирания” контакт чрез електронна поща, например.
Аз лично използвах стандарта на Алън, за да сравня дали едно заседание, в което участвах през Юни т.г. е имало смисъл.
На това заседание:
- Не чух нова информация от водещия. Той нямаше просто какво да ни съобщи и предпочете да говори познати неща по най-баналния начин.
- Участниците нямахме възможност да споделяме информация, защото постоянно ни напомняха “Хайде, моля ви, нямаме време за приказки!” Чудно тогава за какво се бяхме събрали?!
- Не бяха развити никакви алтернативи, защото водещият не постави никакъв проблем за разрешаване, пък и участниците, както вече прочетохте, бяхме подканяни да не приказваме, за да не си губим времето.
- Не взехме някакво решение - просто в дневния ред не присъстваха въпроси, които да изискват разрешение.
- Не осъществихме кой знае колко “по-топъл” човешки контакт, различаващ се от формалните писмени комуникации от сорта на докладни и доклади, защото и там, а и на заседанието се използваше възможно “най-сухия” език.
Така, с помощта на стандарта за свикване на работни срещи на Дейвид Алън, аз установих за себе си, че всъщност е нямало причина да се събираме на заседание.
Въпросната работна среща продължи точно 55 минути. На нея присъстваха 22 души. Ако умножим броят на присъстващите по “времето”, ще получим 20 часа загубено време.
А можело е да бъде иначе, нали?
{ 5 trackbacks }
{ 2 коментара… прочетете ги по-долу или добавете ваш }
Svetlio Blyahoff 20.07.07 в 19:07
Работните срещи, или още наричани “оперативки” могат да бъдат изключително полезни. Оказват добро влияние на организираността на персонала, но често са свързани с повече разходи.
По въпроса можете да видите и следния пост в моя блог:
http://newbiemanager.blogspot.com/2007/07/blog-post_20.html
Йордан Тенев 17.08.07 в 11:08
В много от по-големите компании има традиция работните срещи да се планират на равни интервали от време - примерно един път седмично. Ако имаме предвид посочените “причини” следва, че работни срещи трябва да се провеждат само, ако съществува необходимост и формално това е в противоречие с практиката за периодичните съвещанията. Акцентът, на който бих искал да обърна внимание е процесът на планиране на съвещанията - определяне на участниците, формулиране на разглежданите теми, очаквани резултати от съвещанието, място на провеждане, време и т.н. Има практика, също, съвещанията да са тематични - т.е. по различни направления от дейността.
Независимо от това, обаче представените критерии за провеждане на съвещания биха били полезни във всички случаи. И като за всичко се оказва, че ако очакваме подходящ резултат от каквото и да е начинание трябва подходящо планиране и вглеждане в детайлите.