За добрата йерархия на организацията (2)

В първата част от статията “За добрата йерархия на организацията” ви запознах с някои основни проблеми, влошаващи и разрушаващи добрата организационна йерархия. Сега е време да разгледаме възможностите за противодействие на тези проблеми.

В решаването на проблемите на здравеопазването най-силния подход е профилактиката. Това важи и в опазването на добрата йерархия.

Ето няколко препоръки в тази връзка:

• Създавайте административни длъжности само на основата на нуждите на целевия процес на организацията и никога извън него.

Всяка административна длъжност (а и всяка друга) трябва да е следствие на целевия процес на организацията и да е необходима за неговото успешно протичане. В противния случай тя става инкубатор на заразата.

• Създавайте управленски звена с плоска йерархия – с минимален брой йерархични нива.

Увеличаването на йерархичните нива на управленското звено е характерно за разрушаващата се йерархия: управления дирекции, отдели, сектори, секции и т.н. Преобладаваща дейност става взаимното обслужване, а не това на целевия процес.

• Давайте максимално възможната автономност на ръководните звена и отделните ръководители, като запазвате необходимия контрол.

Въпросът с автономността винаги следва да се решава конкретно в зависимост от професионализма и психиката на подчинения ръководител. Всичко следва да се установява около златното правило: на подчинения ръководител се указва КАКВО да направи, а той следва да реши КАК да го направи.

• Не допускайте тясна специализация на административните служители и им възлагайте по-широк кръг от отговорности.

Тясната специализация на административните служители силно стеснява техните отговорности и усложнява административните процеси. Помнете сентенцията, приписвана на Джон Кенеди:

„Тясната специализация, в широкия смисъл на думата, води до широка идиотизация, в тесния смисъл на думата”.

• Изграждайте вътре в управленското звено и в цялата организация повече връзки за хоризонтални взаимодействия.

Това повишава автономността и опростява процесите, като се съкращават пътищата за протичане на информацията и за съгласуване на действията.

• Внедрявайте информационни технологии в организацията само след експертна рационализация на процесите в нея.

Едно от златните правила на процесите на автоматизация е, че системата преди да се автоматизира, следва да се рационализира с максимално възможно опростяване на процесите.

• Решавайте възникналите кампанийно допълнителни административни задачи чрез временно прегрупиране на служителите, а не с увеличаване на броя им. Може да се прилага и временно увеличаване на работното време с последващо компенсиране.

Редица обстоятелства могат да предизвикат временно нарастване на административните задачи: външни одити, данъчни ревизии, подготовка на годишни или за други периоди финансови и други отчети и т.н. Ако сте спазили четвъртата препоръка, това ще Ви позволи да посрещнете тези нужди чрез прегрупиране на състава от администрацията.

• Подлагайте периодично на експертен анализ рационалността на администрация и извършвайте промените, препоръчани като резултат от анализа.

Тези експертни анализи са добро профилактично действие. Следва да се извършват от експерти извън организацията, за да се разчита на тяхната обективност.

• Не допускайте създаването на нови документи, колкото и да Ви убеждават в крайната необходимост от тяхното създаване.

Всеки се е сблъсквал с този феномен на чиновника. Той се стреми да усъвършенства своята дейност, но това е несистемен подход, действие, което е добро само за самия него и вредно за организацията като цяло.

• Периодично провеждайте „чистка” на документите: експертен анализ на необходимостта от всеки тип документ и прекратяване изготвянето на документи за които тя не е доказана.

Това е нещо като гълтане на активен въглен при стомашно-чревно разстройство. “Обира” всички отрови и заразни причинители.

• Не допускайте съгласуване по еднакъв стандарт за всички документи. Всеки документ да се съгласува само с длъжностите, които имат реално отношение към предмета на документа.

Стандартното съгласуване е често използвана практика, която усложнява процедурите, забавя управленските процеси, отразява се негативно на организацията и също е част от заразата.

Тези препоръки не изчерпват всички възможни профилактични действия, но тяхното прилагане ще Ви гарантира избягване на заболяването.

Следва продължение…

Вижте и За добрата йерархия на организацията (1)

Тази статия на Владимир Величков се публикува за първи път в www.NovaVizia.com.

Организира и води Курс по Адаптиращ Мениджмънт.