“Наблюдател” ли сте и как се справяте със събирането на информация?

Продължаваме поредицата от кратки статии, посветени на десетте роли на компетентния мениджър и тридесетте компетенции към тези роли.

А сега напред към втората “мислеща” роля на компетентния мениджър - ролята на “Наблюдател”.

Ролята на “Наблюдател” е свързана с информацията.

Едва ли има мениджър, който да отрече, че работата с информация е маловажна в управлението. Информацията, която мениджърът събира, анализира и предава, му позволява да бъде добър (силен), съответно не особено добър (слаб) в наблюдаването, т.е. в преценката на събития, ситуации, чуждо поведение, процеси, тенденции и др., на основа на което мениджърът е в състояние да взема своите решения.

Затова условно сме нарекли тази роля и прилежащите й компетенции - “Наблюдател”.

Ролята на “Наблюдател” включва три основни мениджърски компетенции (поведения):

• Да събирате информация.

• Да анализирате информация.

• Да предавате информация.

И трите поведения са свързани с качествата на ума и мисловните процеси, разбира се с някои навици, с личното образование и ценностната система. Затова е съвсем нормално да очаквате, че някои мениджъри са по-добри от други в работата си с информация. Както и че някои мениджъри са по-добри в събирането на информация, но не толкова добри в нейния анализ.

Има и други комбинации. Например, отлично справяне със събирането и анализа, но неумело (или липса) предаване на информацията.

Ролята на “Наблюдател” влияе директно върху резултатите на мениджъра, но и върху резултатите на неговите служители, неговите колеги мениджъри (особено, когато става дума за координация), както и върху резултатите на цялата компания.

Оттук и интересът и желанието на мениджъри и техните по-висши ръководители да разберат в каква степен е развита ролята на “Наблюдател” и какво може да се предприеме по-нататък.

По-долу ще изясним първата компетенция - “Събирането на информация”.

Ако вие искате да проверите каква е степента на вашата компетентност на “Наблюдател” и по-конкретно искате да разберете как се справяте със “събирането на информация”, е нужно да имате пред себе си някакъв еталон (модел, стандарт, описание) на “Събирането на информация”.

За ваше улеснение по-долу има отговор на три важни въпроса: какво е информация, кои са стъпките в събирането на информация от гледна точка на мениджмънта, какви следва да сте, да знаете и да можете успешно да се справяте със събирането на информация.

Какво е “информация”?

Авторитетни енциклодепии определят информацията почти по един и същи начин. Например, като “резултат от процеса на събиране, анализиране и организиране на данни, по начин, който е полезен (стойностен) за този, за когото е предназначена информацията”. Източник - Wikipedia.

Оксфордският речник посочва, че едно от най-ранните смислови значения на думата “информация” е “информирането”, т.е. “оформянето на мисленето” на индивида чрез образование, обучение, инструктиране.

В съвременната теория на човешката комуникация информацията се разглежда като качество на съобщението, което идва от създателя на съобщението и отива към съответния получател.

На практика това означава, че:

• Не всеки факт, цифра или мнение е информация.

• От мениджъра зависи качеството на съобщенията.

• От мениджъра зависи доколко съобщенията са полезни.

Само за пример ще отбележа, че аз лично съм слушала и чела не един мениджърски доклад, в който уж има много “информация” (таблици, схеми, диаграми), но няма точно това, което вълнува мен и останалите слушатели.

Казано с други думи, аз съм искала да чуя едно, но са ме “информирали” за друго. Това не е “информация”!

Каква информация събира мениджърът, зависи от неговите ценности, възприятия, мироглед, мисловни процеси, внимание, памет. Част от тях са филтрите, които пропускат или задържат различни факти, цифри, постъпки, събития. Друга част са механизмите, с чиято помощ се събира информация.

Кои са управленски стъпки в събирането на информация, за да стигнете до качествено съобщение, което ще бъде прието и разбрано?

• Преди да започнете работа по някаква задача, следва да съберете възможно повече факти, констатации, цифри като прочетете (или си припомните) различни документи.

Например, протоколи от заседания, отчетни доклади, предложения, направени от вашите хора, мнения на клиенти, на други отдели, в т.ч. и като прочетете книги, статии, свързани с темата.

Обърнете внимание и на решенията, които са взети, но все още не са изпълнени или са тотално забравени.

• Преди да започнете работа по някаква задача, следва да се допитате до мнението на ваши колеги и подчинени.

Слушайте спокойно и търпеливо - ще научите много. Може да разговаряте поотделно, може и с цяла група. Няма значение. Целта ви е да натрупате повече и различни от вашето мнение по въпроса факти, идеи, настроения, чувства.

• Следва да имате и организация на работа с информацията. Вместо да се затрупвате с документи, бележки и записки за текущите задачи, да използвате веднага тази информация, която спешно ви трябва, а останалата да я организирате под някаква форма.

• Добре е да спазвате някаква добра система за обработка и съхранение на данни, факти, мнения и т.н. Сега за щастие има съвременни техники и методики, не е като едно време.

• Когато ви трябва нужната информация, следва да знаете къде и от кого да я потърсите.

Дали това ще е сайт в интернет, речник, архиви в компанията, библиотека на компанията, ваш бивш преподавател в университета, секретарка или служител в компанията - няма значение.

Значение има фактът, че вие знаете кой е носителят на информация. Това спестява време и влияе естествено на качеството на съобщението, което искате да създадете.

За да се справяте успешно със събирането на информация, от вас като мениджър се иска:

• Да носите в себе си убеждението и ценността, че като мениджър служите първо на своята компания и нейните служители и след това на себе си.

• Да уважавате чужди мнения и да предразполагате хората към водене на диалог и споделяне на идеи и мнения.

• Да не се задоволявате с намирането на един единствен факт, мнение, ваше или чуждо наблюдение и впечатление и това да е стилът ви на събиране на информация.

• Да можете да работите в условията на скромен времеви ресурс с голям поток от данни, които да отсявате по предназначение.

• Да знаете къде, кой и как може да ви донесе полезни и по предназначение данни.

• Да сте “отворени” за усвояване съвременни техники и методики за съхранение на информация.

Ето така изглежда според системата “Промен” мениджърската компетенция “събиране на информация”. Надявам се, че тези от вас, които са мениджъри, да успеят да сравнят този еталон със своята собствена практика.