“Наблюдател” ли сте и как се справяте с предаването на информация?

Продължаваме поредицата от кратки статии, посветени на десетте роли на компетентния мениджър и тридесетте компетенции към тези роли.

Ролята “Наблюдател” включва три характерни поведения, които са свързани предимно с мисловните процеси, видовете мислене, познанията и уменията на мениджърите, овладени и развити в процес на учене и трудов опит.

В този смисъл е нормално някои мениджъри да са по-компетентни, отколкото други в някое от трите поведения (да събират информация, да анализират информация и да предават информация).

В същото време слабата (или липсващата) компетентност на някои мениджъри да са “Наблюдатели” пречи не само на тях, но и на служителите, които те ръководят. И още, слабите “Наблюдатели” са причина за слаба координация в компанията.

И така, вие вече знаете какво е компетенция за “събиране на информация” и компетенция за “анализ на информация“. Сигурно помните, че те са насочени върху качеството на самата информация.

Новата компетенция е “предаване на информацията” и тя е основно насочена към комуникирането на информацията към други хора.

Какво означава “предаване на информация”?

Във всеки случай, не просто да кажем нещо и да напишем нещо, което да изпратим до някого.

“Предавам информация” е специално действие - да направя така, че когато казвам или написвам нещо до определен получател (аудитория), то да бъде интересно и полезно за него, да бъде така изказано или така написано (не само чуто или прочетено), че получателят непременно да извърши това, което аз очаквам и искам.

В служебна обстановка аз лично съм “получавала” информация, която съвсем не ме е впечатлявала, въпреки че там някъде в края се казва “За вземане на съответните мерки”.

Причината да не предприема присърце “съответните мерки”, е че авторът на текста не разбира и не прави разлика между “заповед” и “апел”. Той казва или пише текста си така, че на мен ми липсва вътрешната мотивация да направя нещата така, както на него му се иска. Нали знаете, има заповеди, които изпълняваме, но в същото време таим вътрешна съпротива.

Затова предаването на информация е действие, което включва и мотивацията, т.е. то означава и “включване на получателя”, “приобщаване на получателя”, “осигуряване на съпричастие у получателя”.

Ето няколко подходящи стъпки за точно такъв стил предаване на информацията:

• Внимателно обмислете какво целите - да информирате, да убедите, или да отправите предложение за сътрудничество.

Ако целта е да информирате вашите служители/колеги, налага се да представите една стройно подредена информация, която е онагледена с цифри, тенденции, факти.

Ако целта е да убедите служителите/колегите, че е налице определен проблем и следва да се търси спрешно решение - следва да наблегнете на аналичната страна на въпроса и на вашите алтернативи за изход.

• Отделете ясно коя ще е ключовата идея на вашето послание - това ще е мотиваторът, на който ще можете да разчитате, когато представяте идеите си.

• Помислете много внимателно какво ще е съдържанието и реда на изложение на вашето послание. Все едно търсите отговорите на два въпроса - “Какво е това, което искам да кажа (да напиша)?” и “С какво да започна и как да продължа?”

• Сега вече е време да пристъпите към съставяне на вашето послание.

Първо изберете стил и тон. “Стилът” е начинът, по който ще използвате думите, за да изразите вашето послание. Например, деловият стил е характерен с “топли” отношения към хората, на които ще говорите или пишете, вместо фамилиарни, с позитивизъм, достоверност, уважение и учтивост. Стилът означава подходящи думи, които най-добре изразяват вашето отношение.

“Тонът” е общото впечатление, което искате да създадете в хората, които ще ви слушат (четат). Деловият тон, например, изисква добронамереност, неутралност, никаква агресия.

• Презентирайте вашето послание. Все по-рядко докладите се четат дословно, все по-често те се презентират - т.е. представят пред аудитория от слушатели.

Презентацията е мощно средство за оказване на въздействие, т.е. за “включване”, “вдъхновяване”, “мотивиране” на слушателите. Презентацията обикновено съчетава ефективно говорене с онагледяване на това, което говорите.

Ефектът е двоен, защото слушателите са под въздействието на това, което чуват и това, което виждат на светещия екран за презентация.

• През цялото време на презентиране, наблюдавайте и се вслушвайте в аудиторията - слушат ли ви, какви въпроси задават, има ли шум или гласно отправени забележки и др. Това ще ви позволи да коригирате навреме поведението си.

За да се справяте успешно с тези стъпки, вие като мениджър следва:

• Да познавате съвременните начини за комуникация.

• Да имате много добре развити устни и ораторски умения.

• Да притежавате презентационни умения на високо ниво.

• Умело да прилагате съвременни техники за писане.

Така накратко изглежда компетенцията “Предаване на информация”, която е типична за ролята на “Наблюдател”.

Ако желаете да узнаете на какво ниво е тази и всички останали мениджърски компетенции при вас, можете да преминете одит на мениджърската компетентност по системата “Промен” много бързо и лесно още сега.