Този пост е малко иновативен и непредвиден, тъй като ми хрумна като тема буквално преди броени минути. Той е още едно доказателство, че когато човек се настрои да мисли по един проблем достатъчно дълго време, то проблемът ще бъде решен, колкото и сложен да бъде.
Малко предговор по темата:
В работата си изпитвам проблем с разпределение на времето, задачите, както и таргетирането на контрагентите и клиенти по важност. Вероятно на много от вас е ясно, че винаги се появява нещо непредвидено, среща или друг ангажимент, и е много трудно да си планираш точно деня, да не говорим изобщо за период от една седмица или повече.
От доста време се интересувам по тази тема, чел съм различни предложения за успешно намаляване на работният ден на четири часа чрез делегиране на правомощия, намаляване на комуникацията (ненужен спам) и какво ли още не.
Бих желал да предложа едно радикално решение на този проблем, което ще изпробвам в близко бъдеще и ще мога да отговоря как точно се отразява то на организацията на работа като цяло.
Сега ще обясня името и същността на подхода си, вече посочен в заглавието на статията.
Task
Формулираме най-важните (повтарям – най-най) задачи за деня, които имаме. Това в моя случай е ориентирано повече към деловите срещи.
След като определим този набор от делови срещи, респективно задачи, следващата стъпка е да предвидим необходимото време.
Time
Това е времето, което смятаме, че ще бъде достатъчно за въпросната задача/среща.
Изключително важно условие, което е основната същност, е да спазваме въпросното време. Приключи ли то, край с мислите и ангажиментите ни за тази задача. Преминава се на следващата.
Добър вариант е да уведомите останалите участници в срещата/задачата за ограниченото време, с което разполагате. По този начин всички ще се придържат към главните точки, които трябва да се обсъдят и няма да Ви губят времето с ненужни подробности.
В този момент идва и третият елемент на системата.
Target
Именно чрез изолирането на задачата веднъж и след това чрез класифицирането й с времето, което би трябвало да ви отнеме, Вие малко или много таргетирате клиентите и сътрудниците си.
Тези, които са достатъчно сериозни и имат възможността да удовлетворят очакванията и изискванията ви във времето, което сте им отредили са качествените клиенти, с които можете да работите надеждно.
Всички останали са хора, които губят времето и парите ви на вятъра и вие няма да спечелите нищо от тях. Дори да сключите сделката, това ще коства много време за момента и за в бъдеще, което ще влоши изпълнението на всичките ви останали ангажименти.
С въпросната система се постига троен и дори петорен ефект само с лимитирането на един фактор – времето. Това ще ви позволи да отделяте по-малко време за работа, която ще бъде по качествена, ще отделяте повече време за идеи и иновации, които ще водят вашето развитие, а освен това постигате и по-голямо задоволство от трудовият процес, тъй като не си хабите ресурсите за погрешните клиенти. Тук влиза в приложение така известното правило 20-80.
Пробвайте и вие Task-Time-Target мениджмънт системата и споделете своите отзиви.
Материалът на Светослав Бляхов се публикува за първи път на страниците на NovaVizia.com.
Благодарим ти, Светльо!
Светослав Бляхов в момента е 3-ти курс в специалност “Индустриален мениджмънт” в Стопански Факултет на Технически Университет – София.
Работи като Маркетинг Мениджър в AxisVista. Интересите му са насочени в сферите на проектния мениджмънт, маркетинга, брандинга, организационното поведение, бизнес етиката.
Светослав Бляхов поддържа свой личен блог – Блогът на младия мениджър.
{ 20 коментара… прочетете ги по-долу или добавете ваш }
georgivar 15.11.07 в 12:46
Честно казано иновативен постът не е. Идеята да определяш кои задачи да свършиш в ограниченото време, с което разполагаме е отдавна решен. То самото решение е логично и не изисква кой знае колко умуване:
Условия
1. Изветно ни е разполагаемото време.
2. Известни са ни задачите.
3. Можем да приоритизираме задачите по някакъв критерий.
Незивестно
1. Кои задачи да изпълним в разполагаемото време.
Решение
Правим списък със задачите подредени по критерия, който ни е важен. За всяка задача опредяме необхдимото време. Сумираме всички времена на задачи. След това виждаме кои задачи се вместват в разполагаемото време. Ако сумата на времената на задачите е по-голяма от разпагаемото време изпадат задачи с по-нисък приоритет, за да се вместим в сроковете.
Грета Маринова 15.11.07 в 16:40
И аз не намирам 3Т за иновативно.
Без да претендирам за информираност по темата, искам да споделя опит от нашата фирма. От месец работим по работни програми. Определили сме дни, в които акцентираме на конкретни теми. Аз, например, се занимавам с маркетинг и планиране. Четвъртък е моя творчески ден. Задачите са разделени по часове. Така може да се обърне внимание на повече теми. Времето за тема е фиксирано в рамките от 30 минути до 2 часа (според характера на задачите). В графиците на всеки от нас са синхронизирани общите срещи.
Сигурно тази схема съществува, дефинирана по някакъв начин. Аз не знам за това. Идеята е на нашия управител. Смятам, че така времето се оптимизира по-добре и работата се синхронизира. Проблемите идват с извънредните задачи и с решението кога да се “навакса” с пропуснатото.
Надявам се да мога да постна в последствие резултати за по-добра производителност на мениджърски екип, които да ни убедят в правилността на взетото решение.
Svetlio Blyahoff 15.11.07 в 18:10
Здравейте, благодаря за отправените критики. В своята същност 3Т маниджмънта наистина не е толкова иновативен и може би грешно съм се изразил в своята статия.
Грета Маринова:
Радвам се, че има все повече фирми в България, които да работят с точно определен по време график, но това зависи и в доста голяма степен от динамиката на работният процес в съответната фирма. Отделеново време за основните задачи е ясно, а другите, както вече съм написал по-горе не се вместват в графика или да се изпълняват след работно време, а отпадат. Това може да звучи странно, но мисля че не е толкова лошо като практика.
Александър Жеков 15.11.07 в 19:03
Да,за съжаление и аз ще се присъединя към критично настроените.
Нещата,които предлагаш,са по-скоро съвети към някой прохождаш,но не и към сериозния мениджмънт.
Един от най-ефективните начини за правилно разпределение на таргетите,времето и т.н ,е използването на качествен CRM.
Тодор Христов 15.11.07 в 19:04
Александър, тъй като думата дума отваря – можеш ли да насочиш към качествен CRM?
Татяна Христова 16.11.07 в 11:58
Нека и аз да се присъединя към малката дискусия по повод на тази статия.
Смятам, че по-важно е, когато човек осъзнае важността една или друга техника и има твърдо намерение да я приложи в живота си.
Светослав е осъзнал това сега. Други, както виждам, са направили това по-рано.
Светослав от друга страна е решил да сподели решението. Няма нищо страшно, когато пише, че “материалът му е иновативен”.
Нека да оценим усилията му и просто да го аплодираме, че се е присъединил към тези, които вече са приложили ЗТ мениджмънт.
NovaVizia отправя непрекъснато покани към всички да споделят опит и мнения.
Поздрави!
Александър Жеков 19.11.07 в 11:06
Тодор,
няма CRM,който да е универсален за всеки.Много зависи от дейността на компанията,за която се прави и нещата които трябва да съдържа и които са специфични за всяка компания.Ако не ти се правят големи разходи,можеш да провериш разработките на Майкрософт.
Подрави,
Svetlio Blyahoff 19.11.07 в 16:51
В последният брой на списание Мениджър има полезна статия за този род системи. Там препоръчват освен CRM, ERP или SCR система, да се използва и BI (business intelligence), която е с по-различна насоченост от гореспоменатите.
Тодор Христов 19.11.07 в 16:57
Аз лично използвам уеббазиран CRM от 1 година за моята фирма – много съм доволен, освен това е напълно безплатен.
Скоро трябва да съставя материал по темата.
Svetlio Blyahoff 21.11.07 в 13:13
Кой CRM използваш?
Аз в момента разучавам един и мисля да го преформя малко.
Bogomil 22.11.07 в 11:18
http://spisanie.cc/nb/?p=871
Eто малко идеи за CRM,ERP, BI …
Комбинацията на такива системи, може да доведе до нарастване на ефективността на компанията с над 70%
Bogomil 22.11.07 в 11:19
А що се отнася до CRM – SugarCRM e най-доброто решение за момента и може да бъде адаптирано за всеки тип бизнес, така, че да се извлече максималното от него.
Compiere също е добра идея.
Svetlio Blyahoff 22.11.07 в 19:05
Аз точно със SugarCRM се занимавам. Харесва ми, защото е OpenSource, но за съжаление все още няма документацията на български. Системата наистина е адски многофункционална, но определено изисква известно време, за да се пригоди за работния процес.
Любомир Петров 28.11.07 в 17:00
Принципа на Парето може да бъде приложен на доста места, не само тук
, но следвайки го него е хубаво да се избира и CRM..т.е.. да не наблягаме на максимум екстри, защото в краен резултат пречат или пък не работят както трябва… Най-добре:
- малко екстри, но работят
- лесен за работа (нормално, когато има малко екстри)
- даващ свобода на потребителя (гъвкавост)
- и т.н. и т.н.
Примерен такъв софтуер (PM), бих могъл да посоча BaseCamp
(всъщност е service, a не софтуер)
Реално готов софтуер друг, които не е зле за ПМ е activeCollab, които от скоро стана платен, но и платената версия си заслужава
Svetlio Blyahoff 28.11.07 в 17:47
Да, съгласен съм с теб Любо за функционалността.
Аз също съм доволен от activeCollab, но мисля че SugarCRM макар и по-сложен може по-успешно да бъде приложен в звената на една компания от примерно … някакво индустриално производство.
Иво Иванов 19.11.08 в 18:35
Виждам, че е статията не е нова, но все пак ще опитам и тук. Някой случайно да му се намира локализация за activecollab на български? Ще съм благодарен ако съдействате.
Любомир Петров 19.11.08 в 18:43
Не бих ти препоръчвал да се занимаваш с activeCollab, лично при нашата фирма определено не сработи
Опитай с BaseCamp
Svetlio Blyahoff 19.11.08 в 19:46
Ние пък го ползваме и при нас работи добре. Имаше малко бъгове преди, но сега е ок. Само, че не сме с българска локализация.
Иво Иванов 19.11.08 в 22:41
Благодаря ви за бързите отговори.
Спряхме се на activeCollab, защото имахме нужда от CMR, която се хоства при нас и за сега сме доволни. Само да го преведем за българските ни клиенти и всичко ще е 6…
Svetlio Blyahoff 19.11.08 в 23:32
Аз по принцип съм привърженик на Sugar CRM, защото е свободна за инсталиране, има ужасно много функции и… да – по-сложна е, но и доста по-гъвкава.
Все пак зависи и от организацията, за която трябва да се приспособи.