“Координатор” ли сте и как се справяте с оперативното планиране?

“Координатор” е наименованието на една от ключовите роли на компетентния мениджър. Отнася се до оперативното планиране, организиране и контролиране на различни вътрешни процеси в отдела, който мениджърът ръководи, както и на това как неговите служители изпълняват задачите си.

Не всички мениджъри са еднакво добри като координатори, но някои са определено по-добри.

Има ли достоверни критерии за оценяване на компетентността за координация? Да, има такива критерии. Това са т.нар.”роли” и присъщите им “компетенции”.

В три последователни кратки статии ще ви запозная с ключовите компетенции, присъщи на “Координатора”.

Първата компетенция, присъща на “Координатора” е оперативното планиране.

Какво е оперативно планиране?

Това е планиране, с което става възможно постигането на крайни резулати, за които вече има взети стратегически решения. Може да се каже, че става дума за планиране “в ход”, което цели да предвиди какво е нужно, но в по-реално време и в по-реална ситуация (за отдела, фирмата).

Затова, оперативното планиране няма никакъв ефект, ако мениджърът преди това не е планирал по-генерално работата на своя отдел. Обикновено това се случва, когато мениджърът е слаб в ролята на “Стратег”.

Най-често обект на оперативно планиране са:

• Политиката на отдела по отношение на постигане на крайните резултати.

• Програми, по които ще работи отделът, за да постигне крайните резултати, или проекти (задачи).

• Вътрешни стандарти, за да се постигнат крайните резултати.

Кои са типичните действия за оперативно планиране?

• Да се оцени ситуацията, в която се намира отделът сега – достатъчни ли са хората, парите, информацията, реални ли са сроковете, има ли нещо, което именно сега би могло да застрашава процесът на постигане на целите, разкриват ли се някакви нови възможности пред отдела и др.

• Да се определи общата рамка на политиката, която отделът ще следва, за да постигне крайните резултати. “Политиката”, това е общата философия на работа на отдела през следващите няколко месеца (или за текущата година).

• Да се изпишат основните акценти в политиката на отдела, на разбираем език. Например, “Нашият отдел ще направи всичко необходимо, за да подобри чувствително работата с клиенти, като спазва стриктно новите стандарти за обслужване, обсъжда два пъти месечно неразрешените проблеми в обслужването на клиенти, обучава новите служители.”

• Да се състави списък с конкретни действия по политиката, които да са обвързани с конкретни резултати, срокове за изпълнение и отговорници.

• Да се прецени възможно ли е отделът да се включи в някоя от действуващите в момента програми в компанията – например, в “Програма за повишаване на качеството”. Това изисква единствено намиране на собствена ниша и обмисляне на няколко конкретни действия, резултати от тях, срокове и отговорници.

• Да се разработят вътрешни стандарти за изпълнение на задачите, или на действията по програмите.

Стандартите са кратки и много конкретни описания на всяка задача/действие по програмата и политиката. Много компании работят със стандарти, особено, когато става дума за нови дейности, или за нов начин на изпълнение. Така че тук не става дума за бюрокрация, а за точност и яснота в изпълнението.

• Да се актуализира бюджета на отдела, ако междувременно са настъпили нови моменти или има промени в ситуацията.

• Да бъдат включени всички служители на отдела в дискусиите по политиката, програмите и стандартите.

Какво се иска от мениджъра, за да се справя с оперативното планиране?

• Бързина в работата (бързи реакции), за да се планират своевременно политиката, програмите, стандартите, бюджета на отдела.

• Трезва преценка на ситуацията, за което е нужно разбира се достоверна информация.

• Работа без грешки, за да не стане така, че мениджърът ежемесечно да прави някакви корекции.

• Висок дух и амбиция всичко да бъде направено така, че “да върши работа”.

• Организиране на работното време така, че оперативното планиране да не бъде “претупано” в последния момент, което без съмнение води след себе си досадни грешки и неточности.

Ето така изглежда мениджърската компетенция “Оперативно планиране” – първата от трите компетенции, присъщи на ролята “Координатор”. Надявам се тези от вас, които са мениджъри, да използват този еталон, за да сравнят със своята собствена практика на оперативно планиране.

Ето още информация за това какво е мениджърска компетентност и какви са възможностите на системата за одит на мениджърската компетентност “Промен”.