Управление на времето с RescueTime.com

Управлението на времето вероятно вълнува повечето работещи хора, или поне по-амбициозните, предприемчиви и мотивирани хора - собственици на фирми, мениджъри, служители.

Това най-вероятно е така поради простата причина, че ние не можем да избягаме от времевите граници, в които сме ограничени, и колкото и да искаме, не можем да направим денонощието по-продължително от 24 часа, както и работния си ден по-дълъг от 10-12-14-16 часа.

Именно поради тази причина, управлението на времето е важен елемент от работата. И тъй като работата на много от нас е свързана с компютрите (делова кореспонденция, текстове, таблици, счетоводно-складов софтуер, графични програми, новинарски сайтове, програми за комуникация и какво ли още не), съвсем не е без значение как прекарваме времето си пред (или може би “зад”) компютъра.

Днес искам да ви запозная със сайта RescueTime.com, който може да е много полезен помощник в управление на времето. И не защото този сайт ще управлява времето ви вместо вас, а защото ще ви дава изключително интересна статистика в какви задачи преминава работния ви ден пред компютъра.

Ето всичко, което е добре да знаете за RescueTime.com, преди да започнете да използвате този сайт:

Регистрация

За да използвате и управлявате данните, които RescueTime.com ще събира вместо вас за времето, което прекарвате пред компютъра, е нужно да посетите сайта и да си направите регистрация. Регистрацията е безплатна и отнема под 30 секунди.

За да се регистрирате, посетете началната страница на RescueTime.com и натиснете върху надписите SignUp Now.

След като въведете данните си, на е-мейл адреса, с който сте се регистрирали ще получите потвърждаващ е-мейл за регистрацията, с линк, който трябва да натиснете с мишката, за да активирате услугите на RescueTime.com.

Инсталация

След като потвърдите регистрацията си, RescueTime.com ще ви предложи да си свалите на твърдия диск и инсталирате една програма. Това е програмата, която ще събира данни от вашия компютър за това къде изразходвате времето си (за да може после да го управлявате по-добре).

Свалете програмата (тя е малка, около 0,5 MB) и я инсталирайте на компютъра, от който работите.

Контролен панел

RescueTime.com ще започне да ви показва първите резултати от вашата активност на компютъра някъде след около 1 час след инсталация на софтуера.

Всички резултати вие ще можете да наблюдавате в контролния панел на сайта, където ще имате достъп до графики, данни и тагове (етикети).

Пак в контролния панел ще можете да задавате различни дати или времеви периоди за анализ - чрез календар, който показва дните, седмиците и месеците в годината. Това ще прави анализа на информацията за престоя ви пред компютър по-гъвкаво, за целите на бъдещите ваши решения за по-добро управление на времето ви.

Данни и графика по дни или часове

Едно от нещата, които RescueTime.com ви дава е възможността да следите активността си пред компютър по дни или по часове през деня.

Например, графиката по-горе показва моята лична активност вчера, 21.11.2007г. Веднага се забелязва, че съм започнал работа в 7,00 часа сутринта, като само до 9,00 часа съм отделил близо 45 минути на компютър.

След това, в периода 9,00-11,00 часа преди обяд не съм ползвал компютър (имах делова среща). Но започвайки от 13,00ч. “вдигам оборотите” и работя активно на компютъра, близо 95% от времето си.

След това, в периода 19,00-21,00 часа активността ми спада. Обяснението при мен е прозаично - мачът Словения-България.

За сметка на това, след 21,00 часа работата ми продължава на пълни обороти, с между 30 до близо 60 минути на всеки кръгъл час, чак до 24,00 часа.

Подобни данни можете да наблюдавате не само за спефицичен ден, но и за период от 1 седмица или 1 месец, например. Те са полезни за управлението на времето ви, защото ви дават ясна представа колко точно време отделяте пред компютър.

Респективно, с тази информация в ръце, можете да си направите изводи достатъчно време ли отделяте на компютъра си, или е твърде много, в зависимост то спецификата на вашата работа и режима (темпото) ви през деня.

Графики по дейности и компютърни програми

Следващите две много важни графики в контролния панел на RescueTime.com са свързани с данните, които сайтът събира за дейностите ви пред компютър, както и за програмите и софтуерните приложения, които ползвате. Именно оттук започва по-задълбочения анализ, който може да е полезен за управление на времето.

На графиката в ляво се показва активността ви по дейности. Дефинициите на тези дейности зависи от вас. Аз например съм си направил следните групи дейности, поне засега:

• Е-мейл
• Статистика на блоговете ми
• Продукти на Google (Calendar, Reader и др.)
• Блогове
• Excel
• Писане на документи (Word или Google Docs)
• Управление на снимки (подреждане, сортиране, изтриване)
• Photoshop
• Търсене в интернет
• Комуникация (Google Talk, ICQ, Skype)

С течение на времето може да се добавят нови типове дейности, или да се изтриват стари, или да се обединяват и разделят. За всичко това, по-долу в текста.

Графиката по групи дейности е невероятно полезна за мен, тъй като ми дава ясна представа в какви точно дейности и задачи преминава работният ми ден. И ако, да речем след 1 месец, установя, че прекарвам твърде много време в една или друга дейност, а това не ми носи някакви реални ползи, мога да взема съзнателно, аргументирано решение да преустановя или огранича съответната дейност, в полза на нещо по-полезно и перспективно.

Ето тук вече говорим за истинско управление на времето.

Втората графика (графиката вдясно) дава практична разбивка на времето, което прекарваме в различни софтуерни приложения.

Например, от моята графика се вижда, че на 21.11.2007г. аз съм прекарал:

• Близо 1,5 часа в електронната си поща (писане и отговаряне на писма)
• Близо 1 час за продукти на Google
• 45 минути за RescueTime.com (общо за деня, за да разуча сайта и за да съставя тази подробна статия за всички вас)
• 30 минути в Excel (работа по обработка на одит на мениджърска компетентност по системата ни “Промен”)
• Около 20 минути в работа по NovaVizia.com (публикуване на кратка статия вчера, изчистване на спам, преглед на нови абонати и др.)
• Около 15 минути в работа с Picasa (софтуер на Google за управление на снимки)
• И т.н. и т.н.

В зависимост от естеството на вашата собствена работа може да прецените, че отделяте незаслужено много време на конкретен софтуерен продукт, или обратното - ще използвате твърде рядко определени софтуерни инструменти. Тези изводи ще подпомогнат управлението на времето ви, тъй като ще ви насочат към конкретни стъпки, които да предприемете, за да оптимизирате работата си.

Графика за използваните софтуерни приложения, по дни

Ако някоя конкретна програма или сайт привлекат вниманието ви в RescueTime.com, можете да направите допълнителен анализ какво е потреблението ви на време по дни. Графиката по-горе показва точно това, в моя случай с Gmail, за два дни (това е именно и времето, в което използвам услугите на RescueTime.com).

Графика за използваните софтуерни приложения, часове през деня

Чрез сайта за управление на времето RescueTime.com можете да имате ясна представа и за употребата на конкретно софтуерно приложение по часове през деня.

Графиката по-горе показва именно това - в кои часове съм използвал програмата за електронна поща Gmail.com вчера. И ако тази информация се вземе на база не 1 ден, а цял месец, например, можете лесно да си извадите изводи за времето, което отделяте на е-мейлите си - както на тези, които получавате, така и на онези, които изпращате.

Тагове

“Таговете” са етикети, които можете да задавате за различните ваши дейности или програми, които ползвате през деня. Ползването на тагове е една от привлекателните страни на RescueTime.com, защото именно таговете позволяват да групирате работата си през деня в различни групи.

Например, за писане на документи използвам и Word, и Google Docs. Ако и на двете софтуерни приложения задам таг “писане”, тогава ще имам възможност да проследявам колко време общо отделям за писане, без значение с какъв софтуер правя това.

По същия начин може да се групират под един таг Skype, ICQ и Google Talk, например, а по аналогия с тези примери - и всички останали дейности, които се извършват от различни програми. По този начин ще следите както времето за работа в различните програмни приложения, така и общото време, което отделяте за всички тях вкупом.

Тагове можете да правите много лесно, като самият сайт автоматично ви предлага десетки възможности за дефиниране на тагове, но ако те не ви харесват или мислите, че вашите собствени дефиниции са по-точни, можете да създавате ваши тагове.

Ето как изглежда менюто за създаване на тагове:

В заключение

RescueTime.com е изключително полезен инструмент за управление на времето. Той работи сам, без да ви пречи с нищо, стои тихо в системата ви и събира данни за времето, което отделяте на различни програми и дейности. На вас ви остава само периодично да хвърляте по едно око в таблиците с данните (които можете да получавате и по е-мейл, ако добавите тази възможност в секцията с данни за акаунта ви), за да управлявате времето си по-добре.

Между другото, обмених няколко думи със създателя и собственик на сайта (и още няколко сайта) - Брайън Фиока. Споделих възхищението си от създадения от него безплатен продукт и му казах, че ще поместя отзив за него в NovaVizia.com. С този материал изпълнявам дадената дума.

Надявам се, че RescueTime.com ще ви подпомогне в управлението на работното ви, а и лично време по най-добрия начин. Между другото, едно от приложенията му би могло да бъде проследяване не само на вашето време, но и на времето на вашите служители.