Снимка: Sxc.hu
Комплексността е понятие в мениджмънта, което касае пряко висшия мениджмънт, особено на средни и големи по численост на персонала и обема работа компании.
Една възможна дефиниция на организационната комплексност е следната:
Организационна комплексност - обемът диференциация, който съществува между различните елементи, които съставляват една организация.
На практика, често пъти това касае броя на различните професионални специализации, които съществуват в организацията.
Например, едно училище би било по-малко комплексно като организация спрямо една болница, тъй като в болницата се изисква по-голямо разнообразие от професионална специализация, с цел тази болница да функционира правилно.
Организационната комплексност може също да бъде наблюдавана чрез диференциация в структурата, властта, обхвата на контрол, както и характеристиките на персонала, продуктите и използваните технологии.
Източник: Организационна комплексност, Кевин Дуули, Държавен университет Аризона.
Казано с по-различни думи, организационната комплексност касае сложността на връзки и взаимоотношения по всички нива на една организация.
Колкото повече йерархични нива има, колкото повече различни длъжности има, колкото повече продуктови линии и персонал, който да ги създава и развива има, толкова по-комплексна е една организация, спрямо друга, по-малко комплексна (по-опростена) организация (компания).
Без съмнение, в повечето средни и големи по численост компании възниква момент, в който организационната комплексност започва не само да помага, но и да пречи. Аз съм работил в достатъчен брой големи (не само за българските стандарти) компании и имам лични наблюдения в тази област.
Кога организационната комплексност пречи и в какво може да се изрази нейното негативно влияние:
- Прекомерно голям брой йерархични нива.
- Твърде много “шефове”.
- Бавен процес за вземане на решения, дори елементарни такива.
- Твърде тясна специализация на определени длъжности, което рефлектира в липсата на добър поглед върху цялостната дейност на компанията.
- Влошена комуникация, твърде много т.нар. “шум” в комуникационните канали.
- Прекомерно силно застъпена еднопосочна комуникация, отгоре-надолу.
- Недобра координация между отдели и звена.
- Дублиране на работата в различни звена.
- Прекомерно “раздута” продуктова гама.
- Твърде много време, изразходвано в срещи, дискусии, търсене на консенсус между значителен брой хора (или отдели).
Помислете как стоят нещата по отношение на комплексността във вашите компании. Бихте могли да използвате списъка от по-горе с проблемите, които понякога произтичат от прекомерно силната организационна комплексност.
В преценката си за степента на организационна комплексност можете да използвате и един бърз тест от десет въпроса, публикуван в Harvard Business Review.
Попълних теста за моята компания и резултатът е, че “Сита Мениджмънт Консулт” ООД е компания в добра форма. Причините за това могат да са различни, но неименуемо една от най-важните е, че моята компания е малка - и като численост на персонала, и като продуктова гама.
Ако обаче работите в по-голяма компания, направете една бърза проверка как стоят нещата при вас с теста за организационна комплексност.
Ето на кои въпроси ще трябва да отговорите в този тест:
- Колко лесно можете да нарисувате организационната структура на компанията си - основните бизнес единици, отдели и географски области, в които оперира?
- Колко са йерархичните нива между изпълнителния директор и служителите на най-предната линия в създаването на продукта/услугата на компанията?
- Какъв е броят на вътрешните структури (комитети, екипи, др.), които правят преглед на дейността или влияят на важните решения на компанията?
- Колко месеца отнема изготвянето на годишния бюджет на компанията?
- Каква е степента, в която служителите на компанията могат да опишат достатъчно точно стратегията й?
- В каква степен организацията ви се освобождава от старите продукти, когато се въвеждат нови продукти?
- Какво време отделят вашите мениджъри за срещи?
- Ако организацията ви може да редуцира броя на продуктовите линии или услугите, които предлага без да намали приходите, в какъв процент би била възможна една подобна редукция?
- Доколко ясни са ви процедурите, ако желаете да получите одобрение за капиталови разходи или промяна в начина на работа?
- Когато се породи спор между отдели вътре в организацията ви, или с клиент, колко бързи се разрешава подобен спор?
Преминете теста за организационна комплексност още сега, за да разберете какво е нивото на комплексност във вашата фирма, а ако след това се налага, направете си анализ с изводи и план със стъпки, които да предприемете, за да направите компанията си по-опростена, ако това зависи поне в малка степен от вас.
Коментирай!