13 причини да съм влюбен в Gmail

Като активен потребител на електронна поща, от няколко седмици насам реших да тествам безплатната услуга на Google за електронна поща Gmail. И вече мога категорично да заявя, че обичам Gmail и в близко бъдеще нямам намерение да използвам друга услуга за е-мейл кореспонденция, подобно на голям брой хора по света и у нас.

В началото изпитвах големи колебания дали да се прехвърлям на Gmail, още повече, че бях свикнал с досегашната си е-мейл програма (Microsoft Outlook). Четох обаче много голям брой (над 50) статии в български и най-вече - чуждестранни блогове и сайтове и след изпитателния срок, който си дадох вече знам, че Gmail ще е моята програма за електронна поща занапред.

Замислих се какво толкова ми дава Gmail, че ми хареса толкова много за толкова бързо време. Реших да резюмирам причините:

1. Gmail ме освободи от огромния брой е-мейли в Inbox

Това е едно от най-големите предимства на Gmail.

Преди, когато използвах десктоп е-мейл клиенти като Microsoft Outlook или Outlook Express, в Inbox винаги имах между 5 до 50-100 е-мейла - натрупани през деня или от миналата седмица, които не знаех в кои папки да поставя и които увеличаваха броя си с всеки следващ ден.

Това много ме подтискаше, тъй като много писма в Inbox означаваше едно - че не съм успял да завърша до край всичко по тях, че не съм им намерил място в папките и подпапките, че не успявам да им отговоря и т.н.

А ето как изглежда сега Inbox на електронната ми поща в Gmail:

Както виждате на снимката, в Inbox няма нито едно писмо. И това е чудесно! Защо?

Отговорил съм на е-мейлите, на които е трябвало, а на е-мейлите, на които е нямало нужда да отговарям, но са ми били нужни, съм приложил специалните “хватки” на Gmail (за които ще стане дума по-долу) - обозначаването с етикети (т.нар. тагове) и архивирането им.

Така, след като знам, че нямам писма, които да “висят” на главата ми в Inbox, се чувствам по-спокоен, мога да се концентрирам върху други задачи и изобщо и да не помислям, че забравям нещо или някого.

Как става това?

Това става чрез бутона Archive. Маркирайки едно писмо и натискайки Archive, аз архивирам писмото, т.е. премахвам го от Inbox и го изпращам в All Mail секцията на Gmail.

2. Gmail работи с архивиране на е-мейлите

Ето къде е бутонът Archive в Gmail:

Ако някой хубав ден се сетя, че ми е нужна информацията в някой стар е-мейл (получен или изпратен от мен), мога с лекота да го открия, като използвам интегрираната функция за търсене на Google. Просто ще набера една или повече ключови думи в полето за търсене и писмата, които са ми нужни ще се изобразят на монитора за секунди.

Ето как изглежда секцията All Mail, където попадат всички архивирани е-мейли:

3. Gmail работи с етикети (тагове)

Етикетите (т.нар. “тагове”) са изпитано средство за сортиране, архивиране, подреждане на големи масиви разностранна информация. Таговете се използват масово във водещи световни софтуерни продукти и платформи, якои от които може би ползвате и вие, като например Del.icio.us, WordPress и други.

Ето няколко етикета, които съм си създал за целите на моята работа:

Както виждате, етикетите (тагове) могат да бъдат и цветни. Това позволява по-доброто им отличаване един от друг и е съвсем нова опция, която Gmail предлага на своите потребители.

Как работят етикетите (тагове) в Gmail? Накратко, ето как:

Получавам е-мейл. Искам да го съхраня за бъдеща употреба, ако да речем в него се съдържа важна информация, която желая да използвам след време.

Ако например въпросният е-мейл е във връзка със запитване от клиент за обучение по продажби, тогава ще обознача този е-мейл с таговете “запитване”, “обучение” и “продажби”, или пък само с един таг - “запитване за обучение по продажби”.

Колко тага и как да се казват те зависи изцяло от мен и от начина, по който желая да организирам и подредя е-мейлите си.

След като поставя етикети (тагове) на важен за мен е-мейл и му отговоря, аз ще натисна бутона Archive и Gmail ще премести въпросното писмо от Inbox в All Mail. И аз няма да виждам този е-мейл непрекъснато пред очите си (нито ще трябва да помня в коя точно папка в Outlook съм го преместил), до момента, в който клиентът не ми отговори.

Тогава Gmail автоматично ще постави запитването на клиента, моят отговор и второто писмо на клиента обратно в Inbox (като поредица от е-мейли един под друг).

Етикетите (тагове) позволяват много фокусирано търсене в Gmail. Ако да речем в края на годината искам да благодаря на всички клиенти, които са отправили запитвания към наши обучения, ще натисна с мишката етикета (тага) “обучение” и ще ми се покажат абсолютно всички запитвания, които съм архивирал с този етикет (таг). След което ще изпратя моето писмо до тези хора.

Ето как, етикетите (тагове) ме облегчават безкрайно в откриването на нужната ми информация, без да се налага да помня каквото и да е било, както правех в досегашната си програма за електронна поща.

4. Gmail позволява мощно и акуратно търсене

Етикетите (тагове) са само една от възможностите за откриване на нужната ми информация в Gmail. Но основата на откриването на информация, разбира се, е търсачката, която интегрира в Gmail основната функция на Google.

Търсенето в Gmail е уникално просто - набирам желаната от мен дума или фраза в полето за търсене, което се намира на видно място най-горе, и натискам бутона Search Mail. Това е.

На снимката по-горе виждате резултатите от търсене в Gmail пощата ми, по търсене с фразата “обучение по продажби”. Излизат ми всички писма, в които има етикети (тагове) с тази фраза или в които няма такива етикети (тагове), но фразата се съдържа в текста на някой от е-мейлите (които, вероятно вече се досещате, аз съм архивирал, за да не ми се трупат в Inbox, както говорихме по-горе).

Освен търсене в писмата в Gmail, можете да търсите и в интернет директно от електронната си поща. Това става, като след като наберете желаната от вас дума или фраза, натиснете бутона Search the Web (а не Search Mail).

5. Gmail позволява проследяване на кореспонденцията, все едно е разговор

Начинът, по който се обработват получените и изпратените е-мейли между мен и конкретен човек са друго специфично предимство на Gmail. Програмата за електронна поща позволява семпло, но много практично проследяване на дълга поредица от писма, обменени между две страни.

Съответно, можете да отговорите на конкретно писмо от цялата поредица, като не е задължително да отговаряте на последното писмо, както е например в Outlook. Можете да напишете отговор до някого, а след 3-4 обменени помежду ви е-мейла, отново да отговорите на същото писмо - да речем, ако прилагате повече информация по него.

Това позволява много точно проследяване на водения разговор и така не се губи нишката. Особено в случаите, когато става дума за обемиста кореспонденция, която включва голям брой разменени е-мейли (например 10, 20 или 50) между две страни, това е изключително полезна опция.

На снимката малко по-горе виждате кореспонденцията между мен и мой клиент. Аз съм му изпратил 6 е-мейла, той на мен - 5. Всички е-мейли се подреждат един под друг, като така виждам ясно датите, когато сме си писали, както сме си казали, какви файлове сме аташирали.

Всичко това ми дава съвършено различно изживяване в работата с електронна поща, което не познавах досега с Outlook.

6. В Gmail има вграден и много хубав чат

Освен програма за писане и получаване на е-мейли, Gmail дава възможност за чат, т.е. за мигновени съобщения с конкретен човек - познат, клиент, партньор.

Съвсем отскоро Gmail зарадва всички свои потребители с възможността за масов чат, т.е. може да разговаряте в група от повече от двама души. Това, особено между колеги, е много ценна опция.

За да се чати с някого, поставяте мишката върху името на е-мейл адреса му (както се вижда по-долу, поставил съм мишката върху е-мейла на колежката ми Татяна Христова), след което можете да поканите този човек за чат и да си пишете помежду си. Съобщенията пристигат до другия човек изключително бързо, в рамките на секунда.

Заедно с Gmail използвам и друг продукт на Google - Google Talk. Той позволява не само да се пишат мигновени съобщения, но и да се изпращам картинки, снимки, файлове, както и да се разговаря все едно по телефон (ако имате микрофон и слушалки/тонколонки).

На снимката по-горе виждате как изглежда на външен вид Google Talk.

7. С Gmail можете да ползвате няколко е-мейл адреса

Една удобна възможност на Gmail е, че можете да съсредоточите в едно получаването на е-мейли от всички ваши е-мейл адреси.

Например, в акаунта си в Gmail аз съм пренасочил цялата поща от общо 4 е-мейла, които ползвам - този в Gmail плюс е-мейлите към NovaVizia.com и Websita.com.

На снимката по-горе виждате как изглежда Gmail в режим “Писане на е-мейл”. налице са стандартните неща за писане и форматиране на текст, а от падащото меню можете да изберете от кой точно ваш е-мейл адрес желаете да бъде изпратено писмото ви.

8. Gmail предлага чудесно аташиране и преглед на атачнати файлове

Ето няколко снимки, за да ме разберете по-добре:

Аташирането (прилагането) на различни файлове като текст от текстов редактор, PDF, PowerPoint презентации и др. е лесно и бързо, а на снимката по-горе виждате как изглеждат приложените (аташираните) файлове.

Съответно, един получен от вас приложен файл в Word или Excel можете да видите в няколко режима, в т.ч. и да го отворите в Google Docs, където допълнително да го обработите или споделите за взаимна работа с колеги.

Така пък изглеждат приложените снимки в Gmail, когато получите е-мейл с такива. Доста приятно - човек веднага получава представа какво получава, още преди да ги разгледа в нормалния им размер.

9. Gmail дава бърза връзка към останалите важни Google продукти

От всяка страница в Gmail имате възможност да преминете незабавно към работа с другите полезни Google продукти, като например Google Calendar, Google Reader, Google Docs, Picasa и др.

Всичко е само на един линк разстояние:

Това безусловно е голямо удобство, особено, ако използвате браузър с табове като Firefox, например. Тогава цялостната ви работа - е-мейл, писане на документи, снимки и др., става изключително приятна и интегрирана.

10. Gmail позволява употребата на външни скриптове

За разлика от Outlook например, в Gmail можете да използвате многобройни външни скриптове, които да си свалите безплатно, след което те могат да облегчат допълнително работата ви.

Например, в електронната си поща Gmail можете да четете RSS емисиите на любимите си сайтове и др. Скриптовете (малки програми) работят с помощта на GreaseMonkey.

Минус в употребата на скриптове е, че е възможно някои от тях да престанат да работят при излизане на нова версия на Gmail. Но, с течение на времето, ако си създадете навик да ползвате скриптове, ще се научите и как да си сваляте и най-новите им версии, когато такива са налични.

11. Gmail е уеб базиран

Gmail е уеб-базиран софтуер за електронна поща, т.е. имате достъп до кореспонденцията си от всеки компютър, свързан с интернет.

Дали този компютър ще се намира в офиса, у дома, в хотела, в офиса на ваш клиент, в интернет зала или някъде другаде, няма значение. Това, което има значение е, че можете да получавате и пишете е-мейли от практически всяка точка на вашия град, страна, континент.

12. Gmail дава огромен ресурс от свободна памет

Въпреки, че е за безплатно ползване и е уеб-базиран, Gmail няма да ви подведе от към обем информация, която можете да съхранявате.

В момента Gmail ми дава 5642 мегабайта свободно пространство, и то расте с всеки изминал ден с повече, отколкото съм готов да запълня. И това е при условие, че получавам десетки (до стотици) е-мейли всеки ден.

За няколкото седмици употреба на Gmail така и не успях да стигна и 1% от лимита си за пространство и доколкото сметките ми позволяват да преценя, едва ли скоро (някога?) ще надхвърля 15-20%. А както вече разбрахте, използвам Gmail за активна офис работа.

Ето снимка:

13. Gmail е безплатен

Gmail е напълно безплатна програма. На фона на всичко описано по-горе, както и много други полезни неща, свързани с Gmail, това прави силно впечатление.

В резюме за Gmail

За много кратко време, Gmail ми предложи голям брой и все полезни опции, които улесниха моята работа и я направиха по-приятна. Ето защо, вече съм заклет фен на Gmail и не гледам назад към другите продукти, които доскоро използвах.

Това, което всъщност ми дава Gmail е:

• Повишена производителност.
• По-добра организираност на кореспонденция и контакти.
• Сигурност, че разполагам с данните си където и да се намирам.
• Самочувствие, защото ползвам продуктите на иновативна компания.

Gmail притежава и много други хубави функции, за които обаче може би ще стане дума друг път. Освен това, Gmail непрекъснато се развива, така че кой знае - след няколко месеца може да се радвам на съвсем нови функционалности.

Същевременно, наясно съм и с мненията на критиците на Gmail.

Някои от тях твърдят, че информацията ми не е 100% защитена, защото се намира онлайн на сървърите на Google.

Други са убедени, че Gmail е бавен продукт (което е до известна степен вярно, ако обаче цепим секундата на две. Но дотам!)

Аз лично съм напълно убеден, че това е най-добрият уеб базиран е-мейл клиент в света и възнамерявам да го използвам оттук нататък. Освен това, Gmail ми позволява да осъществя запланувания от мен и колегите ми преход към изцяло облайн базиран офис, в който и документите, и таблиците, и презентациите, и е-мейлите, и снимките, и базите данни на сайтовете ни са онлайн.

Препоръчвам сърдечно Gmail на всички, които също като мен използват активно електронната поща в работата си и търсят начини за увеличаване както на производителността си, така и на удобството и лекотата на работа.

Външни препрати

Ако всичко по-горе ви е заинтригувало и все още не сте опитали какво означава Gmail, вижте и следната селекция от външни препратки, за да добиете повече впечатления:

• Регистрация в Gmail
• Официален Gmail блог
• Gmail във Wikipedia
• Пълна колекция със съвети за Gmail
• Малко известен трик в Gmail
• Как да превърнем Gmail в личния си мозъчен център
  
• Превърнете Gmail в център на социалните мрежи
• Станете Gmail майстор
• 40+ инструмента и хака за Gmail
• 60+ инструмента за Gmail
  
• Пет малко известни Gmail функции
• Новини за Gmail