Как да направим добър бизнес план в осем стъпки

В наше време все по-малко фирми имат планови отдели и планирането се е превърнало в много важна част от работата на ръководителите на предприятието. Като една от основните функции в цялостния управленски процес, планирането заема дори най-висок процентен дял в организацията на времето на всеки мениджър.

Според това дали сте топ мениджър или мениджър на средно управленско ниво, вие със сигурност ще се занимавате със разработването на стратегия или ще съставяте месечни, тримесечни или годишни планове, ще правите прогнози за същите периоди от време.

Дори и да управлявате средно голяма аптека или сезонно заведение на морския бряг, то неизбежно ще ви се налага да планирате поне в краткосрочен план, т.е. ще правите ежедневни и седмични планове за действие.

Преди да започна с основното изложение по въпроса как да планираме, бих искал да внеса следните няколко уточнения:

• Бизнес планът е документ с практическа стойност и приложимост, не е израз само на желание и стремежи, а на възможности за постигане на практически измерими резултати.
• Само в текста на Библията нищо вече не може да се промени. Бизнес плановете са динамична система която в хода на реализацията си може да претърпи ревизия и промени в движение. Дори и стратегията не е от гранит и мениджърите на всички нива са длъжни да проявяват повече гъвкавост и адаптивност под засиленият натиск от страна на външната икономическа среда и конкуренцията.
• За да е практически приложим един Бизнес план, за предпочитане е той да бъде “Вътрешно дело“ т.е. резултат от работата на екипа на компанията. Тези които ще ръководят изпълнението му трябва да го чувстват като нещо свое, за реализацията на което те самите носят отговорност. Не допускайте в процеса на планиране вмешателство на външни консултанти повече от колкото е необходимо, т.е. както експерти, като хора които подпомагат методически процесът на бизнес планиране или като хора които могат да доставят специфична статистическа информация за конкретни постижения във вашия сектор от икономиката (т.нар. „key performance indicators”).

И стигаме до същността на въпроса – как се подготвя един добър Бизнес план?

Разбира се, че няма универсални правила и формули, но има все пак някой технически похвати и някаква логическа последователност от стъпки, които могат да се използват успешно, за да стане бизнес планът разбираем, практически работещ и уникален за вашата компания:

1. Организирайте целия процес на планиране като вземете в предвид следното:

• привлечете в процеса на планиране ръководители на основните звена в предприятието и сформирайте екип отговорен за изготвянето на бизнес плана;
• очертайте точно обхвата и обема на вашия бизнес план;
• определете предварително срок, в които планът да бъде завършен;
• разпределете отговорностите на всеки участник в екипа натоварен с планирането;
• изгответе ако е необходимо заедно с участниците в екипа индивидуални работни планове свързани с целия процес на изготвяне на бизнес план;
• организирайте и ръководете работните съвещания на екипа ангажиран с изготвянето на бизнес плана.

2. Направете оценка на състоянието на външната икономическа среда на компанията от гледна точка възможности и ограничения. Има някой отделни външни фактори чието влияние е важно да се прецени:

• общите тенденции в развитието на икономиката на страната;
• конкурентната среда в която работи компанията Ви;
• вашите доставчици и клиенти от гледна точка на възможностите им за влияние върху резултатите на вашето предприятие.

3. Направете оценка на състоянието на вътрешната работна среда във фирмата от гледна точка на силните страни и слабите страни в работата на вашето предприятие:

• социокултурна среда, управленски екип, лидерство;
• ясно дефинирана стратегия , дългосрочни, средносрочни и краткосрочни цели;
• състояние на основните дейности в предприятието (финанси, маркетинг,производство, продажби, персонал).

4. Дефинирайте настоящата стратегия дългосрочни и средносрочни цели и ги оценете съобразно настоящата външно икономическа среда и настоящата вътрешна работна среда.

5. Дефинирайте бъдещата стратегия, дългосрочни и средносрочни цели и ги обосновете на базата на преценка на бизнес средата.

6. Организирайте превръщането на стратегията и дългосрочните цели в специфични планове и програми и се погрижете за съответните им ресурсно обезпечаване (финанси, техника , човешки ресурси).

7. Организирайте изготвянето на конкретни планове и бюджети поне за основните функции или звена – маркетинг, производство, продажби, финанси и управленски екип (със съответните необходими промени в организационната структура на компанията).

8. След всичко това остава само всички специфични планове на отделните звена да се сглобят и да се комплектова общият бизнес план на организацията.

За да успеете в целия този процес на планиране, трябва са си осигурите няколко основни опорни пункта:

• участието и сериозното отношение на висшето ръководство към процеса на планиране. Плановете трябва да се възприемат като положително развитие, а не като някакви наложени ограничения.
• краткосрочните, средносрочните и дългосрочните цели на компанията трябва да са реалистични и да не се възприемат нито като много ниски и неамбициозни, нито като много високи и непостижими (използвайте концепцията SMART).
• слабите страни, идентифицирани по време на анализите в процеса на планиране трябва или да се елиминират като проблем или да се минимизира тяхното влияние върху крайните резултати на кампанията.
• планът трябва да е добре оформен и представен по възможно най-разбираемият и опростен начин. Членовете на организацията трябва да знаят как тяхната работа допринася за изпълнението на заложените в плана цели.

Залогът за успеха на всеки добър план е увличането и мотивирането на целия персонал на компанията за неговото успешно изпълнение. И най-добрите бизнес планове остават само красив лист хартия без ентусиазма и позитивната енергия на хората, които ги реализират успешно.

(Бел.ред.: Вижте един пример за структура на бизнес план)

Тази статия на Румен Костов се публикува за първи път на страниците на www.NovaVizia.com.

Румен Костов е Управител на “Фама” АД – Добрич – едно от водещите производствени предприятия за млечни продукти в България, известно с марката “Роса”. Притежава богат бизнес и мениджърски опит, работил е и е управлявал производствени предприятия в компании от ранга на Шуменско пиво, Елит Кафе, Данон, Карлсберг. С трайни интереси в сферата на управлението.