Кой е Лутър Гълик, кои са неговите основни идеи и принос за теорията и практиката на мениджъмънта, можете да си припомните от предишната - Класикът Лутър Гълик (1). Там направих и коментар на едно от основните открития на Гълик - за разделението и координацията в организацията.
Вижте още негови идеи и открития на Гълик и как бихте могли да ги използвате в управлението на организациите. Става дума за функциите на администрирането (функциите на управлението) и за критериите на разчленяване на организацията на подразделения.
Функциите на администриране (функциите на управление)
Като се опира на петте елемента на администрирането, формулирани от Анри Файол (те са съответно “Предвиждане”, “Разпореждане”, “Организиране”, “Съгласуване”, “Контролиране”), Лутър Гълик доразвива съдържанието на тези функции и ги представя по начина, представен по-долу.
Planning - Планиране
Това е подготовката на задачите, които предстоят да бъдат изпълени, както и посочване кое е решението, за да може организацията да постигне своите цели.
Organizing - Организиране
Това е създаване на формална структура на подчинение, на основата на която се изграждат разделението на работите между производствените подразделения, определя се и се коригира дейността им и всичко това е насочено към постигането на вече определената цел.
Staffing - Комплектоване на щата
Това е работа с личния състав - подбор и подготовка на служителите, създаване на необходимите условия за трудова дейност.
Directing - Ръководство
Отнася се до вземането на решения и оформянето им във вид на заповеди, инструкции, разпореждания.
Coordinating - Координиране
Отнася се до осигуряването на съгласувани действия на всички подразделения в организацията, благодарение на които образуват едно единно цяло от действия.
Reporting - Отчетност
Това е осигуряване на информация за висшестоящите инстанции чрез отчети, доклади, проверки.
Budgeting - Бюджетиране
Отнася се до съставянето на финансовите планове и осъществяването на финансов контрол.
По-подробно можете да прочетете по този въпрос М. Гвишиани. Организация и управление. Москва, изд. “Наука, 1970, стр. 110.
Три от седемте елемeнта на административната дейност - а това са планирането, организирането и координацията - Гълик взаимства от схемата на Анри Файол. Файоловското понятие “Командване”, Гълик замества с понятието “Ръководство”. Същевременно представя “Контролът” като “Бюджетиране” и “Отчетност”. Докато Файол разглежда работата с хората като “Организация”, то Гълик отделя тази дейност като самостоятелен елемент - това е “Комплектоването на щата”.
И така седемте елемента на Гълик са обединени в абревиатурата POSDCRB - от първите букви на елементите при тяхното изписване на английски език.
Системата POSDCRB на Лутър Гълик става отправен пункт за по-нататъшни изследвания. Много са авторите, които са внесли редица допълнения, уточнения и промени в тази система, но без нея най-вероятно нямаше и да има какво да се подобрява или променя.
Критериите за разчленяване на организацията на подразделения
Лутър Гълък е първият от представителите на Класическата школа на административното управление, който дава отговор на важния въпрос “Какви критерии трябва да се използват при разпределение на функциите между административните единици (подразделения на организацията). Той е считал, че съществуват четири форми на специализация на административните подразделения. По тях извежда и четири критерия за разчленяване на административната дейност на подразделенията.
Първият критерий за специализация според Гълик е “Цели на административната дейност”. Или вътре в организацията могат да се разпределят задачи, групирани по видове дейности и те са, които способстват за постигането на целта (или решението на някаква задача).
Вторият критерий, който Гълик обособява, са “Процесите”. По този начин в едно административно подразделение могат да бъдат събрани всички видове дейности, които имат еднотипни процеси, или използват еднаква техника.
Третият критерий за специализацие според това каква категория от пазара на потребителите се обслужва.
Четвъртият критерий за специализация е географският критерий. Всички въпроси, свързани с конкретен географски район могат да се решават само в едно структурно подразделение.
А сега, нещо важно! Всеки един от четирите критерия за специализация, според Гълик, оказва различно въздействие на координиращата функция. Той отбелязва:
“Ако всички подразделения се създават на основа на поставените цели, то задачата на ръководителя ще се състои в това да наблюдава как да се съгласуват основните цели на подразделенията, вместо да влизат в противоречие с различните използвани процеси…
Ако всички подразделения се създават на основа на процеса, то методите на работа ще бъдат стандартизирани по професии, а ръководителят ще отговаря за тяхното координиране и синхронизация, така че да се създаде нужния продукт…
Ако главен критерий за създаването на подразделения е месторазположението, задачата на ръководителя е да наблюдава как се използват стандартите за всяка работа и всяка работа от всяка една област да бъде част от общата програма и общата политика.”
Гълик изяснява кога задачата на ръководителя може да се усложни и кога могат да възникнат разногласия (конфликти). Той посочва, че това става факт, когато пълномощията на подразделенията се пресичат или пък когато се припокриват.
В тези случаи Гълик казва, че основната управленска функция на ръководителя е да намалява противоречията, за да осигури спокойна работа. Това според него може да стане с помощта на един нов, пети елемент на координиращата функция - “Развитие на желанията и готовността за съвместна работа, за да бъде постигната общата цел”.
Накратко, четирите критерия на Гълик за специализацията на подразделенията в организацията са в основата на съвременните принципи за декомпозиция (или департаментализация) на организацията. И това е приносът на Лутър Гълик към теорията и практиката на мениджмънта.
В заключение
Лутър Гълик е един от най-видните систематизатори и популяризатори на класическата школа в мениджмънта през ХХ век. Същевременно, по време на своята дългогодишна кариера Гълик допринася за развитието на бизнеса и за утвърждаването на едно по-ефективно ръководство и цялостно управление на държавните институции.
По-горе изложих само някои акценти от творчеството на Лутър Гълик, като за целта се позовах на неговата статия в Сборника “Papers of Science Administration” с убедеността, че неговото творчество може да послужи и на съвременните ръководители.
Доц. д-р инж.-ик. Симеон Христов е основател и управител на “СИТА Мениджмънт Консулт” ООД - бутикова консултантска компания по управление, която работи за повишаване на ефективността на бизнес процесите на своите клиенти чрез правилна организация на човешки ресурси и професионална работа в екип.
Известен е като един от създателите на първия български сайт за работа в екип www.Websita.com, който се посещава ежемесечно от няколко хиляди делови хора. Един от редакторите е на NovaVizia.com. Съавтор на “10-те златни правила за работа в екип” (Ciela, 2006).
Коментирай!