Мое професионално хоби е да събирам длъжностни характеристики. Колекцията ми от длъжностни характеристики, макар и богата, няма парична стойност. Не вярвам да има някой, който да пожелае да я закупи. Затова взех решение да я направя достояние на читателите на NovaVizia.com. За да направим нужните поуки.
За начало ще ви запозная с най-тъпите начини за описание на задачите, които откривам в моята колекцията длъжностни характеристики. Обръщам внимание на това, че задачите са сърцевината на всяка длъжностна характеристика.
Има 3 принципни изисквания към тяхното изписване – “конкретно”, “точно”, “ясно”.
Ето четири примера, които са антиподи на “конкретно”, “точно” и “ясно” изписани трудови задачи:
1. “Изчаква и наблюдава масите с клиенти в поверения му район да направят своя избор”.
Става дума за една от “задачите”, в длъжностна характеристика на “Сервитьор”.
Прочетете още веднъж тази задача. Прочетохте ли? Каква е задачата? Сервитьорът трябва да изчаква масите да направят своя избор. Масите обаче са неодушевени предмети. Ако служителят, който е назначен на тази длъжност разбира посланията буквално, ще има да чака масите…
Грешката е стилова. На първо време сме склонни да се изсмеем, но нека погледнем сериозно на нещата. Тук не са спазени 2 принципни изисквания за писане – “яснота” и “точност”! Затова тази трудова задача звучи тъпо!
2. “Изпълнява и други възложени задачи, свързани с длъжността”.
Тази “задача” е част от задачите на “Управител” на хотел. Между другото подобна формулировка се среща в много други длъжностни характеристики.
Прочетете още веднъж тази задача. Какво означава тя? Как следва да я изпълнява управителят (или който и да е друг служител, който има подобна задача в своята длъжностна характеристика)?
Ако това са задачи, които “са свързани с длъжността” – както между впрочем е написано, по-добре е да се напишат черно на бяло кои са те, за какво точно се отнасят.
Грешката тук не е стилова, а преднамерена. Тук не е спазен принципът “конкретност”. Това впоследствие ще породи недоразумения, неизпълнение, различни санкции. Затова тази задача звучи тъпо!
3. “Участва в разработването на нормативна база в съответната сфера”.
Става дума за 1 от общо 10-те трудови задачи в длъжностната характеристика на “Началник отдел”. Не мога да съжаление да ви съобщя какъв е отделът, поради това, че в длъжностната характеристика липсва точно това много важно уточнение. Макар че има разлика между “Началник отдел “Производство” и “Началник отдел “Маркетинг”, нали?
Както и да е. Прочете още веднъж как е написана тази трудова задача. Каква е работата на този началник? Да организира и ръководи процеса на съставяне (и промяна) на нормативна база или просто да участва?
Тази грешка не е стилова. Допусната е от незнание каква е работата, която един началник извършва. Между другото и самата дума “началник” не пасва на работата в съвременната организация. Сърцевината на длъжността е “управлението”. Ето защо задачите следва да бъдат конкретизирани в няколко области – например задачи, свръзани с планирането, с организирането, с ръководството на хора, с контролирането на хора и процеси и др.
Това обаче не личи по никакъв начин от формулировката на тази задача. Затова тя звучи тъпо!
4. “Да спазва фирмената тайна”.
Това е една от 12 трудови задачи в длъжностна характеристика на “Счетоводител”.
Знам, че това е често срещана “задача” в много длъжностни характеристики. Моля за внимание! “Да се пази фирмена тайна” може да е правило, но в никакъв случай не е “работа”, “задача” на счетоводителя.
Тази грешка също се допуска от незнание – какво трябва и какво не трябва да съдържа длъжностната характеристика. Затова подобна “задача” звучи като тъпа задача.
А сега, поуките.
- Не допускайте длъжностните характеристики във фирмата да звучат тъпо. Това говори зле за професионализма на фирмата.
- Не използвайте “готови” длъжностни характеристики. Длъжностните характеристики са уникален атрибут на всяка отделна фирма. Няма как да са универсални и приложими навсякъде. Впочем по-горните примери са от длъжностни характеристики, които витаят свободно в интернет пространството, всеки може да ги свали и прибере в папката с задължителни документи.
- Изписвайте задачите в длъжностната характеристика конкретно, ясно и точно, ако искате служителите да постигнат конкретни резултати. Всяка длъжност се създава и поддържа като “щат” заради конкретните резултати, които тя може да донесе на фирмата.
Ще бъда благодарна на всички, които ми изпратят примери за тъпи описания на трудовите задачи в длъжностни характеристики! Ако не можем да се учим от добрите примери, дано поне грешките да ни помогнат!
{ 3 trackbacks }
{ 8 коментара… прочетете ги по-долу или добавете ваш }
Димитър Караниколов 09.03.09 в 08:40
Т.1 безспорно е тъпа, но т.4 не е зле да бъде И задача,освен правило.
Съгласен с аргументите на автора, но все пак най-важните неща следва да бъдат казани по различни начини. Може би защото някои хора помнят по-добре когато им се повтори 2 пъти, или пък едни изпълняват отлично “правила”,а други “задачи” и т.н…
Наистина задача 2 поражда недоразумения и оттам санкции за управителя.
Може би съзнателно е формулирана така, а може би от незнание. Вероятно ако заменим “възложени” с “възникнали” би било по-ясно.
За т.3 не съм съгласен с автора.Началника следва да участва в работата с всичко, на което е способен – не само с управление.
Когато счете,че определено “изпълнение” е от полза за фирмата, и друг не може да го извърши – следва да го реализира той.
Татяна Христова 09.03.09 в 10:23
Съжелявам, но длъжностната характеристика е за “работа” (“задачи”), които трябва да се извършват, а не за правилата. Мястото на правилата е в “Правилник”.
Освен това, какво значи – “началникът следва да участва в работата с всичко, на което е способен, не само с управление”?! Ами, ако е способен да пие, или да бие?!
Димитър Караниколов 09.03.09 в 10:45
Аз съм напълно съгласен с вас относно мястото на правилата и задачите.
Но на специалистите в друга област не е ясно това, а и не ги вълнува особено.
Тях ги интересуват рамките им на поведение,независимо къде са вписани.
Или почва едно “Ама задачата защо не е правило?”,”Каква е разликата?” и т.н…
Ако ръководителят е и инженер,или юрист , то защо той да не участва в процеса на съставяне на нормите – и като шеф,и като част от персонала?Или защо той да не ги създаде еднолично?
В крайна сметка – резултата е важен.И не е срамно Боса да облече работно облекло когато се наложи.
Татяна Христова 09.03.09 в 10:55
“Участва” е различно от “разработва”, “съставя”. Все пак става дума за управленска длъжност, а не за изпълнителска. И аз като Вас считам, че няма срамно, босът да облече работно облекло, когато се налага, но неговата длъжност се създава с идеята да координира работата на други хора.
лошо е, когато шефовете не знаят това и за да не седят без работа, се хващат с изпълнението на различни задачи. много често под предлог, че най-добре те сами да си свършат работата. По този начин координацията остава на произвола на съдбата…
Димитър Караниколов 09.03.09 в 19:59
Да,
Правилната преценка за Кога,Какво,Как,Кой.
napster 10.03.09 в 11:52
Ами да, като се замисля 2-та точка фигурира в моята длъжностна характеристика, но под последният номер!
Дамян Хаджииванов 11.03.09 в 14:22
Тази гледна точка е добра, благодаря. Ще бъде чудесно ако напишете подобна статия от позитивна гледна точка, т.е. примерно “Най-добрите описания на задачи в длъжностните характеристики”. Разбирам, че темата е широкообхватна, така че предлагам област “IT”.
Поздрави!
Йордан Кръстев 11.03.09 в 22:36
Относно молбата на автора-справка всички сайтове за подбор на кадри,
в които са отразени части от длъжностните характеристики .
Пиятно четене !