Inbox Zero: Нула е-мейла в инбокса

Аз съм активен е-мейл потребител и обичам е-мейл комуникацията. Ето защо, един от въпросите, които ме вълнуват най-много по отношение на личната ми продуктивност в последните месеци е как да се справям с пренатоварването с е-мейли, които получавам в изобилие всеки ден по линия на работата ми в Сита Мениджмънт Консулт и NovaVizia.com.

Малко след като преминах изцяло на Gmail като основна и единствена програма за електронна поща (вижте подробно описание на функциите на Gmail), започнах да практикувам концепцията Inbox Zero в упралението на информационния е-мейл поток, или казано на български език – старая се по всяко време на деня да имам точно 0 (нула) е-мейла в моя Inbox (папката с входяща поща).

Да имаш нула е-мейла в Inbox е мощен инструмент за лична продуктивност. Тази техника позволява да се фокусираш максимално върху задачите, които трябва да свършиш по линия на е-мейл кореспонденцията си и да не позволяваш на е-мейлите да те затрупват и да стоят с дни (седмици, месеци) пред очите ти, напомняйки ти за нулевия шанс да обърнеш внимание на всички тях.

Преди и след прилагане на Inbox Zero на практика

Ето как изглеждаше е-мейла ми преди няколко месеца (ползвайки Outlook):

Както виждате, в е-мейла ми има купища писма от всякакви хора, както и абонаменти за всевъзможни информационни бюлетини. Inbox-ът ми е задръстен, самият аз се чувствам задръстен и пренатоварен с работа и предстоящи задачи.

В лявата част на снимката виждате значителния брой папки и подпапки (над 40!), които съм създал, за да контролирам и съхранявам целия този куп е-мейли. Интересното е, че това сегментирано разпределение на е-мейл кореспонденцията рядко ми е помагало да откривам бързо нужните ми е-мейли (например за да направя справка или за да си припомня какво съм писал/получил като информация).

Ето как изглежда е-мейлът ми сега (ползвайки Gmail):

В момента в Inbox-а ми има само две писма, които ще обработя много скоро и така Inbox ще стане с нула писма. Чувствам се доволен и удовлетворен, че няма нещо, което да ми тежи, че трябва да свърша, че трябва да помня, че мога да забравя.

Gmail има няколко предимства пред останалите програми за електронна поща, но едно от най-големите му предимства е бутонът Arhive. В Outlook няма Archive, но и там информацията би могла да се организира по достатъчно добър и предразполагащ за лична продуктивност начин, опирайки се на концепцията за нула е-мейли в инбокс и минимален брой папки и подпапки.

С други думи, увеличаването на личната продуктивност с помощта на практиката да поддържаме (близо до) нула е-мейла в инбокса си не зависи от програмата за електронна поща, и все пак някои програми за електронна поща са малко по-удобни от други за тази цел.

Видео филм за Inbox Zero

Бих искал да изгледате видео филма по-долу. Това е презентация на Мерлин Ман от сайта за лична продуктивност 43folders.com.

Мерлин Ман е създател на поредица от статии със съвети и насоки как да поддържаме личната си продуктивност на топ равнище, управлявайки е-мейл кореспонденцията си по-качествено.

Филмът е дълъг 58 минути и половина, но си струва вниманието. За онези от вас, които не владеят свободно английски език, под филма ще посоча основните акценти на съветите на Мерлин Ман по отношение на е-мейлите и концепцията Inbox Zero.

Основната идея на Мерлин Ман е в програмата си за електронна поща да не трупаме е-мейли, а точно обратното – да се стремим да поддържаме нула е-мейла всеки път, когато затваряме (забележете – ЗАТВАРЯМЕ) е-мейла си. Или, когато отворим е-мейла си и в него има писма, трябва да предприемем някакви действия, така че, когато затваряме е-мейла си в него да има нула писма.

Действията, които можем да предприемем според Мерлин Ман са:

• Да изтрием писмото – ако е маловажно и не изисква някакво действие от наша страна.
• Да делегираме - да възложим работата, която се изисква във връзка с е-мейла на друг, стига да има на кого.
• Да отговорим - някои е-мейли позволяват да им бъде отговорено незабавно.
• Да отложим временно отговора си – ако нямаме достатъчно време или не разполагаме с нужната ни информация, можем да поставим писмото в специална папка, за да му отговорим по-късно. Забележете, е-мейлът се поставя в специална папка, например “За отговор”. С това е-мейлът се премахва от Inbox, т.е. в инбокса отново имаме нула е-мейла.
• Да свършим работата, която се иска от нас в е-мейла.

Има и много други хитри и интересни неща, които споменава Мерлин Ман в изложението си, но точките по-горе са есенцията на презентацията му.

Ето и самите слайдове от презентацията на Мерлин Ман:

Статии по темата за празния Inbox

След източниците на информация по-горе, насочвам ви към седем важни статии, свързани с концепцията за нула е-мейла в Inbox:

1. Inbox Zero: Философия на концепцията за празен инбокс
2. Inbox Zero: Пет трика да “излъжем” е-мейла си
3. Inbox Zero: Филтрите в е-мейл
4. Inbox Zero: Изтривайте, изтривайте, изтривайте е-мейлите
5. Inbox Zero: Система за проверка на е-мейла
6. Inbox Zero: Система за обработка на е-мейли
7. Inbox Zero: По-добрите практики за управление на е-мейл