Организация на работа по време на иновации

Съвсем отговорно казвам, че най-подходящата организация на работа по време на иновации представлява съчетание на работата в екип и индивидуалната работа. Двата най-популярни формата на работата в екип – проектният екип и неформалният екип си съжителстват съвсем мирно заедно с индивидуалната организация на работа, стига всичко да е добре обмислено.

Компании, които са в постоянен режим на иновации и за които са известни голям брой казуси (Hewlett-Packard, Intel, Google, Microsoft, General Motors, Walt Disney, Gore & Associated и много други) имат точно такава организация на работа. За целта те правят известни промени в проектирането, подбора, оценяването, възнаграждаването на служителите – тези, които получават индивидуални задачи по иновациите и тези, които се събират да работят в екип по иновационни задачи.

Какво е индивидуална организация на работа, вие знаете, защото така работят почти всички наши компании. Индивидуалната работа означава, че всеки служител, в съответствие със своята длъжност, има да изпълнява няколко задачи. Те са или постоянни (както става обикновено на практика), или извънредно задавани.

Когато компанията развива иновационна дейност, организацията на индивидуалната работа, особено на онези служители, които имат нюх към иновации, следва да бъде леко променена.

За тях писах в “Творчеството във вашата компания”. Препоръчвам да направите промени в длъжностните характеристики, месечните оценки и начина на възнаграждаването на тези служители.

Разговаряйте със служителите, договорете задачите (или само една задача), изпишете ги в длъжностните характеристики, договорете какви крайни резултати очаквате от изпълнението на новите задачи (новата задача) и запишете отново в длъжностната характеристика.

Предоставете възможност за гъвкаво работно време. Предвидете в системата за оценяване и възнаграждения показателите, по които ще съдите, че изпълнението на съответната задача прогресира. В случай на провал, не отнемайте автоматично възнаграждението. В замяна на това, санкционирайте за продължително бездействие.

С една дума, възлагането на индивидуалната задачи във връзка с иновации, означава индивидуален подход към служителите, които участват в иновации. И нека това да не се прави тайно от останалите служители, които не участват в иновациите!

Сега нека да видим какво е екипна организация на работа.

Какви са особеностите на екипната организация на работа, аз и моите колеги описахме подробно в нашата книга “Десетте златни правила за работа в екип”. Поддържаме и специален сайт за работа в екип, в който има десетки статии за екипната организация на работа. В тази връзка, провеждаме и семинари за работа в екип.

Една от причините да продължаваме да сме толкова активни в това направление е, че у нас нагласите към екипината работа са много вехти (според мен приличат на нагласите на хората към екипната работа от началато на 70-те години на ХХ век), а в резултат на това действията на мениджърите, когато става дума за иновации и екипна организация на работа, са безполезни, че дори и вредни.

Ето, например да вземем проектния екип. По мои наблюдения дори в редица компании, в които има изградени проектни екипи, се работи индивидуално, в най-добрия случай групово, но не и екипно. Причината – остарелият начин, по който се възприема екипа като организация на работа.

Създава се една група от хора, най-често със заповед на изпълнителния директор. В нея участват хора от определен отдел (или от няколко отдела). Подбират се според експертните им знания. По-нататък всеки продължава да си върши своята работа, така както и преди да е станал “член на екип”.

Е, верно “екипът” се събира на оперативки. Всеки се отчита пред другите какво е свършил. В повечето случаи изслушването е пасивно, защото всеки си чака реда, а и честно казано не се интересува кой, как и какво е свършил. Възнагражденията са обичайните – за индивидуално свършената работа. В най-добрия случай – награда за участниците.

Ако всичко приключи навреме и както се иска “отгоре” – следват още и поздравления! Ако не… нерядко нищо не следва.

Не, това не е проектната организация на работа, която ще помогне за успешната иновация на компанията!

Проектният екип е група със статут на организационна единица, т.е. на официален, създаден специално “за целта” екип.

Този екип:

• Има временен характер и се разформирова след като е изпълнил поставената цел. Заповедта за създаване екипа не означава нищо, ако не се промени начина, по който се подбира екипа и се управлява;
• Има точно дефинирана позиция – какво се очаква от него, какво е мястото му сред останалите отдели и т.н.;
• Има и бюджет, който сам определя, според това каква е поставената цел;
• Има поставен срок за изпълнение на екипната цел;
• Има пълната власт да се самоуправлява;
• Участниците в него се подбират не само като експерти в своята област, но и като хора, които са компетентни в т.нар. “екипни роли”;
• Ръководителят на проектния екип – това е човек от самия състав на проектния екип – има най-добри показатели за ролята на “Председател”;
• Ръководителят на проектния екип се грижи освен за спазване на срока и изпълнение на целта (задачата), още и качеството на няколко важни процеси в екипната организация на работа.

За разлика от проектния екип, неформалният екип:

• Съдейства за подобряване на сътрудничеството и координацията между различни отдели (групи) в компанията, а това е много важно за иновациите;
• Предвижда възможност в екипа да се включат клиенти на компанията, които също са източник на различни идеи и мнения;
• Включва служители, които са били на семинар, конференция или друго обучаващо събитие, с цел да доразвият чутите предложения и информация;
• Членството в неформалния екип е неформално, доброволно, но ръководството на всяка компания стимулира неговото създаване, защото това е истински генератор на идеи.

Или, проектният и неформалният екип работят по-различно отколкото служителите, които работят по своите индивидуални задачи.

Затова препоръчвам да се простим завинаги с мита, че екипната организация означава “разбирателство”, “съчувствие”, “помощ на другарчето в беда”. Тези чувства са нужни, но не са фокуса на екипната организация. Да, трябва да се разбираме, но трябва да имаме и иновации! Трябва също и да си помагаме и да изразяваме съчувствие, но на компанията й трябват иновации!

В резюме:

1. Ако вече имате служители с нюх към иновациите, не бездействайте, а направете по възможност по-бързо промени в начина, по който те биха работили най-пълноценно по индивидуалните си задачи.
2. Създайте и/или насърчавайте поне два формата на работа в екип – проектен и неформален екип.