Как следва да се одитират длъжностите?

Ако все още не сте прочели какво е одит на длъжността и какви са резултатите и ползите от него, имате възможност още сега да наваксате пропуснатото, преди да продължите напред в тази важна управленска тема.

Длъжностите не са статични, те се променят под влияние на различни фактори като нова технолия, по-различни ресурси, нови стратегически цели, решения за въвеждане на нови продукти и какво ли още не. Всичко това изисква да вземем решение за съдбата на сегашните длъжности.

Имам убийствен пример за една много голяма българска компания, която не е променяла своите длъжностни характеристики от 1964 година досега с обяснението, че “Нищо ново не се случва, за да предприемат съответните промени и в самите длъжностни характеристики”!

Имам и друг убийствен пример от друга българска компания, която едва ли не седмично променя организационната си структура, но не бута по никакъв начин длъжностните характеристики.

Разбира се не само давността и промяната на структурата на компанията са поводите да започнете одит на длъжностите във вашата компания. Следете още и грешките в работата, оплакванията от клиенти, липсата на координация между хора и отдели (сектори).

За жалост, когато има подобни симптоми, мениджърите ги обясняват и свързват преди всичко с хората, работещи на съответните длъжности. Разговарят със служителите (общо, индивидуално с всеки, или избирателно с определени служители), изискват писмени отчети и обяснения, предприемат драстични мерки като уволнение “заради несправяне с работата” или “за непригодност”.

Аз препоръчвам коренно различен подход, който между впрочем не ме е подвеждал никога. Той е следният:

Първо, огледайте има ли някакъв “препъни камък” в длъжностите, което е възможно да откриете, като одитирате длъжностите. Второ, след одита преценете нивото на компетентност на съответните служители.

Одитът на длъжностите следва да е е фокусиран към всички възможни аспекти на длъжността, за да ви бъде полезен с информацията, която ще ви предостави.

1. Наименованието на длъжността

Може да ви изглежда абсурдно, но по време на одити или консултации в сферата на човешките ресурси в различни компании, съм имала случаи служителите да не знаят точното наименование на своите дължности. А наименованието на длъжността е важно – както за самия служител, който се отъждествява със своята длъжност, така и за “продукта”, който създава.

Ако са ви дали името “Петър”, но вие се наричате “Георги” защото ви харесва да сте като вашия познат на име “Георги”, кажете това няма ли да има някакво значение за вас и за околните, които ви знаят като “Петър”?

Наименованието на длъжността е важен аспект на длъжността и дефинира що за длъжност е тази длъжност.

2. Предназначението на длъжността

Предназначението на длъжността, това е нейната мисия и основното очакване (резултат), заради което сте създали длъжността

Например, предназначението на длъжността “готвач” като длъжност не е да готви ястия, предястия, десерти и пр., а да съдейства с конкретни резултати в своята работа, гостите в ресторанта да са доволни от своя престой в този ресторант.

Има разлика, нали?!

Одитът на длъжността показва как служителят възприема своята длъжност, колко важна и значима или маловажна и незначителна я вижда в своите представи. А не забравяйте, че представите влияят върху начина, по който служителят си върши работата.

3. Хоризонталните и вертикални връзки на длъжността с други длъжности

Одитът на длъжностите може да ви изненада с това как служителите си представят връзките на длъжността си с останалите длъжности в компанията. А във връзките се крият и причините за недостатъците в организацията на работа.

Защо някой не е казал това, което е трябвало да каже, на кого е трябвало да съобщи някаква информация и кога и т.н., са все неясноти за хоризонталните и вертикалните връзки на длъжността с останалите длъжности в компанията.

4. Основните задачи

Умело проведеният одит на длъжността разкрива и кои са причините за грешки, за системно несправяне с изпълнението на задачите, за нарушена координация.

Впечатленията засега са, че някак си не умеем да определим, групираме и подредим точно тези задачи, които би следвало да се изпълняват на конкретна длъжност! А след това се чудим защо организацията на работа не е особено добра! Губи ни се така наречената “анатомия на длъжността” – съставните части на длъжността, които като ги сглобим в едно, получаваме цялата длъжност – такава, каквато си я представяме и искаме да имаме.

Аз например забелязвам, че не се обръща внимание на това, че длъжностите, съответно и длъжностните характеристики, представляват по-скоро “правила за работа”, отколкото “основни задачи”!

Ето една много глупава формулировка в една длъжностна характеристика, в раздела “Основни задачи”: “Служителят трябва да познава своите ръководители”. Излиза, че тази компания дава заплата на този служител, за да познава своите ръководители.

5. Групирането на задачите

Групирането на задачите означава да се определи например кои задачи се изпълняват всекидневно, кои седмично, месечно, годишно. Да се маркира организацията на работа на конкретната длъжност, е много важно преди всичко за самия служител – от ясно по-ясно става, какво мениджърът очаква.

Всичко това, естествено, подлежи на взаимно договаряне между служителя и мениджъра.

6. Личната отговорност за конкретни резултати

Одитът на длъжността разкрива доколко служителят е наясно с крайните резултати, които се очакват от него. В т.нар. “готови” длъжностни характеристики няма да намерите никога конкретни лични отговорности.

В случая, одитът на длъжностите откроява липсата на ясно формулирани лични отговорности за конкретни цели и по този начин мениджърите могат да се ориентират какво е това, което изисква спешна поправка в структурата на длъжностите.

7. Изисквания към служителя

Имам много примери за това как одитът на длъжности изважда на бял свят всички неточни и неподходящи формулировки на изисквания към служителя, който заема съответната длъжност.

Ако впоследствие се изчистят неподходящите и неточни изисквания, не би следвало да има проблеми с намирането на нови служители, с обучаващите програми, с оценяването на работата.

В резюме

Одитът на длъжностите е страхотна управленска практика, която генерира страхотни ползи за компанията, за мениджърите, за служителите, но също така и за потребителите (клиентите) на компанията.

Иска се разбира се доза умение, за да стигнете до тези ползи. В случая разкрих част от умението – какво от длъжността да одитирате.

А сега ви приканвам да се включите в нашата анкета за одит на длъжностите във вашата организация, в случай, че все още не сте дали вашите отговори!