След като вече сте взели решение да одитирате длъжностите във вашата компания или отдела, който ръководите, време е да решите как ще събирате информация за длъжностите.
За тази цел, предлагам ви две страхотни техники. Използвам ги постоянно в моята работа. И тъй като съм убедена в резултатитe, които носят, искам да ви разкажа за какво става дума.
Но преди това, една кратка история.
Поканиха ме на разговор. Имали проблем с организацията на работа. Не била добра, липсвала координация между отделите, лутали се, не знаели как да се справят с постоянните пропуски, грешки и недоразумения в процеса на работа.
Попитах дали не са опитали досега да поставят нещата в ред с помощта на длъжностни характеристики, правила, обучение и т.н. Казаха ми, че имат длъжностни характеристики и че им ги е съставил консултант по управленско консултиране. След което в прав текст заявиха, че няма смисъл да ги гледам, тъй като се съмнявали дали не са някакви “готови” длъжностни характеристики.
Отговорих, че не допускам консултантът да не е събирал по някакъв начин информация за длъжностите в фирмата, преди да напише текстовете на длъжностната характеристика. Оказа се, че не съм познала – консултантът им представил купчината длъжностни характеристики, като работил изцяло самостоятелно, без да ангажира който и да е от фирмата с някаква работа!
След като се запознах “на място” с една от длъжностните характеристики, установих, че хората в тази компания имаха право да се съмняват.
Ето затова взех решение да напиша няколко поредни материала за одита на длъжностите. Два от тях вече имахте възможност да прочетете, но ако все още не сте направили това, сега е моментът:
Убедена съм, че всички имаме нужда от минимална, но добра и истинска управленска култура. Най-малкото защото, когато поръчваме и плащаме пари на консултант да ни направи нещо, да знаем какво е това, което следва да получим от него.
И така, какви са моите предпочитани техники за одит на длъжностите?
Разбира се, аз не съм изобретател на техниките за одит на длъжности. В продължение на няколко години стигнах до извода, че от всички възможни техники за събиране на информация за длъжността, без “Въпросник за одит на длъжността” и “Разговор/интервю” със служителя, неговия ръководител и негов колега, няма да съм в състояние да натрупам достатъчно обективна информация за конкретната длъжност.
“Въпросникът за одит на длъжността”
Знам, че най-дългият въпросник има 357 въпроса. Аз лично съм пробвала по-скромни варианти – въпросници с различно количество въпроси – от 10-15 до 35. Най-добра работа ми върши въпросника с 15 въпроса. “Десет” е прекалено малко, а 35 – прекалено голямо и оттегчаващо този, който го попълва. Аз имам интерес въпросникът да се попълва с интерес и желание от страна на служителите, затова работя с въпросник, който съдържа 15 въпроса.
Старая се въпросите, които включвам във въпросника да са по всички акценти на една длъжност:
- Наименованието на длъжността
- Нейната мисия от гледна точка на служителя
- Подчинеността й
- Основните задачи и групи от задачи
- Личната отговорност
- Организацията на изпълнение на задачите
- Изискванията
- Някои мнения и идеи
Особено много внимавам въпросите да са написани простичко, кратко и ясно, така че да се разбират и от най-обикновения служител.
Писменният въпросник разкрива картината на възприятията на служителя за неговата длъжност и работата. Повечето мениджъри и управляващи собственици остават изненадани от отговорите на въпросите, в смисъл, че отговорите на служителя се разминават доста често с отговорите на самите мениджъри и управляващи собственици.
Страхотното в техниката “Въпросник” е, че:
- Събира информация за длъжността от различни хора в едно.
- Разкрива интересни възприятия, често пъти противоречиви, но това е много полезно.
- Предоставя възможности за сравнение.
- Сравнително икономична техника е от гледна точка на време и материали.
Интервюто със служителя
Аз лично предпочитам да водя подобно интервю по-лежерно, за да предразположа събедседника си, но все пак имам фокус. Фокусът ми е да уточня тази информация за длъжността, която е най-оскъдна в отговорите на въпросника, или е най-противоречива.
В този смисъл се старая да си приготвя въпроси според конкретния случай – понякога въпросите за интервю дублират част от въпросите във въпросника, понякога са съвсем различни. Има значение разбира се как ще бъдат подредени – с кои въпроси да се започне, кои да бъдат зададени след това и как да се приключи.
Страхотното на техника интервю е, че:
- Дава възможност да се генерира допълнителна информация за “културната среда”, в която служителят изпълнява своята работа, за норми и ценности, за възприятия, които по една или друга причина не са били уловени от въпросника.
В резюме
Вече знаете, че одитът на длъжността предхожда писането на длъжностна характеристика. Ако сте поканили консултант, който да извърши одит на длъжностите, помолете го предварително да ви разкаже как ще постъпи. Ако се затруднява или отговаря уклончиво, това е симптом, че одит няма да имате. Например, симптоматична е фразата: “Ще разгледам вашите сегашни длъжностни характеристики и ще съставя нови!”
Помолете консултанта да ви разкаже и покаже поне част от своя инструментариум за одит на длъжностите. В случай че не спомене дори и въпросник и интервю, това е симптом, че този консултант ще ви предаде всичко друго, но не и заключения за одита на длъжности! В замяна на това, разбира се, ще ви вземе пари!
В случай, че искате да се справите сами с одита на длъжности, то аз ви насърчавам да сторите това. Така че отново прочете всичко за одита на длъжностите, още сега.
{ 3 коментара… прочетете ги по-долу или добавете ваш }
Йордан Тенев 09.03.09 в 21:14
Здравейте!
Бих искал да коментираме проблема с методите за написване на длъжностните хараснелистики. Всъщност всякакъв метод върши работа – само резултата да е добър – професионално съставени длъжносни характеристики при оптимално разходване на ресурси. Под ресурс имам предвид време и ангажирани специалисти.
Можем да имаме перфекти длъжностни характеристики, но с цената на доста отделено време и ангажирането на голям клъг специалисти и ръководители.
Както във всичко
Йордан Тенев 09.03.09 в 21:38
…и при написването на длъжностните характеристики би трябвало да сме ефективни.
Действително предлагания подход от г-жа Христова е работещ, заради виждането за несложен и необемист въпросник и последващата възможност чрез личен контакт със служителя за доуточняване на проблемните моменти.
Попадал съм на методики, до такава степен трамави, че докато се напишат длъжностните характеристики за всички длъжности ще се наложи да започваме отново, защото вече ще се нуждаят от промяна.
Бих предложил в предложения въпросник да има конкретен въпрос, например, за резултатите от работата – какви продукти създава, какви параметри поддържа, какви документи създава и прочие.
Не е лоша практиката да се събират образци от документи за отчитане на работата или документи, продукт на длъжността, което ще позволи последващ анализ, и в комбинация със събеседването дава добра представа за съдържанието на работата.
Одитирането на длъжността е повод, спорез мен, да анализираме дали вършим точно това, което е необходимо – нито повече, нито по-малко за постигане на целта на длъжността. За длъжности със сложни задачи, одитирането е повод да анализираме дали задачите се изпълняват по най-ефективния начин – например дали има прекалено сложни процедури или има дублиране на задачи с други длъжности, какви са каналите за предаване на информация и т.н.
За пълноценен анализ, обаче, специалистът, занимаващ се с одит на длъжността трябва да притежава: опит и познаване на методите за одит на длъжностите, позванане на процесите(дейностите) във фирмата като цяло.
Приятна работа!
Татяна Христова 10.03.09 в 09:52
Кой по-точно метод за написване на длъжностни характеристики ще ползвате, е много важен въпрос. Възможно е да отнема време, но затова пък събраната инфирмация да е точна и толкова, колкото е необходима. Така че напълно съм съгласна с Йордан Тенев, че (цит.) “важен е резулатът”.
В този смисъл следва да имаме отговор на въпроса – какъв резултат търсим, когато одитираме длъжностите.