Както знаят повечето от редовните читатели на NovaVizia.com, отделям особено внимание на презентациите пред публика (пред колеги, клиенти и др.), тъй като това е част от ежедневната дейност на мнозина от нас.
В тази връзка, бих искал да насоча към презентация на тема “Времето в презентациите”, акцентираща на това колко време имаме по време на презентация, колко от това време да отделим реално на презентацията и как да си помогнем, за да се вместим в рамките предоставеното ни за нашите презентации време.
В презентацията, която видяхте по-горе, има три основни момента, които си струва да бъдат забелязани:
- Когато не очакваме на има въпроси (и отговори) от аудиторията ни след нашата презентация, добре е да отделим за презентиране 95% от времето, което ни е дадено.
- Ако очакваме въпроси, на които ще трябва да отделим време за отговор, добре е да отделим за презентиране 75% от времето, което ни е дадено.
- За да контролираме всичкото това време, има един единствен начин да си помогнем – чрез предварителна подготовка. Предварителната подготовка следва да бъде направена със засичане на времето с часовник.
А сега си помислете – колко пъти сте присъствали на презентация, на която в един внезапен момент презентаторът казва разтревожено (или с усмивка): “Останалото ще прочетете в материалите, които съм ви раздал (или в еди-кой си сайт, или в еди-коя си книга, учебник и т.н.), защото няма да ни стигне времето.”
Аз лично съм чувал подобна фраза немалък брой пъти. Чувал съм тази фраза в университета (по време на лекции или упражнения), чувал съм я по време на фирмени срещи, по време на обучения. И няма какво да крия: налагало ми се е да използвам подобна формулировка в някои от собствените си обучения по продажби или работа в екип, например.
Причината за използването на подобни фрази е една – няма време. А няма време, защото:
- Възникнално е нещо неочаквано (неочаквано голям брой въпроси от аудиторията, проблем с техниката, внезапно прекъсване на презентацията от странични фактори и т.н.)
- Не сме се придържали към предварително изготвения план за презентиране.
- Не сме имали план за презентиране.
Предвид всичко това, предварителното планиране на една презентация и проиграването и поне 2-3 пъти е от критична важност. Не е добра идея да разчитаме единствено на уменията си да импровизираме, без подготовка – дори и да сме добри в това, рискът да не ни стигне времето е реален.
Лично аз предпочитам да се придържам към малко по-различно съотношение за времетраене на една презентация, спрямо посочените по-горе насоки, а именно:
- Ако се очакват въпроси след презентацията – презентиране в рамките на около 80% от времето.
- Ако не се очакват въпроси след презентацията – презентиране в рамките на около 90% от времето.
Или, ако ми предстои да презентирам по една тема в рамките на 2 часа и не очаквам въпроси, бих заделил резервни 12-13 минути (а не 5-6), просто за всеки случай. Най-малкото, защото в България повечето презентации и срещи започват почти винаги със закъснение и това веднага изяжда времето на презентатора, колкото и добре да е подготвен той.
Също така, в подготовката на една презентация (ако е сравнително кратка) мисля, че е от критична важност човек да се придържа към правилото 333 за презентиране, а именно определянето на (до) три основни послания, в които да се структурира презентацията. Смятам, че това е добра отправна точка, която налага определена дисциплина в презентациите.
Също така, добрият старт на презентацията е важен за времето, което ще отделим за нея. В този смисъл, съветвам ви да се запознаете с насоките за начало на презентациите.
И така, следващият път, когато ви предстои да презентирате, обмислете дали да не се придържате към следния план за действие:
- Внимателна подготовка на презентацията и репетирането й.
- Заделяне на 10-20% от времето за презентиране за дейности, които не са свързани пряко с него – започване със закъснение, въпроси от публиката, отговори.
- Ясно структуриране на презентацията в три основни части – встъпление, основна част, заключение, с не повече от три основни точки за презентиране. Особен акцент на силното начало, за да “потръгне” презентацията в правилната посока.
Каква е вашата практика по отношение на времето в презентациите? Има ли някакъв подход или техника, с която контролирате времето си? И стига ли ви то, в крайна сметка?
Ще се радвам да споделите личен опит.
{ 1 trackback }
{ 14 коментара… прочетете ги по-долу или добавете ваш }
Христо Радичев 18.10.08 в 21:50
Аз лично най-често се придържам към правилото за минимално време за презентиране и максимално за въпроси и отговори. Какво ще бъде съотношението, често зависи от темата на презентацията. Ако съм прекалено обстоятелствен, въпросите накрая са много малко. Ако съм кратък, следва цял куп реакции от страна на аудиторията. Това понякога е хитър начин ако не ти достига времето да подадеш към слушателите три-четири основни точки, по които след това да се оформи много ползотворна и ангажираща вниманието дискусия, дори и след края на презентацията. Лошото е, когато самата програма е прекалено интензивна и лекторите са повече. Тогава определено съобразяването с описаните в статията правила е силно препоръчително.
Тодор Христов 19.10.08 в 00:23
Благодаря, Христо! А по какви теми ти се налага най-често да правиш презентации?
Христо Радичев 19.10.08 в 10:14
Досега – за директен маркетинг, онлайн и офлайн, както и за пазара на бързооборотни стоки, вериги магазини и тяхната експанзия на местно и международно ниво.
Мая Георгиева 19.10.08 в 13:16
Много полезна информация. А какво ще кажете за мотивиране на аудиторията за активно участие в представянето на презентацията и задаване на въпроси? Дори презентацията да е спазила препоръките за време, възможно е да не се появят питания, да се получи вакум в последните няколко минути. Как презентаторът да ги запълни по интерактивен наичин?
Тодор Христов 19.10.08 в 13:53
Мая, благодаря – това е много уместен въпрос. Ще се опитам да съставя нов материал, специално посветен на тази тема (“Насърчаването на въпроси в презентацията, след нейния край”), като ще потърся както идеи и насоки от други хора, както и ще споделя моя опит в това отношение.
Анелия Иванова 19.10.08 в 17:01
Да времето е странно нещо, което почти никога не е с теб- – когато ти е нужно, го няма, а когато е излишно, започва да “влачи”и направо ти скъсява..живота.
Мисля, че би било добре да се подготви “заключение на заключението”-нещо интересно, свързано с темата- приложение, забавни резултати..
Но може да има и бърз преглед на казаното-например с малко неангажираща музика.
Така, че ефектът ще е убедителен и най-важното…неунизителен.
/не съм специалист…но понякога чета с удоволствие този сайт- благодаря за което/за възможността/
Ваня Станева 19.10.08 в 18:10
Мая, най-лесният начин да няма вакум е повторение на най-важните моменти от презентацията.
Когато презентирате Вие сте на сцената. Бъдете готова за изненади. Задайте Вие въпрос на аудиторията, който сте подготвели предварително.
Мая Георгиева 19.10.08 в 20:51
Да, ще се радвам да прочета такъв материал! След края на презентация е грехота да се пропилеят няколкото ценни останали минути ако аудиторията по една или друга причина не задава своите въпроси. И в духа на Нова Визия, където се залага на практическите примери, си мисля, че кратък казус или реален случай, разказани увлекателно и артистично могат да служат за добро заключение.
GR8 20.10.08 в 16:37
Малко се отклонявам от темата, но ми се иска да споделя една случка, от миналият weekend.
!
С 2-ма приятели посетихме белоградчишките скали и пещера Магурата. В пещерата ни пуснаха без водач, тъй като бяхме малко хора. Оправихме се де, купихе по една химикалка с лампичка от 40 ст, снимахме с телефоните и фотоапарата картата на пещерата за всеки случай (ако спре тока и т.н.) и се вкарахме във филма, наречен Магурата. Много красива пещера, безспорно, само дето пропуснахме най-интересната част – залата с рисунките, която не беше осветена. Навръщане попаднахме на голяма група туристи, които влизаха с екскурзовод. Зарадвахме се, тъй като решихме, че заради тях, ще отворят залата с рисунките и решихме да се слеем с тълпата да видим какво интересно ще се случи. И водачът почна своята “презентация”.
Започна как преди 12.000 години, тази пещера е била обитавана, намерени са човешки останки, остатъци от огньове, от прибори за хранене. Каза как неведнъж това селище е било опожарявано, хората са се криели навътре в пещерата, все интересни неща. И тъкмо реших, че ето го момента, в който ще разберем повече за рисунките, екскурзоводът започна: “Малко по-надолу ще видите помещенията на винарска изба „Магура“. Тя е създадена преди 40 години, оборудвана е с най–съвременната техника в областта на винопроизводството и е съобразена с всички европейски стандарти. Освен с естественото си пенливо вино „Магура“, винарната е известна със .. после ще можете да си купите от виното…”. За наша най-голяма изненада, точно тук започнаха да валят въпроси от тълпата: “Ама колко струва една бутилка?”, “Чкайте, какви сортове е виното?” и т.н. и т.н…Товая беше и момента, в който вече се намирахме на топло, на слънчева светлина, далеч от пещерата и нейния водач – презентатор.
Ако мога да свържа този разказ със сегашната тема ще кажа – ако съдържанието куца, много е вероятно времето да не бъде оползотворено изцяло (моля, приемето го като шега)
Спорен ден ви желая!
Тодор Христов 20.10.08 в 17:05
Разказът е много интересен! Благодаря!
Обаче, какво се оказва – че аудиторията започва да задава въпроси именно в частта за виното. Значи ли това, че презентацията е станала интересна за аудиторията именно в тази й част, а преди това не е била интересна за нея?
Все пак, въпросите са един от най-красноречивите сигнали за интерес (в случая за покупка).
GR8 20.10.08 в 17:18
Така е, определено човекът е по-добър търговец, отколкото екскурзовод. Но все пак, според мен презентаторът е добре да се придържа и към темата на презентацията, иначе, ще загуби една известна част от слушателите си. В случая темата е “Пещерата”, а не “Винарната”. И частичният успех, се дължи на факта, че се намериха и любители на виното, на което се и разчита в този случай. Представете си какво би станало, ако бяхме група трезвеници, любители палеонтолози, и съответно никой от нас не пие алкохол и няма желание да слуша за това.
Тодор Христов 20.10.08 в 17:34
Явно основната цел на презентатора-екскурзовод е била да продава. Няма да се учудя, ако е обвързан на процент от продадените бутилки (литри) вино.
Вероятно е успял да продаде вино, но пък както казвате, като нищо е отегчил хората, които не са искали да слушат за това. А може би е имал предварителна информация за това каква е групата и е акцентирал повече върху комерсиалната част… кой знае…
Бойко Проданов 21.10.08 в 10:16
Здравейте:)
Ако Ви остане малко време в края на презентацията, просто разделете аудиторията на групи или по двойки. Дайте им като задача един на друг да си презентират основните моменти от Вашето обучение.
Това е препоръчително, достатъчно интерактивно и ефективно.
Ако Ви кажа нещо, само ще го чуете,
Ако Ви покажа ще го видите,
Ако го направите, ще го научите:)
За пореден път Ви Благодаря за интересните материали:)
Поздрави,
Бойко
Тодор Христов 21.10.08 в 10:41
Бойко, благодаря – това мисля че е една китайска мъдрост с много дълбок смисъл.