Мотивационно писмо

от Тодор Христов в Професионални умения

Представете си следната ситуация – за желаното от вас работно място освен вас са изпратили автобиографии и много други кандидати.

В зависимост от ситуацията, те могат да бъдат дори 30, 40 или дори 50 души. А работодателят ще покани на първо интервю да речем само 7-8 от тях.

Да си представим също, че почти всички тези кандидати не са чели статията ми “Десет златни правила за перфектна автобиография” и техните автобиографии са стандартни – и като структура, и като стил на изложение.

Освен това нека си представим, че повечето кандидати са съставили и мотивационни писма. Най-вероятно, по-голямата част от мотивационните писма ще са банални, като например:

“Уважаеми г-н АБВ,

Надявам се да бъда приет на работа във Вашата фирма. Прилагам моята автобиография и дрън-дрън-дрън…

С уважение…”

Всички тези стандартни автобиографии и банални мотивационни (или придружителни) писма ще звучат толкова сходно, че работодателят ще започне да не им обръща внимание след първите няколко, които прочете. За него всички те просто ще са еднакви.

Но… едно писмо се откроява в голямата купчина от мотивационни писма! Авторът му се е постарал да опише какво знае за потенциалния си работодател. Писмото допринася за ценността на автобиографията, към която е прикрепено, като изтъква конкретни способности и постижения, които могат да са от полза за работното място.

Това писмо може и да е вашето! Вижте кои са правилата, които е добре да спазвате, за да съставите именно такова мотивационно писмо – убедително и ефикасно.

1. Не се заблуждавайте, че убедителното мотивационно писмо ще ви свърши добра работа, ако е приложено към неубедителна автобиография

Това звучи елементарно, и въпреки това много хора не се съобразяват с този факт, след което не получават покана за интервю.

Какво имам предвид? Има много кандидати, които се опитват да съставят убедителни и персонализирани мотивационни писма, но приложени към стандартни, безлични автобиографии – такива, които разпращат масово на всеки следващ работодател.

Резултатът – все едно да зареждате с най-скъпия бензин 30 годишната си кола и да очаквате да сте най-бързите на пътя. Няма как да стане.

Или, преди изобщо да пристъпите към съставяне на мотивационно писмо, уверете се, че сте съставили перфектната за съответното работно място автобиография.

2. Всеки следващ път съставяйте ново, специално създадено за целите ви и конкретната вакантна длъжност мотивационно писмо

Когато ми се е налагало да преглеждам документите на кандидати за работа в моя отдел винаги са ми правили лошо впечатление онези кандидати, които са прилагали стандартни мотивационни писма.

Случвало ми се е например да разглеждам купчина от петнадесетина мотивационни писма и 4-5 от тях да са почти еднакви – с взет наготово текст от някой сайт и неумело адаптирани фрази или изречения тук-там в текста.

Това ме е карало да си задам въпроса: “ОК, след като този кандидат не е бил мотивиран да намери 20 или 30 минути, за да обясни защо кандидатства точно за тази работа и защо смята, че е подходящ за нея, как да очаквам след това същия този кандидат да е вътрешно мотивиран да работи тази работа?!”

Не подценявайте работодателите и не си мислете, че вашето мотивационно писмо е първото в живота им, което те прочитат. Никога не използвайте готови текстове от примерни мотивационни писма, колкото и хубави да ви се струват – шансът и други хора да го правят е огромен. Винаги намирайте достатъчно време да съставите уникално мотивационно писмо, което да ви приближи към целта ви – да ви поканят на интервю, а не да ви отдалечи от нея.

3. Пишете до истински човек

Какво се случва в ситуациите, в които пишете писмото си в добавка към вашата автобиография, но не знаете името на човека, до когото да го адресирате? Най-вероятно, ще изпратите писмото на посочения в обявата адрес (или е-мейл) в отдел “Човешки ресурси” и ще започнете с “Уважаеми Господа” или “Уважаеми Дами и Господа”.

Но как ще бъдете сигурни, че документите ви няма да останат на бюрото на някоя секретарка, без да ги види никой друг?

Масовите автобиографии и мотивационни писма дават слаби резултати. В конкурентния трудов пазар ще се справите далеч по-добре, ако пишете до конкретен човек, обръщайки се към него по име. Най-добрият вариант за вас е да изпратите писмото си до онзи, който ще взема решение кой да бъде нает, и кой – не.

За целта, разберете кой е човекът, който ще вземе крайното решение за наемане на работа. В повечето случаи това ще е мениджърът, при който ще започнете работа. Ако не знаете името му, обадете се във фирмата и разберете каква е фамилията на този човек. Бъдете упорити и не се отказвайте – може да ви отнеме известно време и три-четири телефонни разговора.

Ако ви попитат защо се интересувате, не казвайте, че търсите работа, а че имате бизнес предложение за съответния човек и искате да обсъдите с него някои идеи. Ако все пак не разберете името, обадете се в отдела, за който кандидатствате, и разберете името на мениджъра, който го ръководи.

Други подходи да разберете нужното ви име включват да попитате ваши познати (те може да знаят) или да проучите в пресата, в интернет или в специализирани издания (може да попаднете на търсеното от вас име).

4. Поберете мотивационното си писмо на по-малко от 1 страница (!)

Не очаквайте някой да се зачете в подробности в писмо, дълго повече от една страница. Това, че вие сте искали да пишете повече за себе си не означава автоматично, че работодателят ще иска да го прочете.

Най-добре би било, ако мотивационното ви писмо заема максимум 75-80% от една страница A4.

Съответно, за да използвате максимално добре площта от 80% от една страница, концентрирайте се максимално в предоставянето само на качествена информация, която има значение за работодателя. Избягвайте да включвате всякаква второстепенна информация или прекомерни детайли – те могат да бъдат дискутирани в хода на интервюто, ако сте направили достатъчно впечатление и ви поканят на него.

5. Покажете с какво сте ценни

Да покажете с какво сте ценни за работодателя е основна задача на мотивационното писмо. Автобиографията ви също ще комуникира това, но не в такива нюанси, както убедителното мотивационно писмо.

Как можете да покажете недвусмислено, че сте ценен кандидат? Ето няколко стъпки:

Започнете силно

Не започвайте с банални изречения, а ударете право в целта. Ако сте разбрали за вакантното място от някой ваш познат от бранша например, споменете името му – това ще направи впечатление и ще заостри вниманието:

“Светлин Москов от “Експресбанк” ми предложи да се свържа с Вас относно нов вид банкова услуга за страната, която съм специализирал в…”

или

“Един наш общ познат, Михаил Дерелиев, ме посъветва да се обърна към Вас относно предлаганата длъжност “Помощник-мениджър Продажби” в …..”

Дайте да се разбере, че знаете за какво става дума

В идеалния за вас вариант, работодателят ще прочете мотивационното ви писмо преди да е прочел автобиографията ви. За да увеличите шансовете си да направите силно впечатление, в същинската част на писмото си подчертайте знанията си за бизнеса на работодателя и акцентирайте специално на областите, в които можете да му помогнете:

“Вашата фирма се намира на такъв етап на развитие, в който мога да ви подпомогна с…”

или

“Моята автобиография показва успехите ми в производството и бутилирането на олио. Само за две години успях да повиша производителността с 25% при същите разходи.

Убеден съм, че постиженията ми в тази област са ме подготвили добре и аз мога да допринеса значително за успеха на новата ви поточна линия в Балчик.”

Колкото по-добре успеете да демонстрирате, че разбирате естеството на работа на работодателя, толкова по-ценни ще сте за него. А ако изложението ви е достатъчно силно, работодателят може да вземе решение да ви наеме незабавно, дори и формално да проведе конкурса до края.

6. Говорете за работодателя, не за себе си

Някои кандидати твърде буквално тълкуват смисъла на словосъчетанието “мотивационно писмо” и започват да изтъкват най-различни мотиви за своята кандидатура.

Например “Много бих искала да се присъединя към вашия екип, в който ще мога да приложа организационните и лидерските си качества” или “Ако бъда назначена, ще дам всичко от себе си за увеличаване на продажбите, доброто обслужване и просперитета на компанията.”

Това са неясни, банални, глупави формулировки, които рядко ще впечатлят някого.

Истината е, че работодателите по-малко се вълнуват от личната ви преценка за качествата или мотивацията ви, а повече искат да узнаят с какво сте ценни за тях. Ето защо, за да направите мотивационното си писмо по-убедително, говорете какви проблеми на работодателя си сте в състояние да решавате, а не какви сте:

Тъй като бизнесът Ви се разраства, Вие ще се нуждаете от професионалисти, които да обслужват качествено новите и текущите Ви клиенти. Именно такива умения ще откриете в автобиографията ми, придобити от интензивната ми работа за…

или

“Наблюденията ми върху Вашия тип производство показват, че едно от най-трудните неща е да бъдат мотивирани обикновените работници към себераздаване и безкомпромисно качество. В досегашната си практика аз успях да постигна това, благодарение на…”

7. Правилото на тройката

Правилото на тройката гласи, че хората са склонни да запомнят за вас от една среща или едно писмо най-много три неща. Това е много ефективен метод в продажбите например, но мотивационните писма, а и автобиографиите също са тип “продажба” – продавате себе си на работодателя.

Ето защо, когато съставяте мотивационно писмо, помислете кои са онези три неща, които искате да внушите на работодателя и които той да запомни за вас.

В практически план, в мотивационното си писмо можете да изберете да упоменете следните три неща за вас:

  • Един акцент за това от кого сте разбрали за вакантната длъжност.
  • Един акцент какво конкретно в образованието ви ще е полезно за висококачествената ви работа на тази длъжност.
  • Един акцент от конкретен трудов опит или бивша длъжност, която е сходна с вакантната.

или

  • Един акцент какво конкретно в образованието ви ще е полезно за висококачествената ви работа на тази длъжност
  • Два акцента от конкретен трудов опит или бивши длъжности, които са сходни с вакантната

И трите акцента (три ваши силни страни) следва да са надлежно документирани и в автобиографията ви. Това ще подсили внушението на автобиографията и ще я направи по-убедителна.

8. Използвайте мощни думи

Както стана ясно в статията “Десет златни правила за перфектна автобиография”, към която ви насочих по-горе, автобиографията е инструмент за продажба. Мотивационното писмо – също!

Ето защо, не се колебайте да продавате себе си чрез мощни, силни думи, най-вече глаголи, защото те ще помогмат на работодателя да си извади стойностни заключения за вас.

Ето списъка, който всеки един работодател мечтае да види:

  • Управлявам
  • Продавам
  • Организирам
  • Изобретявам
  • Усъвършенствам
  • Оптимизирам
  • Разработвам
  • Подобрявам
  • Координирам
  • Произвеждам
  • Разширявам
  • Преговарям
  • Създавам
  • Внедрявам
  • Контролирам
  • Оценявам
  • Изграждам

Тези глаголи ще покажат ясно, че сте човек, който решава проблеми и създава възможности, т.е. не само “работите”, но и носите резултати.

9. Заложете на първокласния външен вид

Това правило е валидно както за автобиографията ви, така и за мотивационното ви писмо.

Ето някои насоки:

  • Оставяйте достатъчно бели пространства и празни редове между и около абзаците – така текстът ще „диша” и ще привлича окото.
  • Удебелявайте ключови думи (без да прекалявате).
  • Ако имате възможност, използвайте малко по-дебела хартия, с класически размери А4 и светла на цвят. По-големият грамаж на хартията ще направи мотивационното ви писмо уникално и лесно откриваемо в общия “кюп”.

Повечето мотивационни писма, като всякакви други документи използват стандартния шрифт Times New Roman, но предполагам, че вие не искате да сте банални, а да направите впечатление. В този случай, използвайте несерифни шрифтове, като Arial или Verdana например (тази статия е написана на Verdana).

Във всички случаи, използвайте същия шрифт, междуредия и разстояния, както е в автобиографията. Така ще демонстрирате, че сте прецизни и внимателни в работата си и че държите на детайлите.

10. Поискайте среща

Обикновено, стандартните мотивационни писма завършват с нещо от сорта на “Надявам се, че ще ме потърсите, за да разговаряме за моята кандидатура” или “Ще се радвам да се свържете с мен на телефон …. или е-мейл ….”

Бъдете различни! Проявете активност и за разлика от всички останали кандидати, в края на мотивационното си писмо поискайте първи среща:

Ще се свържа с Вас в началото на следващата седмица, за да уговорим среща. Очаквам да се видим скоро, за да обсъдим как можем да разширим дейността на Вашата счетоводна кантора.

или

Бих желал да се видя с Вас към края на тази седмица. На срещата ни ще можем да обсъдим идеи за подобряване на работата в отдела, както и да Ви демонстрирам резултатите от последните проекти, които управлявам.

или

“Ще се свържа със секретарката Ви в началото на следващата седмица, за да определим дата и час за среща.”

По този начин, освен че показвате самочувствие и проактивност, вие ясно давате да се разбере, че цените времето на работодателя, но и че вашето време също е ценно. Ако сте успели да внушите това на работодателя, не се изненадвайте, ако той/тя сам ви потърси!

11. Задайте въпрос, за да ви потърсят (бонус правило)

Ако искате да накарате работодателят сам да ви потърси, най-сигурният начин е просто да съставите перфектна автобиография и убедително, убийствено мотивационно писмо.

Но ако чувствате, че можете да си позволите лукса да бъдете още малко по-различни от всички останали кандидати, можете да провокирате контакта си с работодателя чрез задаването на въпрос.

През последните 6 години личните ми приноси в продажбите са на стойност 900 000 евро. Налице са всички предпоставки да вярвам, че мога да продължа тази възходяща линия и във Вашата компания. А вие?

или

В автобиографията ми ще откриете, че на последните си три длъжности съм координирал голям брой служители и заедно сме постигали чудесни резултати – (казвате какви точно са резултатите). Нали такъв човек търсите и във Вашата фирма?

Задаването на въпрос в подходящия момент може да стопи леда, да разчупи комуникацията и да я превърне от монолог в диалог. Работодателят ще си отговори наум (“Да, това е човекът, който искаме!”), а може и да поиска да се срещне с вас лично, за да ви отговори.

В последния случай, вашата работа по изготвяне на убийствено мотивационно писмо просто е била перфектна!

Препоръчвам ви, ако използвате тази тактика, да зададете въпроса си в самия край на мотивационното писмо. Ако зададете въпроса някъде в средата на писмото, работодателят ще продължи да чете по-нататък и може да забрави какво сте го попитали. А вие не искате това, нали?

Внимание: Използвайте тази тактика премерено и не задавайте прибързани въпроси.

Пример за прибързано зададен въпрос е “Ще ме наемете ли?” Не очаквайте да спечелите работата само благодарение на мотивационното си писмо или автобиография – не става така. Има още дълъг път, който следва да извървите – представянето ви в интервюто за работа.

***

Това бяха моите десет златни правила за убийствено мотивационно писмо. През последните години аз съм се придържал стриктно към тях и всички те неизменно са ми носили успех.

Защо да не носят успех и на вас?

Препоръчваме ти още:

За автора: Тодор Христов е съосновател на NovaVizia.com и управител на "Сита Мениджмънт Консулт" . Помага на умните хора и фирми да работят по-успешно, като води бизнес обучения, насочени към фирменото управление и продажбите. Води и онлайн обучение по продажби.

Кой друг иска да продава повече?
Стани по-успешен търговец за 30 дни! Виж как!
Touristika.bg: Всичко най-важно за независимия турист
Присъедини се към 6000+ умни хора, които получават най-новите статии в NovaVizia.com! Безплатно е.

  

0 коментара… добави един сега

Коментирай