Работното място на всеки е различно. За един, това е машината, на която работи в цеха, за друг – автомобила, с който разнася стока или обикаля клиенти, за трети – магазина, в който продава. Има безброй много работни места, според типа професия, но едно от тях се повтаря особено често, без значение бранша или длъжността – бюрото (както и стола, компютъра, клавиатурата и т.н.)
Онези от вас, които имат силно изграден навик да работят върху максимално изчистено и подредено бюро (работно място) знаят колко приятно е това. В същото време, има една друга група хора (и аз многократно съм попадал в нейните редици), чиито бюра са пълни или претрупани с какво ли не – папки, документи, калкулатор, химикали, каталози, мобилни телефони, канцеларски материали, всякакви други вещи…
Ако сте по-скоро в групата именно на тези хора, на чиито работни места по-често цари, хм… организиран хаос (всъщност, не се ли по-скоро оправдаваме с подобна фраза?), ето една кратка презентация от 25 слайда, в която има три простички правила как да се справим с безпорядъка на работните си места.
Основното послание на презентацията е:
Променете мисленето си и унищожете безпорядъка на работното място, като оставяте на него само неща, които:
- Използвате.
- Нужни са ви.
- Карат ви да се усмихвате.
Ако нещо, което стои на бюрото ни не ни влиза в употреба, не ни е нужно (например за “след малко”) или не ни кара да се усмихваме, презентацията съветвам просто да се освободим от него. Да го преместим в шкафа, чекмеджето, да рафта, в библиотеката, защо не в коша за боклук, ако се налага и т.н.
Ето няколко допълнителни подробности по отношение на трите правила:
За използването на вещите
Това означава наистина да използваме съответните вещи – ежедневно, ежеседмично… не веднъж на няколко години.
За вещите, от които се нуждаем
Това, според презентацията, могат да бъдат някакви важни документи. Точка.
Нещата, от които се нуждаем не могат да включват вещи като дрехи, аксесоари, книги, стари папки и други подобни. Нещата, от които истински се нуждаем са само важни документи.
А за всичко останало?
Ако на нашето работно място наистина не използваме или не се нуждаем от една или друга вещ, или тя не ни кара да се усмихваме, просто трябва да се освободим от нея. В презентацията се споменават няколко алтернативи за освобождаване от ненужните вещи, като например да ги подарим, продадем или изхвърлим, но за някои от тях е достатъчно просто да ги сложим на по-подходящо място.
Ето как изглеждаше например моето работно място преди да прегледам презентацията:
Снимка: Тодор Христов
На снимката се виждат натрупани книги, диск, фактури, видео камера, GSM апарат, лаптоп, плик с документи и още няколко дребни неща. Много непроизводително…
А ето как изглеждаше работното ми място 10 минути по-късно:
Снимка: Тодор Христов
Оставих само нещата, които използвам или от които имам нужда, както и една снимка на семейството и две оцветени камъчета, които ме карат да се усмихвам. Доволен съм от постигнатото и в момента завършвам този материал в чудесно настроение, защото всичко около мен е по-подредено и по-предразполагащо за творчество и работа. 
(Остава ми само да скрия по-добре един кабел.)
Разхвърляно ли е бюрото ви в момента? От кога не се обръщали внимание на всичките тези папки, купчини ненужни бележки, химикалки, дискове?
Време е за действие! По-малкото (на вашето бюро) е повече!
{ 3 trackbacks }
{ 28 коментара… прочетете ги по-долу или добавете ваш }
Белчо Христов 05.12.08 в 16:55
Ето го моето работно бюро: http://www.belchohristov.com/1202.html,
Втората снимка. За бъда добре подготвен за моята практическа част от работата ми, всички тези книги и справочници са важни. Когато съм вече подготвен работното ми място изглежда ето така:
http://www.belchohristov.com/1292.html
Марио Пешев 05.12.08 в 18:29
Хмм… Тук със сигурност цари хаос, а дали е организиран – малко е спорно. Въпреки това в такава обстановка се чувствам далеч по-уютно: празното бюро ме кара да се чувствам непълен някак си, пък и обожавам фабулата на … Астика май: ‘На една ръка разстояние’
Сутрин, преди да излезна, оглеждам масата, слагам нещата в чантата и излизам.
Проблемът е, че нося огромен брой неща ежедневно (като се започне от часовник и пръстен, мине се през портфейл и телефони и се стигне до касетофона за колата, ключове и прочие) и обичам всичко да ми е на видима позиция. Когато някой ми скрие нещо, изобщо не се сещам за него, докато не ми потрябва, а вече съм на 15км от вкъщи
Иван Пидов 05.12.08 в 22:44
У нас също цари невобразим хаос (за сега така нареченото ми работно място е стаята ми вкъщи) . По бюрото има всевъзможни неща – книги 5-6 сред които 1 тълковен речник (един път ми потрябва и така си остана), стари дискове с музика и софтуер, разни уеб джаджи и други, тетрадки, тефтери всичко…
Мисля тези дни да подредя пък да видим как ще се чувствам
Марио Пешев 06.12.08 в 00:03
И, в кръга на шегата (но не само), да си припомним правилата за симулиране на работна дейност: http://www.nova-rabota.com/2008/08/29/work-simulation/
Аз твърдо се придържам към правило 3
Свилен Николов 06.12.08 в 02:45
Мда, според мен много е важна работната среда. Но предполагам при всеки е различно – със сигурност има хора, които по добре им действа ако нещата са малко по раздвижени – всичко е индивидуално. Статията обаче ме наведе на мисълта за ергономичността, – какво бюро ползваш, каква клавиатура, на какъв стол седиш и.т.н. всичко това например ако се отимизира да речем може би ще свършиш 15% повече работа.
Тодор Христов 06.12.08 в 09:30
Марио, да, правило #3 ми напомня за един друг похват, когато, за да симулираш сериозна дейност, вземаш 1-2 папки и тръгваш дейно с тях по коридорите на фирмата, ей така… колкото да видят другите, че си зает с някаква важна работа.
Даже това мисля, че беше филмирано някъде, не помня в кой филм…
Специално за работните места предполагам, че от време на време хвърляте поглед на сайта ZenHabits.net. Там често пъти е ставало дума за философията за оптимизиране на работното място, за изчистване от всичко ненужно, за максимално фокусиране към текущата дейност, за да се свърши по-производително и с цената на по-малко време. Хубав е сайта и има интересни идеи – вижте го, ако не сте посещавали.
Иначе, и аз познавам хора, които в едно максимално разхвърляно бюро са наясно коя вещ къде е и сякаш предпочитат да работят в такава среда. Според мен, тези хора могат просто да тестват и с другата алтернатива и кой знае – може би ще открият прелестта на максимално изчистеното работно място.
В този ред на мисли, насочвам и към още една опция за рязко намаляване на бумагите по бюрото, а именно – да се оттървем от принтера.
Радикална е като вариант, но дава чудесен ефект при мен.
Свилен, това за ергономичността е много интересна тема, а тя има и чисто финансов аспект, също. В продължение на това, което казваш за стола и бюрото на работното място, виж този материал за офисите и тяхното обзавеждане според небезизвестния Джейсън Калаканис.
Майк Рам 06.12.08 в 13:57
Смея да се похваля, че, макар и да не е от най-функционалните, моето работно място е изчистено от всичко излишно и съм горд с това. Освен лаптопа и мобилния телефон нямам нищо друго. За съжаление, все още имам проблеми с липсата на принтер и факс, защото много клиенти държат да ми пращат факсове, а счетоводителите ми изискват хартиени документи и фактури.
Иван Пидов 06.12.08 в 15:38
Тодоре, трябва да спра да те чета ;D
Снощи след като прочетох статията започнах да си подреждам “работното място” – 2 часа отидоха, но поне всички бумаги са си по местата и знам кое къде е, май така е по-удобно ;D
Тодор Христов 06.12.08 в 15:43
Ехе, 2 часа, това значи, че е имало доста вещи наоколо.
Марио Пешев 06.12.08 в 16:45
Подозирам, че трябва да си взема day off за подредба на моето бюро – поне вкъщи знам, че отива един уикенд за истинско разтребване
Сега ще видя тези зен хабитс – звучат ми като Дзен будизъм малко… От друга страна, нищо чудно да има фън шуй например. Скоро може да ми хрумне да работя от вкъщи, а тук винаги съм имал проблем с концентрацията.
Тодор Христов 06.12.08 в 16:49
Марио, разгледай, а аз само ще те ориентирам с един материал (с много свободен превод на заглавието):
“Да живеем опростено: Ръководство за справяне с бъркотията.”
Марио Пешев 06.12.08 в 17:02
Тодоре, благодаря за препратката. Ако не възразяваш, линкнах те при мен – темата + блога, тъй като и аз споменах нещо за мотивацията на работното място преди 2 дни.
Поздрави
Тодор Христов 06.12.08 в 17:03
Е как ще възразявам?
Благодаря ти!
Свилен Николов 06.12.08 в 17:37
Трудно е без принтер, все ще се наложи нещо да се принтира и тогава си зависим – трябва да ходиш да ти го принтира някой, да чакаш на опашки. Аз си мисля че идеалния вариант е на бюрото да няма нищо, но пък да имаш настрани второ бюро с принтер, сканер и всичко каквото си му подобава. Всичко е от значение щом пести време. Наскоро гледах един филм в който се твърдеше че маймуните са се изправили на два крака защото в околната среда в която живеели това им пестяло енергия. Най-интересното е че количеството спестена енергия за 1 година се равнявала на 1 шоколад, но пък вижте колко малко е нужно на еволюцията
. Така че аз съм на мнение че всичко е от значение на работното място, дори и завесите, светлината, музиката, ако щеш и дрехата с която си облечен…. малко отидох далеч от подредбата на бюрото ама …:) нищо
Петър Рашев 06.12.08 в 23:31
Ето го и моето работно място:
http://bulpete.wordpress.com/2008/10/25/mydeskmydesk/
Иван Стоянов 07.12.08 в 00:25
Редът е хубаво нещо, но на мен не ми се удава. Веднъж в месеца се захващам да си подредя бюрото или стаята, или и двете, но след два-три дни, най-много седмица, всичко отново става същото. Когото прибера някоя вещ, която не ми е нужна в момента, или я изхвърля като непотребна, скоро се оказва, че ми трябва, но аз или не мога да я намеря, или съм сторил непоправимото. Много по-лесно си намирам нещата в моя “организиран хаос”, отколкото в моя ред. Не се оправдавам – явно на света има подредени и разхвърляни хора и аз съм от вторите. Затова животът е толкова хубав, защото има разнообразие сред видовете хора.
Тодор Христов 07.12.08 в 08:53
Свилен, да, определено и аз така го усещам – когато на бюрото няма нищо, е много добре!
Петър – линкът, който си приложил, за жалост води до грешка 404.
Иване, да, организираният хаос ми е добре познат, но ако трябва да съм максимално честен пред себе си, намирам това по-скоро за оправдание (за моя случай говоря, нямам предвид теб). При едно супер-подредено и изчистено работно място винаги ми е било по-добре.
Марио Пешев 07.12.08 в 09:20
След прочитането на статията за минималистичното работно място опитах да разчистя домашния workplace. С учуда достигнах до извода, че над 70% от мястото ми е заето от хардуер! Наложи се да разчистя единствено 2 класьора с дискове, 10-тина разпръснати листа хартия и един тефтер. В момента цари почти същата бъркотия, причинена от 3-в-1 Xerox машината, компютър + любимият ми CRT (да, точно така, CRT) монитор, малък суббуфер с 2 колонки и купчина кабели.
П.С. Доскорошна алтернатива на разчистено работно място е наличието на голямо шкафче или скрин с чекмеджета – целият наличен не-достатъчно-често-използван-материал отива в някое от чекмеджетата. Така просто бъркотията не е видима – хем нещата отново са консистентни на едно място, хем не ви вадят очите по цял ден
Тодор Христов 07.12.08 в 09:27
Ха, ето това е интересно – CRT монитор! Той заема вероятно значителна площ.
Между другото, в Lifehacker.com понякога дават чудесни идеи за скриване на ненужните кабели, хардуер и т.н. – в скринове, скрити чекмеджета, специални приспособления и какво ли още не.
Придружават статиите си със снимки, има какво да се види.
Марио Пешев 07.12.08 в 10:08
Дам, абониран съм за Lifehacker, и там има идеи. Вкъщи бюрото ми е почти ъглово – разбирай с половин метър margin, в който са поместени повечето кабели и едната китара. На другата страна е поставен синтезатора, а зад него минават 3 кабела по стената към саунд картата. Така че практически съм спестил доста място по този начин
Камен Вельов 08.12.08 в 09:43
Здравейте,
Икам да споделя как се научих да си подреждам работното място.Беше преди 2 години , постъпих на нова работа.Здраво натоварване, трябваше да усвоявам много нови неща.По цяла нощ сънувах сценки от работата , не можех да си отпочина.Реших всеки ден, преди да си тръгна от работа , да си почиствам работното място и да прибера всичко от него.Оставях само РС-то и семейната снимка.Постигнах търсения ефект – с тръгване от работа , почиствах всичко служебно и от главата и си оправих съня и почивката. Постигнах обаче още един голям ефект – Подреденото и чисто бюро много ми хареса и постепенно такова стана бюрото ми и през работния ден.
Тодор Христов 08.12.08 в 09:45
Камен, браво, ето това е!!
Петър Рашев 08.12.08 в 20:10
Извинявам се за грешния линк.
Ето го и моето работно място:
http://bulpete.wordpress.com/2008/10/25/mydesk/
Стоян Станев 08.12.08 в 23:45
И аз четох материала и си подредих бюрото. Отне ми 30 минути, докато отсея важното от маловажното, по едно време като взе да се отваря свободно място ми мина мисълта “до онази папка има място да сложа още една”
, но се осъзнах навреме. Сега е много по-добре 
Тодор Христов 09.12.08 в 08:22
Петър, сега се отваря линка, да. Добре изглежда, надявам се да те стимулира за работа.
Стояне, казват, че по-малкото е повече.
Генков 29.12.08 в 11:52
Ето и моето закъсняло включване:
http://blog.ariman.info/?p=336
Тодор Христов 29.12.08 в 11:59
Работното място изглежда МНОГО по-добре така.
Irina 03.01.09 в 17:14
Браво момчета!
Приветствам начинанието ви.
При първа възможност ще изпратя снимка на моето работно място.