Днес прочетох статия на Кристина Крънчева, експерт по етикет и международен протокол, публикувана в Karieri.bg.
В статията, озаглавена “На благодарствени писма не се отговаря” авторът съветва какво следва да правим, когато получим благодарствено писмо. Тя казва:
“На тези писма не се отговаря. Отговорът ще се изрази, дори без да съзнавате, в бъдещото ви отношение към изпращача. Най-малкото вие със сигурност ще го запомните. Възможно е например следващия път, когато работите заедно, да ви е по-приятно или да положите повече усилия.”
Ако става дума за хартиено писмо – напълно споделям идеята. Не винаги е практично да отговорим на всички благодарствени писма, които получаваме по пощата, а и вероятността отговорът ни да бъде прочетен е минимална.
В съвременния делови живот обаче благодарствените писма не са само хартиени, а и електронни, т.е. изпратени чрез електронна поща. Те съвсем не са за подценяване и се използват отдавна в “благодарствената” кореспонденция.
Мога да изредя редица примери с наистина големи и известни организации, от които съм получавал благодарствени писма по е-мейл по най-различни поводи. Странно, но от статията на Кристина Крънчева оставам с впечатление, че не бива да се отговаря на всички благодарствени писма, в т.ч. и на електронните.
Ето един съвет от мен – когато получите благодарствено писмо по е-мейл, нарушете смело “протокола” и отговорете, при това незабавно!
Ако по всичко личи, че електронното писмо е изпратено не само до вас, а и до още 5000 души например, но е свързано с вас и сте наясно защо го получавате, можете да се ограничите с краткото “Благодаря ви за вниманието и високата оценка! С уважение…” или друго кратко послание по ваш избор. Така ще демонстрирате морална подкрепа за дейността на изпращача, от което не губите нищо, може само да спечелите.
Ако електронното писмо е изпратено лично до вас, в него четете собственото си име и от контекста му разбирате, че изпращачът е мислил само за вас, когато го е писал – отговорете по-подробно. За да ви благодарят лично, значи има защо. Когато хората пишат лично до някого, те се надяват на отговор. Отговорете им, зарадвайте ги и затвърдете отношенията си с тях.
Отговорът ви ще даде шанс на отсрещната страна да сподели нещо, да подаде важна информация, да изкаже мнение. Една минута, инвестирана в отговор може да спечели на ваша страна лоялен партньор, клиент, доставчик или, както е в моя случай – читател.
{ 1 коментар… прочетете го по-долу или добавете ваш }
Виолета Джедова 11.08.06 в 13:01
Често в кариерата си съм се сблъсквала с негативното отношение на някои мои колеги относно отговорите на писма, получени по електронната поща. Независимо, дали писмото е отправено директно до мен, или е предназначено за огромна аудитория, смятам, че е мое задължение и право да отговоря поне с няколко думи. Все пак този, който е пуснал писмото, се е потрудил да потърси моя e-mail, най-малкото, открил е името ми и си е направил труда да напише нещо, което се отнася отчасти или изцяло към мен и моята работа.
И затова заслужава поощрение.