Как да постъпим, когато ни “напсуват” по е-мейла

Днес се прибрах във Варна след тридневно пътуване. Седнах пред компютъра и си отворих електронната поща.

255 е-мейла!

Около 120-130 от тях бяха обичайния спам, който изтрих незабавно.

Останалите 130 е-мейла бяха регистрации на нови абонати на NovaVizia.com, нови абонати на Websita.com, няколко нови заявки за книгата “Десетте златни правила за работа в екип”, две нови статии от автори в NovaVizia.com, няколко поздравления от читатели за NovaVizia.com (благодаря сърдечно!) и около петнадесет писма с разнообразен характер - нови запитвания, отговори по стара кореспонденция и др.

Може би вече се чудите защо ви занимавам с всичко това? Защото сметнах, че е полезно да напиша този блог в секцията “Професионални умения”. Продължете да четете по-надолу, за да узнаете за какви “професионални” умения иде реч.

Все още пред компютъра, запретнах ръкави и започнах да отговарям на натрупалите се е-мейли. Така стигнах до един е-мейл, в който собственик на нов уеб сайт предлага сътрудничество чрез взаимна форма на реклама - NovaVizia.com на неговия сайт и неговия сайт - на NovaVizia.com.

Разгледах уеб сайта на въпросния собственик. Предположих, че става дума за предложение за обмяна на банери и отговорих, че за да се осъществи това, аз и другите редактори в NovaVizia.com се стремим към следните две предпоставки:

1. Сайтът, с който ще обменяме банери следва да има сходна насоченост или сходна аудитория, тъй като ние се интересуваме от определена, тясно таргетирана аудитория със специфични професионални интереси, и
2. Сайтът, с който ще обменяме банери следва да има приблизително сходна посещаемост. За целта аз предоставих данни за посещаемостта на NovaVizia.com и прогноза за посещаемостта в следващите месеци.

От гледна точка на тези две предпоставки (и най-вече описаната в т.1) аз отклоних учтиво предложението за взаимна реклама на този етап и изразих надежда, че след няколко месеца, ако аудиторията на въпросния сайт е сходна с нашата, ще можем отново да обменим идеи за сътрудничество.

Сега внимание!

Ето какъв отговор получих обратно (удебеленият текст е от мен, за да акцентирам на най-знаменателните моменти, иначе целият текст и препинателни знаци е 1:1):

“Здравейте!

Получих любезния Ви отказ. Ако позволите малко коментари по темата:

1. Никога не е ставало дума да си разменяме банери, а да се регистрираме взаимно в избрана категория! Явно не сте проявили желание да прочетете писмото ми или Ви се е сторило маловажно?

2. За броя на уникалните дневни посетители - това не попречи на други сайтове /с много по-голям рейтинг от вашия!/ да направят жест към един начинаещ сайт, който при това не е с конкурентна тематика! Тук съм без коментар!

3. Специфичната аудитория - аз към коя ли извадка съм?

4. Редакторския екип - моля, не се крийте зад него, защото все пак това са роднините Ви!

И накрая /по мое скромно мнение в основата на всичко/ важната точка 5. Поздравявам Ви за самочувствието,чието изразяване по този начин, приемам като стимул да работя още по-упорито!

Поздрави”

Какво разбрах за себе си от този отговор:

1. Аз съм лош, защото не съм разбрал достатъчно добре запитването.
2. Аз съм лош, защото съм сметнал, че запитването е маловажно, поради което не съм проявил желание да го прочета.
3. Аз съм лош, защото съм не съм направил жеста да приема предложението (което на всичко отгоре не съм разбрал добре), за разлика от други сайтове.
4. Аз съм лош, защото се крия зад гърба на мои роднини.
5. Аз съм лош. Много лош. Защото съм отговорил незабавно, защото съм бил любезен, защото съм бил учтив, защото съм предоставил информация, защото съм бил изчерпателен, защото съм пожелал да се аргументирам, защото съм оставил възможност за бъдещ разговор след няколко месеца, може би и защото съществувам…

Случвало ми се е да получавам обидни и арогантни писма и преди, но не и през последната една година. Може би губя тренинг? Но виновен ли съм, че стотиците хора от България и чужбина, с които общувам не реагират така, както е показано по-горе?

Когато съм получавал подобни писма в миналото, обикновено съм ги оставял без коментар. Този път обаче наруших принципите си и реших да отговоря на въпросния подател.

Благодарих (!) за уточнението, че не съм разбрал правилно идеята на предложението за взаимна реклама и обясних защо се е получило недоразумение. Написах обаче и следното:

“Ще коментирам тона на Вашия отговор. Обикновено не си позволявам това, но във Вашия случай ще го направя:

В отговора Ви усещам някаква обида, ирония и/или сарказъм. Споменавате за “мои роднини”, казвате ми да “не се крия”, упреквате ме, че съм приел писмото Ви за маловажно и че за разлика от по-големи сайтове аз Ви отказвам и т.н.

Оставам с усещането, че съм Ви длъжен с нещо и че на всяка цена е трябвало да приема предложението Ви. Бих искал да знаете, че от години не съм получавал толкова арогантно писмо.”

Бях длъжен да се досетя, че ще получа обратно писмо. Така и стана! По стил, то не се различаваше от предходното. Ще ви го спестя, но ако трябва да го резюмирам, от него разбрах, че с позитивния си, учтив, информативен и изчерпателен отговор аз съм унижил въпросния собственик на уеб сайт и че безкрайно съм го разочаровал.

Защо ви разказвам всичко това?

Когато някой ви пише е-мейл по делови повод и вие му отговорите бързо, любезно и изчерпателно, едва ли ще останете равнодушни, ако буквално ви “напсуват” обратно по е-мейла - в арогантен, саркастичен, заядлив стил. Приятно-неприятно, но следва да направите нещо, нали?

Сещам се поне за четири алтернативи какво може да се стори в подобен случай:

1. Да “напсувате” обратно съответния изпращач на е-мейл по същия начин, както е сторил и той с вас, използвайки сходни по смисъл и значение думи, фрази, намеци, сарказъм, ирония и т.н. “любезности”.
2. Да го “напсувате” обратно съответния изпращач на е-мейл, използвайки двойно-тройно повече и/или по-силни по смисъл и значение думи, фрази, намеци, сарказъм, ирония и т.н. “любезности”.
3. Да отговорите, но използвайки съвсем различна лексика - в спокоен маниер, възпитано, по-сухо.
4. Да не отговорите.

Аз лично се опитвам да се придържам към т.4 и много по-рядко към т.3. В конкретния случай използвах алтернативата на т.3, но честно казано, не се чувствам особено щастлив и обогатен от това преживяване.

Какви са плюсовете и минусите на четирите алтернативи?

Алтернатива 1 - “Еквивалентно обратно “псуване” по е-мейл”

• Плюсове: Давате да се разбере, че не сте съгласен с отсрещната страна и че няма да си оставите магарето в калта. Давате възможност на отсрещната страна да разбере, че девизът ви в деловата писмена комуникация е “Око за око, зъб за зъб!” Това може и да респектира по-слабо волевите или по-възпитаните ви “опоненти” и те да прекратят “кореспонденцията”, давайки ви чувството за “морално възмездие”.
• Минуси: Показвате слабост с това, че си изпускате нервите. Вдигате си кръвното. Давате повод за нови, още по-арогантни или невъзпитани е-мейли, адресирани до вас. Занимавате се с глупости. Губите си времето.

Алтернатива 2 - “Двойно-тройно по-силно обратно “псуване” по е-мейл”

• Плюсове: Давате да се разбере, че не сте съгласен с отсрещната страна и че няма да си оставите магарето в калта. Давате възможност на отсрещната страна да разбере, че девизът ви в деловата писмена комуникация е “Око за две, зъб за чене!” Това може и да респектира по-слабо волевите или по-възпитаните ви “опоненти” и те да прекратят “кореспонденцията”, давайки ви чувството за “морално възмездие”.
• Минуси: Показвате слабост с това, че си изпускате нервите. Вдигате си кръвното. Давате повод за нови, още по-арогантни или невъзпитани е-мейли, адресирани до вас. Занимавате се с глупости. Губите си времето.

Алтернатива 3 - “Отговор, но в съвършено друг стил - спокоен, възпитан, сух”

• Плюсове: Давате да се разбере, че не сте съгласен с отсрещната страна и че не толерирате агресивното и невъзпитано поведение. В същото време демонстрирате сила, тъй като не се подвеждате по стила и маниера на писане на “опонента си”. Подобни отговори, стига да са написани спокойно и премерено могат ужасно да изнервят и фрустрират отсрещната страна, защото тя усеща, че разликата в класите е много сериозна и не в нейна полза. Девизът, който ви описва добре в този случай е: “Не искам да падам до твоето ниско ниво. Но както виждаш, мога да те поставя на място и знам как да те заболи.”

Минуси: Тъй като все пак отговаряте, давате повод за нови, още по-арогантни или невъзпитани е-мейли, адресирани до вас. Това вероятно означава, че се занимавате с глупости и че си губите времето. Ако още на следващия ден започнете да кихате неудържимо, не се учудвайте особено - някой продължава да ви “споменава” упорито в мислите си.

Алтернатива 4 - “Незабавно прекратяване на кореспонденцията, пълно мълчание”

• Плюсове: Не си вдигате кръвното, не се занимавате с глупости, не си губите времето. Често пъти мълчанието е най-добрият подход в противодействието на невъзпитани, арогантни изпращачи на е-мейли. Девизът, който ви описва добре е “Накажи простака с мълчание”.
• Минуси: Тъй като не отговаряте, давате повод за изпращача на арогантния е-мейл да си внуши, че е бил прав да се държи с вас несправедливо, арогантно, невъзпитано и агресивно. Толерирате подобно поведение в бъдеще - спрямо вас и най-вече спрямо други хора. Ако сте честолюбив и справедлив човек, тази алтернатива ще ви причини известен дискомфорт и съжаление, че не сте дали поне някакъв отпор, като например този, описан в Алтернатива 3.

Накратко, това са четирите възможни алтернативи, за които се сещам в момента, но ако знаете пета или шеста - можете да коментирате.

Повече за писмената кореспонденция можете да прочетете в други материали от NovaVizia.com, които сме публикували до този момент по отношение на професионалните умения за писмена комуникация, а именно:

Нямате поща?

Телефон или е-мейл?