Наскоро се замислих върху това кои са най-удачните начини за организация на работното време и по-конкретно за създаване на списъци със задачи тип “Да не забравя да…” или “За днес имам да свърша…”
До този момент в работата си съм използвал няколко “инструмента”:
- Правил съм списък със задачи в бележник, например “Днес трябва да изпратя оферти на хората, които ни посетиха на щанда на изложението в Амстердам, да започна отчета за изминалото тримесечие и да прозвъня фирма X и Y за да проверя готовността им за експедиция на поръчаната стока”.
- Водел съм записки върху голям работен календар, поставен на плота на бюрото ми, например “За днес трябва да се обадя на Тодоров, Димитрова и Иван Колев. В 11,00 трябва да съм занесъл документите по акредитива за Франция в банката. В 14,00 имаме оперативка за новите продукти. В 16,00 имаме оперативка за склада.”
- Често пъти просто съм си записвал на лист А4 какво ми предстои да правя пред деня.
- Писал съм напомнителни съобщения с ключови думи, имена на хора и телефонни номера на цветни листчета, които съм лепял на монитора си.
- Като подразновидност на т.3 и 4 съм използвал и корково табло, на което съм закачал листите и листчета със задачите за деня, за да не ги изгубя.
- Разчитал съм се на мобилния телефон, например да ми звънне и да ме подсети 15 минути преди среща в офиса.
- Изграждал съм комплексни списъци със задачи, срещи и дейности в мейл клиента Outlook, където надлежно съм описвал не само задачи за деня, но и за седмицата, месеца, следващия месец, годината. Записвал съм срещи в и извън офиса, предстоящи важни и не толкова важни събития, крайни срокове.
Едно от нещата, които установих е, че е най-добре да се използва само един от всичките “инструменти”. Употребата на два или повече от тях може да е полезно в частични случаи, но като цяло е непрактично.
Установих също, че всички “инструменти” имат своите силни и слаби страни:
- Лепящите бележки наистина няма как да не ги забележиш, но когато се натрупат повечко стават причина за разхвърляно и неугледно работно място.
- Употребата на всякакви листи (А4 или по-малки) са предпоставка да не намериш информацията, която ти трябва, защото лесно се “губят” под други книжа и документи. Това е гаранция да не свършиш нещата, които си искал да свършиш.
- Класическият бележник (тефтер) е изпитано средство, но му липсва интерактивност и можеш лесно да забравиш какво си писал в него.
- Корковото табло е удачен вариант да закачиш листи, които не искаш да “потънат” някъде в купчината други документи около теб, но винаги съм намирал за минус факта, че таблото е висяло на стената зад гърба ми, което ми е пречило да виждам ясно какво ми остава да свърша.
- Мобилния ми телефон почти винаги е с мен, но винаги ми се е струвал неудобен за подобна работа. Поне за мен, той все още е просто средство за комуникация, не за организиране на работния ден или седмица. Може би защото работната площ на екрана е сравнително малка и перспективата да се взирам в много дребни букви ме отблъсква.
- Големият работен календар (с размери около 80см х 50см) е удачен за водене на всякакви бележки с времеви хоризонт една седмица, но заема значителна работна площ на бюрото и това винаги ми е пречило.
-
Програмата за електронна поща Outlook е наистина много добра, но става причина постоянно да четеш е-мейла си, което мен лично ме отвлича и е забавя чувствително работата ми по набелязаните задачи.
Ако трябва да направя класация на всички възможни “инструменти”, които лично аз съм използвал за водене на списък със задачи за деня, то независимо от техните минуси, в първата тройка попадат Outlook, добрият стар бележник и работният календар.
Така е според мен - а вие как смятате?
8 Коментара
Анелия Ангелова на 17.02.06 в 12:02
Напълно съм съгласна с извода в края на изложението. И аз, както Вас се опитвах по много начини да организирам предстоящия ден и да освободя паметта си от малките детайли.
От години най-добрия помощник ми е ежедневника, чийто размери са добре преценени: достатъчно голям за да побира деня ми и достатъчно малък да бъде с мен почти навсякъде.
Напоследък календара в Outlook ми върши чудесна работа. Събира много контакти, напомня, прегледен е и с преносимия компютър са винаги “под ръка”.
Моят единствен съвет към хората като мен, които обичат да виждат изписани задачите - използвайте едно или две средства за съхраняване. Базата данни трябва да е на едно място. В противен случай може да изпаднете в неприятната ситуация да записвате и да пропускате.
Руми Станева на 18.02.06 в 11:02
Като производител на календар -бележници, от 3-4 години също изследвам този проблем. Стигнахме до там да коментираме дори междуредовото разстояние , съобразяваме много фактори при създаването на проектите, но за мен фаворит е тънкия седмичник в формат А5 с възможност за бележки след всяка седмица. Винаги е с мен.
Колко права е г-жа Ангелова - ВИНАГИ пишете само на едно място.Моята работа е свързана с часове присъствие в производството, после офиса , срещи ……., така че дневните задачи е добре да са с мен. За седмичните задачи имам отделен списък на компютъра си.
Божидар Иванов на 19.02.06 в 20:02
Outlook е много добра програма! Ползвам и бележник, но действително понякога си записвам да свърша нещо, но после го затварям и забравям какво съм си записал.
Марияна Николова на 05.03.06 в 18:03
След ползването на всякакви инструменти и приоми за организиране на задачите и приоритетите за деня, за мен най-удобния начин е използването на палм или само неговия софтуер.
Програмата, която ползвам е подобна на Outlook, има възможност за планиране на целите, задачите и дейностите за деня, както и въвеждане на бележки към всяка дейност.
Има възможност и за получаване и изпращане на поща и съответно пренасяне на задачи от пощата към програмата за деня.
Ако имате възможност мисля, че палма е най-добрия помощник за организиране, планиране и контролиране, както на времето, така и на дейностите ви
Мария Рашкова на 11.07.06 в 10:07
Станно е, че попадам на темата сега, защото точно днес се заех с по-подробно разучаване възможностите на Outlook в тази сфера. Определено не са малки.
До момента използвам бележник или ежедневник. Хубавото е, че винаги можеш да ги разлистиш и да направиш справка за отдавна отминали задачи.
Освен това, удоволствието да “задраскаш” вече свършената работа е несравнимо.
Марин Дешев на 07.08.06 в 11:08
Темата е изключително интересна за мен. Моето мнение е, че всъщност инструмента, който ще използваме не е най-важното. Вие казвате, че листчетата се натрупват. Ами да, случва се и при мен. Ако не съм достатъчно организиран да ги изхвърля, когато не са ми нужни вече или ако съм изостанал със задачите, фиксирани на тях.
С други думи нагласата и умението да си организираме и управляваме времето не зависи толкова много от инструмента.
Колкото до мобилните телефони - има такива и с по-големи екрани, един от които на мен ми върши много добра работа. Няма да го споменавам, за да не се получи като реклама.
Станко Йорданов на 08.09.06 в 16:09
Как да не коментираш тази тема, като всеки ден мислиш по въпроса! И аз така.
Много хора, казаха компютърна програма. ОК. Компютърът може да е само помощно средство и според мен е полезен при по-комплексирани планове - за много задачи с много въвлечени хора в тях. И препоръчвам типични проджект мениджмънт софтуери. Платени са наистина, но са върха за корпоративен тайм мениджмънт.
Лошото на компютрите. Деморализират. Дори само идеята, че нещо ще ти звънне 15 минути преди среща, води до понижаване на тонуса. Някой да мисли вместо теб, нали.
Компютърът е ужасен крадец на време. Особено в днешно време с интернета. Получавам на ден по 150 email-а, от които 20-30 ги чета, на 10 отговарям. От погледнатите тръгва една лавина да си задоволя моментното любопитство и така 3-4 часа на ден са в интернет. Това не може да го свърши вместо мен секретарка. Но факт е, че работя реално по-малко време, уморявам се повече заради зяпането в монитора. Погледнете, дори сега вместо да си наваксвам с това, заради което съм останал в офиса в петък вечер, аз пиша в този форум. Дано да съм полезен някому поне с малко.
Списъци със задачи: Remember the Milk на 07.01.08 в 12:01
[…] Всеки делови човек, който работи в компания или управлява собствената си компания значе чудесно, че в хода на работния ден или седмица му се натрупват значителен брой задачи, които трябва да свърши в близко бъдеще. В един момент задачите са толкова много, че става трудно да се помнят и започва едно писане по тефтери, органайзери за бюро и всякакви други способи за организация на списъка със задачи за деня. […]
Коментирай!