Нуждае ли се екипът от норми?

Нуждае ли се един екип от норми? Категорично, да!

За всички, които не са достатъчно убедени в предназначението на нормите в екипната работа, бързам да кажа, че нормите съвсем не са страшни и не ограничават свободата на действие на екипа.

Защо?

Нормите са поведенчески стандарти, които екипът следва в своята работа. Те показват това, което може и това, което не може екипът да прави в определени ситуации.

Нормите, това са правилата. Например, “Всички ще изразяваме чувствата си открито, а не зад гърба на другите” или “Нямаме право да отричаме идеите и вижданията на колегите, когато дискутираме”, или “Екипът взема общи решения по следните въпроси…”

По-страшно и по-ограничаващо е, когато екипът няма норми, защото няма да знае какво може и какво не може да се прави. Не бива да очакваме нищо от такъв екип!

По-страшно е също така, когато участниците в екипа не са еднакво съпричастни към нормите. Няма смисъл да храним някакви надежди, че такъв екип ще успее да постигне целта, заради която е създаден!

Ето един най-обикновен пример.

След един семинар “Десетте златни правила за работа в екип”, една малка организация с персонал 10 души взе решение да се възползва от преимуществата на екипната работа. Поводът бе силната конкуренция в бранша и необходимостта на всяка цена да се задържи дела на постоянните клиенти.

Целта беше дискутирана и добре изяснена. Всички я приеха присърце и изказаха готовност да работят заедно, за да я изпълнят. Още по време на семинара взеха решение да проведат 1-2 работни срещи, за да избистрят план с конкретни действия какво ще правят.

След известно време проявихме интерес как работи екипът. Управителят беше отчаян. Не могли да решат в какъв ден и час да се събират. Освен това двама от колегите заявили че съвсем не им е удобно да идват час преди работа, както и да остават след изтичане на работното време, понеже имали ангажименти. Екипът се събрал все пак 1 път, но тези колеги били “възловите” и без тях просто нищо не ставало.

Управителят поговорил с двамата, но ефектът не бил особено голям.

Поуката от този пример е, че дори, когато има добра екипна цел и готовност за нейното изпълнение, екипът няма да свърши нищо, ако не се изговорят ясно какви ще са нормите (поведенческите стандарти), как ще работи екипът оттук нататък.

За сравнение ще дам пример с нормите в работните екипи на Toyota. Там има стандартни работни инструкции, които се спазват много строго във всички работни процеси, дори когато става дума за проектиране на нови изделия. Същевременно са помислили как да дадат свобода на работните екипи да подобряват постоянно стандартните работни инструкции.

Затова норми в Toyota са: “Екипите да спазват строго стандартните работни инструкции” и още “Екипите да работят постоянно за усъвършенстването на стандартните работни инструкции”.

Зад тези две норми стоят постоянни работни срещи и дискусии, на които се обменят идеи, защитават се мнения, спори се. Защо в Toyota може да има норми, а у нас да не може?

Ето какво ви съветвам да имате предвид, когато вече имате екип, или когато ви предстои да създавате такъв:

• Променете отношението си към нормите в екипа, ако досега сте се отнасяли с недоверие към нормите. Нормите са с контролни функции. Следвайки нормите, хората в екипа се самонаблюдават, самоконтролират, могат да коригират собственото си поведение и това на своите колеги. Само така екипът прогресира към постигането на целта.

• Направете нужното хората в екипа да приемат нормите като свои убеждения, а не като заповед. Приканете всички да изкажат мнението си, да предложат свои идеи. Обяснете защо се налага екипът да има норми.

• Направете така, че нормите на екипа да покриват един по-широк спектър. Например, норми за работата на екипа (кои въпроси ще се обсъждат съвместно, как ще се вземат общите решения, кой за какво носи отговорност и т.н.); норми за екипните взаимоотношения (какво е и какво не е позволено да се прави, как се разрешават конфликти); норми за производството на екипния процес (всякакви технологични стандарти); норми за ресурсите на екипа (как екипът получава ресурси за своята работа, как използва ресурсите, как използва бюджета си и др.); норми за трудовата дисциплина (работно време, почивки, време за работни срещи).

• Периодично правете преглед на спазването на нормите. Ако предварително определите санкции за нарушаване на нормите и обясните защо се налага да има санкции, екипът ще е спокоен, че целта ще бъде постигната.

• Не се уморявайте да обяснявате защо екипът има нужда от норми.

• Дайте възможност за усъвършенстване на нормите. Нека екипът сам да предлага това и да приема подобрения в нормите след обща дискусия.