Преди години имах един колега, който беше пословичен с това, че оставаше до късно на работа. Всички си тръгваха до 17,30, а той най-редовно оставаше до 19-19,30, а не рядко и до по-късно.
Това на пръв поглед е страхотна новина за всеки работодател, нали? Какво по-хубаво от служител, който доброволно остава до по-късно в офиса?
След известно време нещата се развиха така, че станах пряк ръководител на работливия колега.
Наложи ми се да направя преглед на работата му - какво е вършил до момента, какви са успехите и постиженията му, какви са методите му на работа, по какви задачи работи по настоящем… Множество въпроси, които реших да изясня в хода на личен разговор. Разбира се, наложи се да разговарям и с всички останали колеги, дадени ми на разположение.
Въпросният колега ми обясни разпалено колко е зает. От думите му разбрах, че се занимава с голям брой проекти. Той не пропусна да подчертае приносите си, благодарение на които фирмата е получила големи ползи в миналото и изтъкна, че и в момента работи неуморно и дори остава до много по-късно в офиса от всички други колеги.
До тогава колегата ми работеше в самостоятелно помещение - кабинет от 15-16 кв.м., който той обитаваше от години. Съвсем скоро обаче аз реших да го преместя в едно работно помещение заедно с другите му колеги, с идентичен ранг и длъжност в йерархията.
Колегата даде неочаквано силен отпор на тази идея. Той направи всичко възможно да ми обясни как не иска да работи с други, как е привикнал да е сам, как моето решение ще наруши работата му, която е много важна… След упорита “борба” аргументите му един по един не издържаха и той с видима неохота премести бюрото, компютъра и книжата си в стаята, където работех аз и останалите.
Така аз добих преки впечатления върху работата на въпросния служител. И установих, че това, което той изтъкваше, че върши не отговаря изцяло на истината.
Оказа се, че колегата ми често се чудеше какво точно да прави. Ровеше в Интернет, говореше по Skype (не само по работа). Потъваше в кабинета на някой приятел в офиса и стоеше там дълго време. Телефонът му звънеше, но в голяма част от случаите - по въпроси, свързани с личен бизнес или нямащи касателство към длъжността му.
Само след 1-2 седмици аз вече знаех, че колегата ми остава до късно на работа не заради фирмени дела, а когато оставаше по фирмени дела, то по-често това бе защото през деня голяма част от времето му бе изгубено за странични дейности.
А сега сменям посоката, защото искам да чуете нещо различно.
Скорошно изследване на Microsoft сред 1000 офис служители във Великобритания разкрива, че работният ден отдавна не е класическото “от 9 до 5″, а по-скоро клони към “от 8 до 6″.
Всъщност, конкретните резултати от изследването показват, че работният ден на британците започва средно в 8,37 сутринта и завършва средно в 5,37 следобед. Това рефлектира в допълнителни 39 дни извънредно работно време.
Забелязвам сходна картина и у нас. В огромен брой от фирмите работното време отдавна не е класическите 8 часа, по-скоро е 9 часа, с включена обедна почивка от 1 час.
Изследването ясно разкрива, че увеличеният брой работни часове не водят до повишена продуктивност. Напротив - доказва се, че средно дневно се губят цели 3 (три) часа в най-разнообразни дейности, нямащи връзка с преките задачи и отговорности на служителите, като например:
- 54 минути се губят в сърфиране в Интернет.
- 46 минути изчезват в справяне с дребни проблеми с компютърната техника или прекалено бавното боравене с нея (писане на писма и тяхното оформяне, например). Нещо, което лесно може да бъде избегнато чрез кратко обучение.
- 35 минути заминават в обмяна на клюки с колеги.
- 45 минути отиват в провеждане на лични телефонни разговори, пиене на чай или кафе, пушене, ходене до тоалетната или просто бездействие на работното място.
Ето как минават 3 часа от работното време на британците, всеки ден.
А нима у нас не е така?! Не винаги и не навсякъде, но като цяло?
Сега нека се върнем обратно към примера с колегата, който “работеше” до късно.
Това, че някой служител работи до късно не бива да е основание за вас като мениджъри да смятате, че той работи добре. Мислете за неговата (нейната) работа и ефективност не през призмата на количеството работно време, а през призмата на постиганите от него (нея) желани резултати.
Ето защо е важно всеки служител да има професионално съставена длъжностна характеристика и предварително поставени цели по правилото SMART. Годишни, месечни, седмични, ежедневни цели - зависи от мениджъра и ситуацията. Важно е също така мениджърът не само да поставя цели, но и да разполага със система за измерване на постиженията, както и непрекъснато да търси и получава обратна връзка.
Без цели е лесно да се симулира работа, а количествените показатели в оценката на работата на един служител (брой часове на работа, брой извънредни часове на работа, брой невзети почивни дни, брой проведени телефонни разговори с потенциални клиенти или доставчици, брой направени дизайни, брой направени командировки и т.н. и т.н.) започват да доминират над качествените показатели (качество на обслужване, откриване на качествени клиенти, откриване на качествени доставчици, изготвяне на качествени реклами, дизайни, опаковки, продукти и т.н. и т.н.)
Когато “грубите” количествени показатели доминират безапелационно над качествените показатели, служителите действително ще ходят “на работа”, дори е възможно да постигат нелоши резултати и да се стараят много, но като цяло ще работят под капацитета си - и като работно време, и като качество.
Същевременно, почти няма наемни служители (в т.ч. мениджъри), които да нямат пряк шеф. Съветът към тези хора е да не изтъкват единствено и само работливостта си под формата на по-ранно идване на работа, невземане на обедни почивки или по-късно заминаване, а да съчетават това с постигането на конкретните резултати, които се очакват от тях по длъжностна характеристика и целите, поставени пред тях от преките им ръководители.
А ако нямате (адекватна и професионално изготвена) длъжностна характеристика или поставени цели - жалко за вашите мениджъри и фирмата ви. Но това е друга тема.
Вижте повече за ефективното управление в статията на Татяна Христова Осем лесни правила за управление на хора в малка фирма. Идеите там са приложими не само за малки фирми.
5 Коментара
Димитър Минков на 24.01.07 в 09:01
Темата като цяло е много актуална за България. Аз наблюдавам три типа фирми:
1. Фирми, в които българските работодатели все още търсят хора, които не знаят какво искат с идеята, че няма да търсят високо възнаграждение за труда си. Но за сметка на това, тези същите работници си нямат и на идея как да си
вършат работата и то не само защото са неуки, а защото работодателят е сметнал, че щом тези работници не знаят какво искат, то няма смисъл да им се направи точна длъжностна характеристика, която да им даде ясна представа, какво, кога и как се очаква от тях да вършат. “Не е луд този, който яде баницата, а е луд този, дето му я дава” е казал народа.
2. Фирми, които предлагат недостатъчна мотивация или наемат недостатъчно квалифицирани служители. И двете неща трябва да са определени качествено и количествено от мениджъра на конкретния служител.
3. Фирми, в които всичко е направено по правилата - трудова характеристика, квалификация и мотивация, но служителя не изпълнява задълженията си - идва момента наказанията. Колкото и да не съм привърженик на наказанията това е един мощен инструмент, който помага да се вкарат нещата в нормалните граници.
Сами можете да прецените вашата фирма в коя категория е. И за съжаление също като съотношението на страните на монетата и ръба и първите два типа са многократно в повече от третия.
Поздрави: Димитър Минков
Евгени Евстратиев на 24.01.07 в 13:01
Наистина това за което пише Т.Христов в статията е проблем.Все пак от това ,че се губи работно време от 3 часа британците не се стряскат.Във фирмите в които се работи на свършена работа(заработка, акорд) това не е проблем.Във фирмите с творчески труд това също не е проблем(извършената работа не зависи от работното време пример програмисти,интернет дизайнери).
Аз също подкрепям Димитър Минков в това , че ако във фирма от третият тип(фирми които са обвързани с работното време на клиентите си) се получават лоши (финансови) резултати следват наказания(финансови).
Биляна Димитрова на 24.01.07 в 14:01
Тодор, а Вие как постъпихте с този служител, след като установихте всичко това за него (за заниманията му през деня)?
Тодор Христов на 24.01.07 в 14:01
Биляна,
1. Изготвих цели пред целия отдел по продажбите - месечни и годишна.
2. Определих индивидуални цели пред всеки (месечни и годишна), така че, ако бъдат постигнати те, да се постигне и общата цел за продажби на отдела. Обвързах постигането на целите с получаването на бонуси.
3. Изготвих на всички ясни длъжностни характеристики. Използвах смислени глаголи в тях - за да е ясно какво следва да се прави и какво се очаква от всеки.
4. С целите и длъжностните характеристики в ръка, проведох персонален разговор с всеки - как гледа на тях, постижими ли са според него, какво може да се промени или добави.
5. Когато въпросният служител (от статията) отказа да се съобрази с всички тези неща, опитах да го убедя, че това е нормалния път за работа, а когато и това не успя (той бил свикнал да работи по друг начин), предложих го за уволнение.
Описвам нещата прекалено схематично, но надявам се, добивате представа.
Димитър Минков на 26.01.07 в 14:01
Това, което е направено напълно покрива идеята ми за фирмите и явно г-н Христов много добре познава SMART системата за определяне на цели, добре познава силата на длъжностните характеристики и на личното внимание към всеки подчинен.
Това е правилния начин! За справка може да се обърнете към схемата, по която са организирани военните структури. Имаме стройна йерархия на длъжностите и на позициите в нея. Имаме конкретни задължения на тези позиции. Имаме стройна структура кой с кого и по какви въпроси има право да взаимодейства при изпълнението на задълженията си. Имаме устав, който регламентира както наградите, така и наказанията при изпълнението или неизпълнението на задълженията си. За съжаление обаче в България нямаме традиции на висока дисциплина на изпълнение, което е жалко. Надеждата е това да се промени.
Поздрави: Димитър Минков
Коментирай!