Един от мотивите на все още “прясното” изследване на ePolicy Institute е да се види доколко се спазват правилата за водене на електронна кореспонденция от служебната мрежа и какво се прави от страна на компаниите в тази насока.
От изследваните 416 компании, 26% са уволнили свои служители за неподходящо “е-мейл поведение”. През 2001 година този процент е бил 21% или налице е тенденция на по-голяма твърдост от страна на американските компании спрямо използването на електронната поща.
Изводите на изследователите от Forrester Consulting също заслужават внимание. Изследването разкрива, че 1/3 от изследваните компании (294 компании с персонал над 1000 служители) са уволнявали служители заради нарушения на вътрешнофирмените правила за използване на електронна кореспонденция. Изследването потвърждава практиката на американските компании да извършват системен одит на електронната кореспонденция.
Без съмнение компаниите са в правото си да защитават своята клиентска база от данни, а по косвен път и самите клиенти. Системите за сигурност са важни, но още по-важно е служителите да спазват скриктно правилата за електронна кореспонденция.
Ето някои правила за ползване на е-мейл според Marshall Loeb от The Wall Street Journal Online:
- Не използвайте служебния е-мейл, за да пишете писма до роднини и приятели.
- Преди да натиснете бутона “Изпрати”, проверете писмото най-малко за граматически и правописни грешки.
- Бъдете професионалисти - не използвайте “емотикони” (”личица”, които изразяват различни емоционални състояния), съкращения или по няколко удивителни знака. Придържайте се към тон на уважение и приятелски нагласи към този, на когото пишете.
- Отбелязвайте темата на писмото на съответното място, с което пестите от времето на вашия получател.
- Не използвайте е-мейла като заместител на други и много по-удачни форми на комуникация “лице в лице”. Телефонът е понякога много по-ценен помощник.
На фона на тези правила за електронна кореспонденция, не бих могла да дам висока оценка на българското “служебно е-мейл поведение”. Получаваме писма от компании с граматически и правописни грешки, с “емотикони”, със съкращения, вместо написани цели думи. Сякаш сме в някакъв “форум”, вместо на територията “служебна кореспенденция”. Тонът на уважение невинаги е спазван, приятелските нагласи - също.
Затова мисля, че освен по-горните правила, е нужно да се добавят още и следните:
- Планирайте вашите писма. Не е чак толкова страшно, ако отделите няколко минутки време, за да откроите основната идея на посланието си. Защо е нужно да правите това ли? Спомнете си за е-мейли, които сте получавали във вашата пощенска кутия. Случвало ли ви се е да не можете да разберете какво точно иска да ви каже техния автор?
- Подреждайте писмата си. Помислете кое е това, с което ще започнете, с кое ще продължите и как ще завършите. По този начин вие улеснявате хората, до които пишете и им създавате условия да разберат по-лесно вашето послание.
- Придържайте към нагласата “Вие” - т.е. ориентирайте текста на писмото към получателя, вместо да пишете за себе си, за фирмата и т.н.
- Използвайте текст “буфер”, когато съобщавате лоши новини.
- Отговаряйте на изпратените до вас е-мейли веднага, или поне в рамките на едно денонощие. Особено на онези от тях, които предполагат кратък отговор. Все пак става дума за “бърза” (интернет) връзка и е израз на лош тон да не отговорите своевременно.
- И накрая, проверявайте е-мейла си поне 1-2 пъти през деня. Не са редки случаите, когато след 5-6-7 (че и повече) дни от изпращане на е-мейл, ми се налага да питам какво става, дали са получили писмото. Отговорът отсреща е обикновено следният: “Ааа, изпратили сте ми е-мейл ли?! Ами, не съм проверял(а) пощата си от доста време. Чакайте, ей сега ще проверя има ли нещо.”
Още по темата:
Как да постъпим, когато ни “напсуват” по е-мейла
Нарушавайте протокола и отговаряйте на благодарствените писма
Електронната поща: 16 грешки, които не трябва да допускате във фирмената си кореспонденция
Коментирай!