Три начина за възлагането на задачи

Преди броени дни приключи анкетата на NovaVizia.com на тема “Как вашият мениджър ви възлага задачи?” Макар и непредставителна, тя откроява интересни резултати за практиките на възлагане на задачи. И тъй като възлагането на задачи е работа на мениджърите, тази анкетата индиректно откроява отделни страни на мениджърската компетентност на мениджърите.

Снимка: natala007, CC.

Какъв е “бързият” коментар на трите начина на възлагане на задачи, използвани в анкетата, от гледна точка на съвременното управление?

Започвам с преобладаващото мнение в нашата анкета – 46% от отговорите, че мениджърите възлагат задачи, използвайки “сухи инструкции без кой знае какви обяснения или насърчения”.

Съвременното управление не отрича този начин. Напротив, той е препоръчителен например, когато следва да се напомни какво трябва да се свърши, което става чрез кратки инструкции, без кой знае какви обяснения или насърчения.

Един пример, който знам от студентка, която е работила 3 години в хотел в град Кайро:

“Всеки работен ден при нас започваше с кратък инструктаж. Нашият пряк ръководител ни събираше за не повече от 5 минути, за да ни повтори основните задачи:

“Днес, както и вчера, имаме задача да изхраним 200 гости за обяд. Знаете каква е организацията на работа. Моля, всички да спазвате ежедневните изисквания за бързина, вежливост, точност и усмивки. Спорна работа на всички!”

Ще кажете, “Тук няма нищо “сухо”.

Да, езикът, на който се е изразявал този ресторантьорски мениджър, се възприема добре. Ако добавим и тона, с който се произнася подобна инструкция – впечатлението за “сухота” на инструкцията просто изчезва. Всъщност инструкцията само по себе си следва да е точно такава – “изчистена” откъм обяснения и насърчения, но непременно фокусирана върху няколко (например 2-3) важни акцента в изпълнението на задачата. Колкото до пожеланието за спорна работа, да това е вежливата и задължителна форма на изказ на всяка инструкция.

Бих препоръчала този начин на възлагане на задачи, в случаите, когато:

• Задачата се повтаря.
• Задачата е добре разучена от служителите.
• Има точни, конкретни писани стандарти за изпълнение.

Да се надаваме, че участниците в анкетата, които са отговорили с отговора “Инструкциите са “сухи”, без кой знае какви обяснения или насърчения”, са имали предвид подобни обстоятелства.

Друга значителна част от участниците в анкетата – 36%, са отговорили, че техните мениджъри възлагат задачи, като обясняват подробно какво, как и защо трябва да бъде направено.

Това е добра практика – компетентните мениджъри обясняват подробно в няколко направления: какво се иска; как трябва да се изпълни; защо изискванията са такива (или до какви резултати трябва да се стигне).

От гледна точка на управлението, подробните обяснения като начин на възлагане на задачи са ефективни най-вече в случаите, когато:

• Задачата е нова, специфична и непозната за служителя
• Изпълнението на задачата трябва да доведе до резултати, които досега не са били постигани, а подробното обяснение следва да подпомогне служителя в постигането на желаните резултати.

Препоръчвам този начин на възлагане, но съветвам да се има предвид степента на компетентност на служителя да се справи със задачата. Ако компетентността е ниска, според мен е по-добре да не се възлага точно тази задача, независимо че има желание да поеме работата. Желанието невинаги компенсира компетентността.

Например, след неуспешен футболен мач нерядко и треньорът, и футболистите коментират по следния начин: “Момчетата се стараха, дадоха всичко от себе, но…” Звучи ли ви познато?

Едва 13 % от участниците в анкетата отговориха, че техните мениджъри възлагат задачи като насърчават.

Насърчаването е всъщност мотивиране чрез очаквания. Акцентът не е толкова върху технологията на изпълнението на задачата, а върху очакванията на мениджъра, че служителят ще се справи, така както трябва. Жалко, ако е малък процентът на мениджърите у нас, които използват насърчаването като метод в ежедневната си работа, защото насърчаването и мотивирането чрез очаквания е въпрос на мениджърска компетентност.

А какъв е ефектът на насърчаването, ще узнаете от нашия следващ материал на страниците на NovaVizia.com.