Ако ръководиш хора и сред твоите служители има поне един, който все отлага изпълнението на задачи, това със сигурност ти действа негативно.
Защо ли?
Най-малкото защото се налага да му напомняш постоянно. Или защото ти писва от него и вземаш решение да възложиш задачата на някой друг. Това обаче има своята цена – нужно е да отделиш допълнително време, за да въведеш колегата в работата.
Същевременно отлагаческото поведение създава напрежение сред колегите. Сроковете ги притискат, а когато се работи под напрежение, се повишава риска от грешки, които застрашават качеството на работата. Всичко това пряко или косвено рефлектира и върху клиентите. Налага се да разходваш още време и енергия, за да се справяш с възникналото напрежение.
Как да се справим със служител, който отлага?
Навсякъде има отлагачи – някъде повече, други по-малко. Отлагачите не са лошо работещи служители. Отлагачите обаче влияят негативно.
Проблемът е, че с действия като “напомняне”, “възлагане на задачата на друг”, “разговори със служителите” поведението на отлагачество трудно се променя. Дори е възможно това поведение да се затвърждава като модел, а понякога да става и пример за подражение на други служители.
В книгата “Навикът да действаш сега” от Нийл Фиоре се посочва една добра практика за управление на служители, които постоянно обичат да отлагат изпълнението на различни задачи. Тя се основава на така наречения “негативен вътрешен диалог”, който отлагачът използва, за да канализира енергията си в посока на по-голяма продуктивност.
Ето за какво става дума.
Самият служител-отлагач има представа за себе си, че не постъпва така, както би следвало да постъпва. Той е в постоянен диалог със себе си, че не бива да отлага. Но това го превръща в по-голям диктатор на самия себе си, отколкото който и да друг външен човек, дори и от неговия мениджър. Ако имаш отлагач сред твоите служители, посланието “Трябва да свършиш тази работа, ама гледай всичко да е точно и да не закъсненееш с крайния срок” няма да свърши надеждна работа.
Ето какво отбелязва Нийл Фиоре:
“За да работят ефективно с отлагачите, мениджърите трябва да имат предвид трите основни въпроса, които са в основата на повечето проблеми на отлагането:
1. Усещането, че си жертва;
2. Усещането за затрупване;
3. Страх от неуспех.”
Ако сред твоите служители има подобни отлагачи, вместо да затвърждаваш у тях поведението на отлагане, по-добре ги управлявай чрез следните стъпки.
1. Ангажирай служителя
Съобрази задачата, която възлагаш с човека, на когото я възлагаш. Вместо суха заповед какво трябва да свърши, непременно ангажирай служителя в изпълнението на задачата, така че той да я харесва и възприема за отговорна, за интересна, за своя.
2. Очертай крайните резултати
Когато възлагаш задачата на служителя-отлагач, насочи го към това какви трябва да са крайните резултати от усилията му. Кажи му за това чрез език, мисловни картини и емоции, които подтикват към разбиране, вдъхновение и насока. Очертай ясно и образно крайните резултати.
3. Разговаряй и “възнаграждавай”
В хода на работата по задачата разговаряй периодично със служителя-отлагач и го “възнаграждавай”. “Браво!” и “Благодаря” са две много подходящи възнаграждения в това отношение. Същевременно, въздържай се от твърде честа критика за допускани грешки, по всяко време и на всяка цена.
Прочети повече: Матрица за управление на времето на Айзенхауер и Кови.
