Едно от най-важните неща в екипната работа е начинът, по който се вземат решения в екипа. В зависимост от начина, по който един екип взема решения, той може да се доближи до желаните цели и резултати или обратното – да се отдалечи от тях и дори да ги саботира.
Всеки екип непрекъснато взема различни решения за:
- своите ресурси
- информацията, от която се нуждае
- своя бюджет
- кои идеи са най-подходящи
- каква да е общата насока на работа
- как да работи екипът – правила, процедури, норми, стандарти
- с кои хора и групи следва да се поддържа контакт и т.н.
Това, което обединява повечето подобни решения е, че те са непрограмирани. Това означава, че екипните решения, за разлика от други решения, не възникват по повод на някаква стандартна ситуация и че са по-ефективни, ако участниците в екипа използват повече творчески подходи, вместо обичайната практика за вземане на решения.
Следователно, управленска грешка е, ако се следва неотлъчно стандартния метод за вземане на решения – този, който обичайно се използва във фирмата при всякакви други случаи.
Защо е така?
Едното обяснение е, че решенията в екипа не са самоцел, а средство, с което екипът прогресира към екипната цел. И целта е главното, което трябва да се има предвид, когато се избира начин на вземане на решения. Например, ако крайният срок наближава, екипът трябва да избере този начин на вземане на решение, който ще му отнеме най-малко време.
Другото обяснение е, че в управлението ситуацията е тази, която диктува избора на механизъм (или на начин), по който да се постъпи. Ето защо в теорията на управление са разработени и различни варианти на вземане на решения. Всеки един от тях има своите преимущества и недостатъци, но в замяна на това пасва добре на конкретна ситуация.
Според Джонсън и Джонсън, автори на книгата “Joining Together” от 1992 г., главните техники за вземане на решения в хода на екипната работа са седем:
- Авторитарно решение, взето без дискусия;
- Авторитарно решение, взето на основа на дискусия;
- Решение, взето от експерт в екипа;
- Решение, взето в оперативен порядък;
- Решение, взето от малцинство;
- Решение, взето с мажоритарен вот;
- Решение, взето с консенсус.
Нека разгледаме по-подробно всеки от седемте начина за вземане на решения в екипа.
1. Авторитарно решение, взето без дискусия
Това е решение, което се взема еднолично от авторитетна фигура в екипа, или т.нар. “авторитарно решение”. Това решение не се нуждае от дискусия, затова се определя и като “бързо” решение, което пести време.
Подобно решение крие опасности – някои членове в екипа може да не са съгласни с него, може да не го разбират, може и да не искат да го изпълнят.
Препоръчва се тази техника за вземане на екипно решение да се използва само при административни въпроси или когато времето е недостатъчно, или когато участниците в екипа не са особено съпричастни към идеята или към самото решение.
2. Авторитарно решение, взето на основа на дискусия
Дискусията в екипа увеличава шансовете да се чуят всички мнения, но същевременно при този подход екипът не участва пряко във вземането на решение.
След дискусия между членовете само ръководителят на екипа има право на крайно решение. Това впоследствие може да породи недоволство или да намали степента на съпричастие към решението от страна на някои участници в екипа.
Тази техника за вземане на решение е подходяща в случаите, когато екипът не успява да постигне съгласие или пък когато съпричастието към екипната цел от страна на всички членове на екипа все още е ниско.
3. Решение, взето от експерт в екипа
При тази техника за вземане на решение в екипа отговорността за самото решение е на експерт със задълбочени познания по техническата част на решението. Същевременно отговорността за изпълнение на решението е на самия екип.
Подобни решения могат да фрустрират някои членове на екипа, тъй като в случая властната позиция на експерта е много силна, а останалите трябва да изпълнят неговото решение.
Възможни са и някои недоразумения кой всъщност е експертът в екипа.
Поради това, най-подходящата ситуация, в която може да се прилага тази техника на вземане на решение е когато има остра нужда от специфично експертно мнение.
4. Решение, взето в оперативен порядък
Подобни оперативни решения най-често са средна оценка на индивидуалните мнения на членовете на екипа.
Обикновено се налага да се ползва подобна техника, когато екипът няма възможност да се събере заедно на едно място. В подобни случаи мениджърът на екипа проучва самостоятелно мнението на всеки участник.
Слабостите на тази техника на екипно решение са, че липсва дискусия и това ограничава съпричастието на участниците към решението. Възможно е подобна техника да доведе до игнорирането на интересни гледни точки и идеи. Всичко това създава условия за латентни конфликти.
До тази техника се налага да се прибягва, тъй като тя, подобно на авторитарните решения, пести време.
5. Решение, взето от малцинство
Тази техника може да се използва, когато екипът не разполага с време, а същевременно трябва да вземе решения по широк кръг от въпроси.
Слабостите на тази техника са, че решения от страна на малцинството могат да породят недоволство или конкуренция вътре в екипа, което е нежелателно състояние. Затова е препоръчително екипът да реши кои негови членове ще бъдат натоварени с отговорността да вземат въпросните решения. Добре е хората, натоварени с отговорността да вземат решенията, да са малко под 50% от състава на екипа.
Когато част от участниците в екипа имат желание и готовност да направят нещо, но другата част нямат такова желание и готовност, подобен тип начин за вземане на решения в екипа е сред най-подходящите.
6. Решение, взето с мажоритарен вот
Счита се, че това е най-ефективната техника за вземане на екипни решения, защото малко над 50% от участниците приемат решението за подходящо (50% плюс още 1 участник).
Слабост на тази техника за вземане на екипно решение е, че се създава усещане, че екипът е съставен от две страни – “спечелили битката” и “загубили битката”.
Освен това при подобна техника има риск да се подценят мненията на участниците, които са малцинство. Възможно е точно тези хора да са най-ценни със своите идеи за конкретната ситуация.
7. Решение, взето с консенсус
Решението в екипа, взето на база на консенсус, е истински колективното решение. То се взема след открита и задълбочена дискусия, по време на която всички изказват мнения, аргументират ги, идеите се оценяват, никой не се чувства засегнат, ощетен, подценен или неразбран.
Основният недостатък на консенсусното решение е, че отнема повече време, необходимо за изработване на решението. Въпреки това, решението чрез консенсус пасва най-много на характера на екипната работа.
Коя техника за вземане на решение в екипа да се избере?
Коя техника за вземане на решение в екипа да се избере, зависи изцяло от ситуацията и често пъти от “пресата на времето”. Когато екипът е притиснат от времето, избира техника, която пести време, но това се отразява на качеството на взетото решение и на съпричастието на участниците.
Техниките, които пестят най-много време са авторитарното решение, оперативното решение, експертното решение. Творческите задачи на екипа обаче изискват консенсусно решение, което може да се подпомогне от различни брейнсторминг техники от типа на Метода “Дисни”.
Какво е важно да се знае?
Тъй като вземането на решения в екипа се отразява пряко на ефективността на работа в екипа, в интерес на всички членове на екипа е те да са наясно, че:
- Съществуват различни начини на вземане на решения в екипа и хората в него разполагат с различни възможности, когато вземат решения по важни въпроси.
- Творческият подход при вземане на решения (особено при консенсусното решение) има най-важно значение за прогреса на екипа към крайната му цел. затова екипът не бива да пести от своето време за задълбочени дискусии, които в края да преминават към вземане на консенсусно решение.
- Още в началната фаза на формиране на екипа е добре да се проведе дискусия и/или обучение на тема “екипни решения”, за да могат всички участници да усвоят умения, полезни за вземане на решения. Става дума за умения да се представят идеи, умения за аргументация, умения да се слуша активно, умения да се разбира поведението на околните, умения да се отговаря на забележки и да се понася на критика и др.
- Полезно е екипът да получи помощ от опитен “външен” човек, който поне в началото да присъства на някои работни срещи и да насочва екипа към по-ефективните (според ситуацията) начини на вземане на решения.
- Не е излишно да се напомня в началото на всяка работна среща на екипа коя техника на вземане на решение е най-подходящата според конкретната ситуация, пред която са изправени хората в екипа.
В резюме
Техниките за вземане на решения в екипа са седем:
- Авторитарно решение, взето без дискусия;
- Авторитарно решение, взето на основа на дискусия;
- Решение, взето от експерт в екипа;
- Решение, взето в оперативен порядък;
- Решение, взето от малцинство;
- Решение, взето с мажоритарен вот;
- Решение, взето с консенсус.
Няма правилна и неправилна техника за вземане на решение. Всяка техника има плюсове и минуси, с оглед на конкретната ситуация.
Прочети повече: Теория за ситуационно лидерство на Фидлър.
