Комуникацията е навсякъде около нас. Комуникираме на работа, у дома, на улицата…
Много често посланията, които отправяме, не биват разбрани правилно от другата страна. Или обратното – ние самите имаме проблеми да разберем какво ни казват другите. Защо това е така?
Основният проблем е т.нар. “комуникационен шум”. Затова са формулирани девет принципа на ефективната комуникация, които помагат посланията да бъдат правилно предадени и приети, с по-малко объркване и конфузни ситуации.
Проблеми с презентациите?
9 принципа на ефективната комуникация
Деветте принципа на ефективната комуникация се отнасят както до бизнес комуникацията (работни срещи, имейли, презентации, доклади), така и до неформалната комуникация. Също така, те се простират както върху устната, така и върху писмената комуникация.
Според деветте принципа, ефективната комуникация трябва да бъде:
- Ясна;
- Кратка;
- Конкретна;
- Достоверна;
- Правилна;
- Адекватна;
- Пълна;
- Креативна;
- Учтива.
Деветте принципа на ефективната комуникация са представени на диаграмата по-долу:
Да разгледаме по-подробно всеки от деветте принципа на ефективната комуникация.
1. Ясна
Когато говорим или пишем на някого, следва да сме наясно с целта на комуникацията си. Можем да се запитаме: “Каква е целта на моето съобщение? Какво искам да кажа?” Само така отсрещната страна ще ни разбере добре. Ако не сме сигурни какво искаме да кажем, и аудиторията ни няма да е сигурна.
За целта, полезно да сведем до минимум броя на идеите си в едно съобщение. Полезно е да сме наясно с ключовите си послания. В едно изречение следва да говорим за една идея, а не да опитваме да обхванем много неща наведнъж.
Не бива да оставяме хората да “четат между редовете” и сами да правят предположения какво искаме да им кажем, тъй като това води до недоразумения.
2. Кратка
Когато се придържаме към този принцип, комуникацията ни е стегната и право в целта. Ако можем да кажем нещо с едно изречение, вместо с три или пет, трябва да го сторим.
Следва да избягваме:
- прекалено дълги и/или ненужни изречения;
- паразитни думи – “всъщност”, “принципно”, “на практика”, “в смисъл”, “в интерес на истината” и др.
- повторения.
Когато комуникацията ни е кратка, тя е и по-ясна. И обратното – когато сме наясно какво искаме да кажем или напишем, имаме по-голям шанс да бъдем по-кратки.
3. Конкретна
Когато комуникацията ни е конкретна, аудиторията ни разбира по-добре това, което искаме да й кажем.
Една реч, презентация или имейл могат да бъдат по-конкретни, когато се използват:
Безплатен бюлетин
Присъедини се към 1800+ души и получавай бюлетина ни, пълен с важни идеи и прозрения за професионално и личностно развитие.- факти, данни, информация;
- истински истории;
- добре подбрани думи и понятия.
Когато съобщението е конкретно, хората получават по-ясна представа за това какво точно им съобщавате или искате от тях. Детайлите са важни, но е добре да са внимателно подбрани, за да са по-въздействащи.
4. Достоверна
Още Аристотел открива, че достоверността на един оратор (т.нар. “етос”) е първото и най-важно нещо за силата на неговата убедителност.
Достоверността на един комуникатор идва по линия на:
- доверие в него, благодарение на качества на личността като честност, добронамереност, щедрост и др.;
- прилика с аудиторията;
- репутация и експертиза по темата;
Можем да имаме всичко останало – комуникацията да е кратка, конкретна, учтива, креативна и т.н., но ако аудиторията ни няма доверие и не знае защо трябва да се довери на думите ни, комуникацията трудно ще постигне целта си.
5. Правилна
За да е ефективна, една комуникация трябва да бъде поднесена точно и коректно.
За целта, следва да сме сигурни, че:
- използваме думи и жаргон правилно, без да използваме сложни термини или объркващи чуждици;
- използваме или изписваме правилно имена на хора;
- не допускаме граматически или правописни грешки.
Съобщението следва да бъде правилно предадено, при това в точното време. Правилната комуникация има по-голямо въздействие върху хората.
6. Адекватна
За да е адекватна, комуникацията следва да е съобразена с аудиторията – коя е тя, какво знае по темата, колко добре е подготвена?
Освен това, за да е адекватна, комуникацията следва да е последователна и логична. В нея следва да има ясна централна идея и близки до аудиторията факти или примери, с които да се изложи основното послание. Не трябва да се забравя и начинът на представяне, тонът, облеклото, езикът на тялото – всичко следва да работи в синхрон.
За да комуникираме ефективно, съобщението ни следва да е близко до аудиторията ни – адекватно на нейните потребности и манталитет.
7. Пълна
Когато една комуникация е пълна, аудиторията получава чувство за завършеност, защото има всичко, от което се нуждае по темата, в т.ч. и ако трябва да предприеме някакво действие.
Ако темата е много голяма, струва си да я разбием на отделни части и да я поднесем поетапно. Ако темата е твърде сложна, можем да насочим аудиторията към източници на допълнителна информация.
В бизнес контекст, когато изпращаме определено послание, за да е пълна картината, следва да отправим в края ясна покана за действие. Трябва също и да сме сигурни, че сме приложили всички необходими детайли – лица за контакт, координати за връзка, линк към сайт или ландинг страница, локации и т.н.
8. Креативна
За да е ефективна комуникацията, винаги помага, ако тя е поднесена с нужната доза творчество и креативност. Ако комуникацията е скучна или банално поднесена, тя няма да предизвика нужния ефект.
За целта, полезно е, ако използваме:
- богат и жив език, с ярки метафори, сравнения, алегории;
- изобретатели изразни средства и визуални материали;
- хумор.
Когато комуникираме, следва да подхождаме творчески винаги, когато е възможно – в устни изказвания, в писмени текстове, в PowerPoint презентации и т.н.
9. Учтива
И най-накрая, за да е една комуникация ефективна, тя трябва да бъде учтива.
От изключително значение е да комуникираме винаги добронамерено, конструктивно и любезно, дори и когато става дума за сериозни въпроси. Учтивостта допринася за това съобщението ни да бъде прието и разбрано по-ефективно. Ако публиката ни възприема за приятел, а не заплаха, ще се отнесе по-ангажирано и разбиращо към посланието ни.
Тук от значение е както цялостната нагласа на комуникатора, така и по-конкретни неща като обноски, език на тялото, лично обръщение към определен човек (“вие” или “ти”) и др.
Мениджър ли си?
В резюме
Деветте принципа на ефективната комуникация повеляват, че тя трябва да бъде:
- Ясна;
- Кратка;
- Конкретна;
- Достоверна;
- Правилна;
- Адекватна;
- Пълна;
- Креативна;
- Учтива.
Колкото по-ефективно комуникираме, толкова по-убедителни ще бъдат нашите послания към клиенти, колеги, роднини, приятели.
Прочети повече: Топ 10 грешки в презентациите.
