Диамант на делегирането

В много организации делегирането е неясен и неструктуриран процес, който води до разочарования и пропуски.

Например, често се случва мениджър да възложи някаква задача на екипа си, но така и да не е сигурно кой точно трябва да я изпълнява, с какви правомощия е и кой носи отговорност за крайния резултат.

Именно тук на помощ идва т.нар. “Диамант на делегирането” – прост, но ефективен модел, който помага да се делегира ефективно и уверено.

Какво е Диамант на делегирането?

Диамантът на делегирането е модел, който разглежда четири ключови аспекта на всяко ефективно делегиране:

1. Задача;
2. Отговорност;
3. Власт;
4. Отчетност.

Идеята зад Диаманта на делегирането е, че истински доброто делегиране не се изчерпва само с това “кой какво ще свърши”. То включва още: дали има право да го направи, дали знае какво се очаква от него и как се контролира и оценява крайният резултат.

С други думи – делегирането е не само прехвърляне на задачи, но и на ясни рамки и очаквания.

Диамантът на делегирането е представен на диаграмата по-долу:

Да разгледаме по-подробно четирите аспекта на делегирането по този модел.

1. Задача

Всеки процес на делегиране започва със самата задача. Тя трябва да бъде формулирана конкретно, ясно и измеримо.

Заданието включва:

• Каква точно е задачата?
• Какъв е очакваният краен резултат?
• Какъв е срокът?
• Какви ресурси ще бъдат използвани?
• Какви стандарти и изисквания трябва да бъдат спазени?

Пример: При възлагане на задача за създаване на фирмен уебинар, мениджърът следва да определи: темата, целевата аудитория, продължителността, необходимите материали, сроковете и желания краен формат (напр. запис, презентация, Q&A сесия).

Ясното задание премахва предположенията и улеснява доброто изпълнение. Ако задачата е неясна, вероятността за грешки и забавяния се увеличава значително.

2. Отговорност

След като задачата е изяснена, следва определянето на това кой е отговорен за нейното изпълнение. Това лице трябва да приеме задачата, да се ангажира с нейното осъществяване и да поеме активна роля в нейния прогрес.

Отговорността предполага инициатива и лична ангажираност към успеха на задачата. Тук е важно задачата да бъде възложена на човек, който има компетентността, времето и мотивацията да я поеме.

Важно е да се избягва капанът на “груповата отговорност” – когато няколко души носят обща отговорност, често никой не я поема реално.

Пример: В проект за вътрешна диагностика, ако задачата “анализ на текущи процеси” е възложен на трима служители, един от тях трябва ясно да бъде определен като отговорен – с очакване, че ще координира, следи и отчита прогреса.

3. Власт

Този компонент е често подценяван, но изключително важен. Да се даде задача без необходимата власт за нейното изпъление е рецепта за провал.

Властта определя какви решения може да взема лицето, на което е делегирана задачата. Това включва достъп до ресурси, възможност за промени, преговори, използване на бюджет и т.н.

Пример: При делегирането на организиране на фирмено събитие, отговорното лице трябва да има ясно описани пълномощия – например да избере зала и кетъринг в рамките на бюджет до 3000 лв., без необходимост от допълнително одобрение.

При възможност, добре е да се опише какви са границите на предоставените пълномощия в писмен вид. Това спестява недоразумения и дава свобода на изпълнителя да действа уверено.

4. Отчетност

Последният, но критичен компонент от модела е отчетността. Това е лицето, което в крайна сметка носи отговорност за крайния резултат. Това не е непременно същото лице, което изпълнява задачата, а по-често е самият мениджър, който е делегирал задачата.

Пример: В случай че развойно-внедрителският отдел работи по прототип на нов продукт, отговорността по изпълнението може да е на проектния екип, но отчетността пред висшето ръководство на организацията се носи от мениджъра по продуктовото развитие.

Полезно е да има механизъм за отчетност – кога и как се дава обратна връзка, какви са критериите за успех, какво се случва при отклонения от заложените параметри. Това създава култура на ангажираност и доверие.

Приложение

Моделът “Диамант на делегирането” може да се прилага в широк кръг управленски и организационни ситуации.

Ето някои от тях:

• Управление на проекти. Определяне на ясни роли и отчетност в проектни екипи.
• Управление на хора. Подпомагане на растежа на служители чрез делегиране на задачи.
• Стратегическо планиране. Делегиране на разработка на анализи, прогнози и инициативи.
• Обучение и развитие. Възлагане на разработка на обучителни програми.
• Оперативен контрол. Разграничаване на оперативна и отчетна роля при изпълнение на рутинни дейности.

В резюме

Моделът “Диамант на делегирането” предлага ясна рамка за ефективно делегиране чрез четири основни елемента:

1. Задача;
2. Отговорност;
3. Власт;
4. Отчетност.

Благодарение на модела, мениджърите могат да възлагат задачи така, че да осигурят ангажираност, яснота и резултат. Моделът е особено полезен в среда с висока динамика, където комуникацията и отчетността са от решаващо значение. Делегирането, направено по този начин, не само може да повиши ефективността, но и да изгради доверие и отговорност в екипа.

Прочети повече: Ефективно делегиране. Защо, кога, какво и как?