На служителите в редица средни или големи организации поне от време на време им се налага да изготвят доклади и отчети за свършената работа за определен период от време – седмица, месец, тримесечие или година.
На свой ред, на мениджърите на тези служители им се налага да четат тези доклади. Но когато мениджърите са потънали в срещи, телефонни разговори и имейли, последното нещо, което им се иска да правят, е да четат поредния дълъг и хаотично написан отчет.
Под името “Доклад 5-15” в писмената комуникация на различни организации се използва ефикасен начин за структуриране на доклад или отчет, който пести време както на служителите, така и на ръководителите.
Нека го разгледаме.
Доклад 5-15
Идеята за Доклад 5-15 принадлежи на Ивон Шуинар – основател на популярната компания за облекла и спортна екипировка Patagonia.
През 80-те години на XX век Шуинар е тясно ангажиран в бизнес развитието на своята фирма, но като страстен алпинист и екоактивист рядко се задържа в офиса. Той прекарва по-голямата част от времето през годината навън, в търсене на нови идеи за облекла и екипировка.
За да не губи поглед върху работата на своите сътрудници в Patagonia, Шуинар измисля специален начин за съставяне на писмени доклади и отчети, който въвежда в практиката на своята организация.
Този начин става известен като “Доклад 5-15”. За какво става дума?
Всяка седмица, всеки служител трябва да отдели 15 минути, за да състави писмен доклад до своя пряк мениджър. Мениджърът трябва да прочете доклада за 5 минути и да подаде обратна връзка на всеки сътрудник. Мениджърът така също трябва да състави за 15 минути собствен доклад и да го изпрати до своя пряк ръководител.
Този процес се повтаря отново и отново и се разпростира верижно по всички нива в йерархията. Ако се прилага по правилен начин, той дава на мениджърите от всяко ниво прекрасна “моментна снимка” на всичко най-важно, което се случва в отдела или организацията, през погледа на техните служители.
Какви основни раздели включва един Доклад 5-15:
- Имена на служителя.
- Дата.
- Постижения – какви дейности са извършени и какви цели и резултати са постигнати през изминалата седмицата.
- Планове – какви цели и приоритети се планират за следващата седмица, със съответните крайни срокове.
- Предизвикателства – какви потенциални пречки или реални проблеми съществуват в работата.
- Възможности – какви са научените уроци и в какви области могат да се направят подобрения в работата.
В зависимост от конкретната ситуация, един Доклад 5-15 може да съдържа и други основни части, като например “Предложения”, “Рискове”, “Работна атмосфера” и др.
Докладът 5-15 е опростен инструмент за писмена комуникация, който може да се прилага в организации от всякакъв размер. Той дава на мениджърите моментна представа за ситуацията – какво се случва със служителите, проектите, задачите, сроковете, процесите.
С подобна информация, всеки мениджър може да подаде по-ефективна обратна връзка към отделните сътрудници, както и да им предостави допълнителна помощ и подкрепа, когато се налага.
Но главното предимство на този метод за комуникация е, че пести време на всички по веригата. Никой не очаква от никого да съставя дълги отчети, които обикновено отнемат часове. Цялото време за изготвяне на Доклад 5-15 отнема до 15 минути на служителя и до 5 минути на ръководителя.
Това на свой ред е предпоставка на Докладите 5-15 да се гледа много по-позитивно и ангажирано от всички. Служителите получават бърза и лесна възможност да споделят своите постижения с прекия си шеф, както и да получат обратна връзка и насоки от него. Мениджърът се сдобива с важна оперативна информация в структуриран и лесен за смилане вид, която му помага да управлява по-ефективно своите сътрудници.
В резюме
Докладът 5-15 е прост и ефективен начин за писмена комуникация, който може да се прилага във всякакви организации.
Всяка седмица, всеки служител трябва да отдели 15 минути, за да състави писмен рапорт до своя пряк мениджър. Мениджърът трябва да прочете всеки рапорт за 5 минути и да подаде съответната обратна връзка.
Докладът 5-15 дава на мениджърите структурирана и синтезирана информация за актуалната ситуация – какво се случва със служителите, проектите, задачите, сроковете, процесите.
Прочети повече: Модел за интерактивна комуникация на Шрам.
