Големите пет черти на екипната ефективност на Салас

Какво отличава екипите, които постигат впечатляващи резултати, от онези, които постоянно изостават? Възможно ли е успехът в екипната работа да бъде обяснен чрез универсални характеристики, валидни в различни организации и култури?

Отговор на тези въпроси дава моделът за “Големите пет черти на екипа”, който обобщава богатата, но разпокъсана литература за екипите в ясен набор от компоненти, които насочват мениджърите към по-дълбоко разбиране на успешната работа в екип.

Нека разгледаме този модел.

Кои са “Големите пет” в екипната ефективност?

Големите пет черти на екипната ефективност са формулирани от Едуардо Салас – американски професор по организационна психология от кубински произход, известен с изследванията си върху екипната работа, който публикува откритията си за пръв път заедно с колеги в статията “Is there a ‘Big Five’ in Teamwork?” през 2005 г.

Салас и неговите колеги считат, че макар литературата за екипите да е изключително богата и да съществуват десетки теории и модели, които се опитват да ги обяснят, тя е фрагментирана и често трудно приложима в практиката. Затова авторите предлагат да се “сгъсти” знанието до пет основни компонента, които те наричат “Големите пет” (The Big Five) на екипната работа.

Големите пет черти на екипната работа са:

1. Лидерство на екипа;
2. Взаимно наблюдение на изпълнението;
3. Взаимопомощ;
4. Адаптивност;
5. Ориентация към екипа.

За да функционират тези пет черти на екипа, Салас подчертава необходимостта от три координационни механизма, чиято роля е да улесняват проявлението на петте основни компонента. Тези механизми са:

1. Споделени ментални модели,
2. Комуникация в затворен цикъл;
3. Взаимно доверие.

Голямата идея на модела на Салас е, че екипната ефективност не е резултат от изолирани индивидуални усилия, а от добре координирани колективни действия. Петте големи черти очертават критичните поведения и нагласи, без които екипът трудно може да постигне високи резултати. На свой ред, трите координационни механизма създават средата, в която тези черти могат да се проявят и да доведат до успех.

Големите пет черти на екипната ефективност на Салас са представени на диаграмата по-долу:

Нека ги разгледаме по-подробно.

1. Лидерство на екипа

Лидерството е неизменно сред най-изследваните теми в мениджмънта. В модела на Салас за “Големите пет” то е разглеждано не просто като йерархично упражняване на власт, а като функционален процес за решаване на социални проблеми, който насочва екипа към целите му.

Според Салас и колегите му ефективното лидерство включва четири ключови действия:

• Търсене и структуриране на информация;
• Използване на информацията за решаване на проблеми;
• Управление на човешките ресурси;
• Управление на материалните ресурси.

Съвременните екипи често работят под силен натиск – кратки срокове, бързо променящи се клиентски изисквания, висока конкуренция. Затова класическото лидерство нерядко се оказва недостатъчно. В тези условия Салас въвежда концепцията за споделено лидерство – предаване на лидерски функции между членовете на екипа в зависимост от техните силни страни и конкретните изисквания на ситуацията.

Пример: В IT екип при критичен срив на системата лидерската роля може да поеме системният администратор, а не проектният мениджър, защото именно той разполага с нужните знания и умения за решаване на проблема.

2. Адаптивност

Адаптивността се определя като способността на екипа да променя своите процеси и поведение в отговор на промени във вътрешната или външната среда. Това може да са нови технологии, нови изисквания на потребителите, промяна в стратегията на организацията или дори внезапна загуба на ключов член на екипа.

Адаптивността е съществена характеристика на екипите, които работят в динамична среда. Тя изисква от екипа:

• Да поддържа цялостно разбиране за задачата;
• Да осъзнава как промените влияят върху ролите и отговорностите;
• Да разпознава навреме, че промяна се случва;
• Да реагира по начин, който запазва ефективността на екипната работа.

Пример: В един екип маркетинговата стратегия може да бъде изцяло променена след внезапна реакция на пазара. Ако екипът е адаптивен, той ще намери нови подходи, без да загуби време в объркване и конфликти.

3. Взаимно наблюдение на изпълнението

Тази черта описва способността на членовете на екипа да следят работата на колегите си, докато вършат своята, за да гарантират, че всичко върви според очакванията. Това не е контрол в негативен смисъл, а конструктивна форма на колективна отговорност.

Взаимното наблюдение позволява:

• Навременно откриване на грешки;
• Даване и получаване на обратна връзка;
• Поддържане на стандартите за качество;
• По-добро разпределение на усилията.

Според Салас тази черта работи ефективно само ако екипът споделя общ “ментален модел” – ясно и еднакво разбиране за задачата, стандартите и екипните роли. Без такъв ментален модел взаимното наблюдение на изпълнението се обезсмисля, защото членовете на екипа не знаят какво точно трябва да наблюдават.

Пример: В хирургически екип сестрата може да забележи пропуск в процедурата и да напомни на хирурга – това е класически случай на взаимно наблюдение, което предотвратява сериозна грешка.

4. Взаимопомощ

Взаимопомощта е логично продължение на взаимното наблюдение. Когато член на екипа забележи, че друг е претоварен или среща трудности, той доброволно предоставя помощ – било то чрез поемане на част от задачата, предоставяне на ресурси или коучинг.

Могат да се разграничат три начина за проявление на взаимопомощта:

• Даване и получаване на обратна връзка и коучинг;
• Подпомагане при изпълнението на конкретни задачи;
• Поемане на задачи от името на колега при претоварване.

В екипи, където съществува култура на взаимопомощ, членовете не се колебаят да поискат и да предложат помощ. Това не само подобрява ефективността, но и създава атмосфера на доверие и ангажираност.

Пример: В екип за обслужване на клиенти оператор може да поеме част от обажданията на колега, който е задържан в труден разговор, за да не пострадат останалите клиенти.

5. Ориентация към екипа

Ориентацията към екипа е нагласа – вътрешно предпочитание на индивида да работи в екип и да поставя колективните екипни цели над личните си цели. Хората с висока екипна ориентация са склонни да споделят информация и да координират усилията си.

Изследванията показват, че ориентацията към екипа:

• Подобрява индивидуалните усилия;
• Увеличава удовлетворението от работата;
• Стимулира сътрудничеството;
• Повишава ефективността на екипа като цяло.

Мениджърът на екип може да подкрепя тази нагласа чрез:

• Обратна връзка за успехите на екипа;
• Акцент върху споделянето на задачи и отговорности;
• Създаване на норма за кооперативно поведение чрез подходящи системи за възнаграждение.

Пример: В производствен екип сътрудниците с ориентация към екипа ще помагат на колегите си да приключат навреме, вместо да гледат единствено собствената си работа и личен интерес.

Координационни механизми в екипната работа

Едуардо Салас и колегите му ясно подчертават, че петте черти на екипната ефективност сами по себе си не са достатъчни. Те се нуждаят от координационни механизми, които да ги направят възможни и ефективни.

Трите координационни механизма на екипа са:

1. Споделени ментални модели. Това са общи когнитивни представи за задачата, ролите и начина на взаимодействие. Те позволяват на членовете да предвиждат нуждите си и да координират действията си дори без изрична комуникация.
2. Комуникация в затворен цикъл. Комуникацията в ефективния екип не е еднопосочна – всяко съобщение се потвърждава, че е получено и разбрано. Това намалява риска от недоразумения, особено в критични ситуации.
3. Взаимно доверие. Това е споделеното убеждение, че всеки ще изпълни ролята си и ще защитава интересите на екипа. Без доверие в екипа няма как да има нито взаимопомощ, нито ефективна комуникация.

Координационните механизми действат като “лепилото”, което свързва петте големи черти на екипа и им позволява да работят в синхрон. Те гарантират, че информацията в екипа се разпределя навреме и разбираемо, че всички членове гледат в една и съща посока и че има основа за взаимна подкрепа.

Без споделени ментални модели, комуникация в затворен цикъл и доверие, дори най-добрите индивидуални качества и усилия лесно се разминават или не дават резултат.

С тях обаче екипите могат да постигнат координация, предвидимост и устойчивост, които са в основата на високата екипна ефективност.

Приложение

Големите пет черти на екипната ефективност на Салас могат да се използват от мениджърите в различни области на управлението.

Ето няколко практически насоки:

• Диагностика на проблеми в екипа. Когато екипът не постига целите си, моделът на Салас служи като карта: липсва ли лидерство, слаба ли е адаптивността, отсъства ли взаимно наблюдение, не се ли проявява взаимопомощ или е слабо изразена ориентацията към екипа? Така мениджърът може да идентифицира точната “слаба брънка” и да набележи коригиращи действия.
• Изграждане на нови екипи. Моделът с “Големите пет” може да служи като ориентир още при старта на нов екип: да се уточни лидерството, да се насърчи ориентация към екипа, да се заложат правила за взаимно наблюдение и взаимопомощ и да се поощри адаптивността. Така се създават основи за висока екипна ефективност още от първия ден.
• Развитие на екипни умения. Обученията в екипа могат да се насочат към конкретни черти: лидерство (включително споделено лидерство), адаптивност (работа в променяща се среда), взаимно наблюдение (даване и приемане на обратна връзка), взаимопомощ и екипна ориентация (кооперативна култура).
• Управление на промяната. При организационни трансформации мениджърите трябва да оценят как промяната засяга петте големи черти и трите координационни механизма. Например една нова стратегия, която се въвежда, може да изисква повече адаптивност и по-ясна комуникация.
• Създаване на култура на доверие. Чрез системи за възнаграждения, обратна връзка за екипни постижения и стимулиране на кооперативно поведение може да се укрепи екипната ориентация и взаимното доверие. Това не само повишава текущата ефективност, но и прави екипа устойчив във времето.

В резюме

Моделът на Салас за “Големите пет черти на екипната ефективност” очертава пет ключови компонента на работата в екип:

1. Лидерство на екипа;
2. Взаимно наблюдение на изпълнението;
3. Взаимопомощ;
4. Адаптивност;
5. Ориентация към екипа.

Подкрепени от три координационни механизма – споделени ментални модели, комуникация в затворен цикъл и взаимно доверие – тези пет черти изграждат здрава основа за успешна екипна работа.

Прочети повече: Екип. Що е то?