Матрица SECI за управление на знанието

Матрицата SECI за управление на знанието обяснява как знанието се създава, споделя и развива в една организация чрез взаимодействието между имплицитното и експлицитното знание.

Това е важно, защото голяма част от най-ценните знания в една организация не се намират в документи и бази данни, а в опита, уменията и практическата преценка на хората.

Моделът SECI показва как подобно лично знание може постепенно да се споделя, формализира и усвоява от други хора, така че да се превърне в организационно знание.

Какво е матрицата SECI?

Матрицата SECI за управление на знанието е създадена от японските изследователи Икужиро Нонака и Хиротака Такеучи, които я публикуват за първи път в книгата си “The Knowledge-Creating Company” през 1995 г.

В основата на този модел стои концепцията на философа Майкъл Полани, който още през 1966 г. разделя знанието на имплицитно (tacit) и експлицитно (explicit). Полани подчертава, че “ние знаем повече, отколкото можем да кажем”. Това означава, че по-голямата част от знанието, което носим, е трудно за формализиране – то е свързано с опит, интуиция, ценности и умения, придобити чрез практика.

По-конкретно:

• Имплицитно знание. Знание, което е трудно за формализиране, силно лично и често свързано с практически умения или дълбоко вкоренени убеждения. То включва когнитивно измерение – ценности, вярвания, ментални модели, както и техническо измерение – умения и опит, натрупани чрез практика.
• Експлицитно знание. Това знание е лесно за предаване чрез език, цифри, документи, инструкции и бази данни. То може да бъде записано, систематизирано и разпространявано.

Нонака и Такеучи разработват модел, който показва как тези два типа знание могат да се превръщат от едно в друго и да създават ново организационно знание. Този процес те описват като “спирала на знанието”, в която взаимодействието между имплицитно и експлицитно знание е непрекъснато и води до устойчиво развитие на фирмата.

Нонака и Такеучи казват:

“В икономика, където единствената сигурност е несигурността, единственият сигурен източник на трайно конкурентно предимство е знанието.”

Моделът SECI за управление на знанието се основава на четири процеса, които описват как знанието се трансформира и разпространява в организациите:

1. Социализация (от имплицитно към имплицитно знание);
2. Екстернализация (от имплицитно към експлицитно знание);
3. Комбинация (от експлицитно към експлицитно знание);
4. Интернализация (от експлицитно към имплицитно знание).

Управлението на знанието в една организация означава умело да се балансира и насърчава трансформацията между имплицитното и експлицитното знание с помощта на четирите процеса, които работят един след друг и спираловидно.

Матрицата SECI за управление на знанието е представена на диаграмата по-долу:

Нека разгледаме по-подробно четирите квадранта на матрицата SECI на Нонака и Такеучи.

1. Социализация

Социализацията представлява процес на предаване на имплицитно знание от човек на човек, без то да бъде изразено чрез формални документи. Това става чрез наблюдение, подражание и споделен опит.

Примери за социализация:

• Обучение на нов служител чрез работа рамо до рамо с опитен колега.
• Дете, което се учи да кара колело, като гледа и имитира родител.
• Чирак, който наблюдава майстор-занаятчия, докато изработва сложен детайл.

Социализацията е особено важна в среда, където практическите умения и професионалната култура са от решаващо значение. Тя позволява знанието да се предава неформално, но ефективно.

2. Екстернализация

Екстернализацията е процес, при който имплицитното знание се формулира в разбираема, споделима, експлицитна форма – думи, модели или инструкции. Това е критичният момент, в който “невидимото” знание става “видимо”.

Примери за екстернализация:

• Опитен инженер описва в наръчник най-добрите практики, които е усвоил чрез дългогодишен опит.
• Екип разработва модел или диаграма, с която изразява сложна концепция.
• Учител създава учебник, който превежда практическия му опит в ясна структура.

Екстернализацията е предизвикателна, защото изисква неформулируемото да бъде изразено чрез езика. Тя обаче е ключова за разширяването на организационното знание, тъй като го прави достъпно за по-широк кръг хора.

3. Комбинация

Комбинацията означава обединяване на съществуващо експлицитно знание в нови форми. Тя включва събиране, анализ, интегриране и синтезиране на данни и информация от различни източници.

Примери за комбинация:

• Анализатор комбинира външни пазарни доклади с вътрешни данни, за да създаде стратегически план.
• Мениджър използва вътрепни проучвания и отчети, за да разработи нова процедура.
• Университетски преподавател обединява резултати от различни изследвания в учебен материал.

Комбинацията е особено силен инструмент за стратегическо управление, тъй като позволява трансформиране на отделни знания в по-сложни системи.

4. Интернализация

Интернализацията представлява усвояване на експлицитното знание, така че то да се превърне в част от личните умения и опит на индивида. Това е процес на учене чрез действие.

Примери за интернализация:

• Служител изучава фирмено ръководство и започва да прилага процедурите в ежедневната си работа.
• Студент използва учебник, след което упражнява наученото в практически проект.
• Нов работник преминава през инструктаж и постепенно придобива увереност и опит в работния процес.

Интернализацията затваря цикъла на SECI модела – експлицитното знание се превръща в ново имплицитно знание, което с времето може отново да бъде социализирано и екстернализирано.

Как да се използва матрицата SECI?

Матрицата SECI не е само теоретична рамка за управление на знанието, а може да се използва като практичен инструмент за диагностика и подобрение на организационните процеси. Той помага да се идентифицират слабите места в създаването, съхранението и обмена на знание, както и да се изгради систематичен подход за неговото развитие.

Един работещ метод за прилагане на матрицата SECI в организационната практика включва следните стъпки:

1. Определяне на проблемната област. Нужно е първо да се избере конкретен аспект от дейността, където има проблем или пропуск, свързан със знание – например твърде дълго време за обучение на нови служители, затруднения при обслужване на клиенти или липса на споделени добри практики.
2. Социализация (от имплицитно към имплицитно). Кои хора притежават знанието? Как то се споделя в момента? Има ли механизми за неформално обучение, като менторство, shadowing или работа в екип?
3. Екстернализация (от имплицитно към експлицитно). Как имплицитното знание се превръща в документи, инструкции или стандарти? Кой е отговорен за този процес и как се гарантира неговата точност и приложимост?
4. Комбинация (от експлицитно към експлицитно). Как съществуващата информация се събира и интегрира с външни източници? Къде и как се случва този процес – в мениджърски екипи, проектни групи или чрез информационни системи?
5. Интернализация (от експлицитно към имплицитно). Как новото знание се усвоява от служителите? Съществуват ли обучения, симулации, практически задачи или дигитални платформи за самообучение, които подпомагат този процес?
6. Очакван резултат. Накрая се анализира как подобреното управление на знанието ще повлияе върху ефективността. Това може да се изрази в по-ниски разходи, спестяване на време, повишено качество на услугите или по-голяма удовлетвореност на клиентите.

Приложение

Моделът SECI има широко приложение в различни области на организационното управление и професионалното развитие.

Няколко примера:

• Управление на човешките ресурси. Чрез социализация и интернализация новите служители усвояват организационната култура и добри практики. Обученията и менторството подпомагат трансформацията на знанието и бързата адаптация.
• Иновации и развитие на продукти. Екстернализацията позволява идеите на отделни служители да бъдат формализирани и интегрирани в рабхотния процес. Комбинацията на различни източници на знание често води до нови продукти и услуги.
• Стратегическо управление. Комбинацията на вътрешна и външна информация създава основа за стратегически анализ и решения. Интернализацията осигурява, че стратегията се превръща в реални действия на служителите.
• Обучение и организационно учене. SECI матрицата работи спираловидно, което обяснява как знанието се създава и разширява. Това е ценен инструмент за създаване на програми за продължаващо обучение и развитие.
• Обслужване на клиенти. Чрез социализация служителите обменят добри практики за решаване на клиентски проблеми. Екстернализацията на тези практики позволява стандартизиране и повишаване на качеството на обслужване.

Моят поглед

Силната страна на модела SECI е, че показва колко ограничено е да мислим за знанието само като за информация, записана в документи, инструкции или бази данни. Значителна част от ценните знания в една организация съществуват в опита, интуицията и практическия усет на хората и трудно могат да бъдат описани напълно.

Особено важна според мен е екстернализацията – превръщането на личното, трудно формулируемо знание в нещо, което може да бъде споделено и използвано от други. Тъкмо тук много организации губят знание: опитен служител напуска, а заедно с него си отиват години натрупан практически опит, решения и работещи подходи.

В същото време SECI не бива да създава илюзията, че всяко имплицитно знание може да бъде напълно превърнато в процедури и наръчници. Част от майсторството остава свързано с практика, наблюдение, контекст и лично преживяване. Затова доброто управление на знанието изисква не само документация, а и работа рамо до рамо, менторство, обмен на опит и учене чрез действие.

За мен най-голямата практическа стойност на SECI е, че кара ръководителите да се запитат къде всъщност се намира критичното знание в организацията и какво ще стане с него утре. Ако то е заключено само в главите на няколко ключови хора, организацията е уязвима. Ако обаче знанието се споделя, развива и отново се превръща в практически умения, то постепенно се превръща в истински организационен капитал.

Прочети повече: Организация. Що е то?