Често ни се налага да балансираме между голям брой служебни отговорности и лични ангажименти. Потокът от нови задачи е непрекъснат, а всяка е от спешна, по-спешна.
Подобно ежедневие, изпълнено с множество и все спешни задачи, може да е източник на сериозен стрес. Освен това, човек лесно може да остане с чувството, че върши много неща, но постига твърде малко.
Известен е инструмент, наричан “Матрица на Айзенхауер” или “Матрица на Кови”, който обяснява в кои задачи следва да инвестираме по-голямата част от времето си и кои задачи трябва да избягваме, за да управляваме времето си по-ефективно.
Проблеми с управлението на времето?
Нека разберем как да правим това.
Матрица за управление на времето
Двама души, без да са работили съвместно, са създатели на матрицата за управление на времето. Това са Дуайт Айзенхауер и Стивън Кови.
Дуайт Айзенхауер е 34-ти президент на САЩ (1953-1961) и главнокомандващ съюзническите войски по време на Втората световна война с ранг на армейски генерал.
През 1954г., в реч пред Втората асамблея на Световния съвет на църквите, като цитира неназован бивш президент на Northwestern University, Айзенхауер отбелязва:
“Аз имам два вида проблеми: спешни и важни. Спешните не са важни, а важните никога не са спешни.”
Това изказване за организиране на потока от задачи и определяне на приоритети става известно като “Принцип на Айзенхауер”. То насочва към идеята, че всичко, което правим в живота, може да се определи чрез показателите „Спешност“ и „Важност“:
- Спешни задачи. Обикновено те са ясно забележими и изискват нашето внимание. Те изникват пред нас и трябва да ги свършим, а ако не го сторим, последиците са незабавни.
- Важни задачи. Това за задачите, свързани с резултатите. Те допринасят за постигането на целите и главните ни приоритети.
В зависимост от комбинирането на тези два показателя – “Спешност” и “Важност”, всяка една задача или дейност, която изисква нашето време или внимание може да се разположи в някой от квадрантите на следната матрица:
Тук е мястото да направя едно важно уточнение.
Не е известна информация, че Айзенхауер е използвал матрицата по-горе, за да организира времето си. Факт е, че цитирайки друг човек, Айзенхауер е изтъкнал публично ролята на двата показателя “Спешност” и “Важност”. С това обаче се изчерпва приносът му за развитието или популярността на този инструмент за управление на времето. Не е известно Айзенхауер да е използвал визуалния модел, показан по-горе или терминологията и идеите, която ще обсъдим по-долу.
В същото време има човек, чиито трудове са допринесли в огромна степен за популярността на матрицата. Това е Стивън Кови, който във фундаменталната си книга “Седемте навика на високоефективните хора” задълбочено очертава идеята на матрицата и как точно да се използва тя за ефективно управление на времето.
Поради големия принос на Стивън Кови в тази статия навсякъде ще използвам и неговото име (до това на Айзенхауер) за описание на този чудесен инструмент за управление на времето – “Матрицата на Айзенхауер и Кови”.
И така, нека разгледаме четирите квадранта на Матрицата за управление на времето на Айзенхауер и Кови.
Квадрант I – Спешни и важни задачи
В Квадрант I на Матрицата за управление на времето на Айзенхауер и Кови попадат дейности и задачи, които са спешни и важни. Ако имаш такива задачи, трябва да ги свършиш веднага.
Безплатен бюлетин
Присъедини се към 1800+ души и получавай бюлетина ни, пълен с важни идеи и прозрения за професионално и личностно развитие.Това са неща като:
- Кризисни ситуации;
- Важни проекти с наближаващ краен срок
- Неотложни проблеми.
Нагледен пример за задача/дейност от Квадрант I е да получиш инфаркт. И е спешно, и е важно.
За живота в Квадрант I Стивън Кови отбелязва следното:
“Квадрант I има способността да се увеличава непрекъснато, докато ви завладее напълно, ако вниманието ви е насочено само към него.”
Известни са два типа спешни и важни задачи.
Първият тип спешни и важни задачи са тези, които си отлагал до последната минута. Можеш да ги намалиш или изцяло елиминираш, като ги планираш предварително и/или спреш да отлагаш.
Вторият тип спешни и важни задачи са онези, които те връхлитат най-неочаквано. Има кризисни ситуации, които просто няма как да се предвидят. Затова е добре, когато планираш, да оставяш известен резерв от време в деня или седмицата, за да можеш да се справиш адекватно с подобен тип “пожари”. А ако ситуацията е особено спешна и важна, следва да реорганизираш всички останали задачи, които ще трябва да почакат.
Нормално е в програмата ти да има много спешни и важни задачи от Квадрант I. Все пак имай предвид, че ако ежедневието ти е изцяло запълнено с подобни дейности, рано или късно ще се появят странични ефекти – стрес, непрекъснато управление на кризи и вечно потушаване на пожари.
Неслучайно Квадрант I е известен още и като “Квадрант на стреса”.
Квадрант II – Неспешни и важни задачи
В Квадрант II на Матрицата за управление на времето на Айзенхауер и Кови попадат дейности и задачи, които са неспешни и важни. Ако имаш такива задачи, трябва да планираш времето си, за да ги свършиш.
Това са неща като:
- Профилактика, превенция;
- Планиране, подготовка;
- Изграждане на взаимоотношения;
- Преоценка, подобрения.
Нагледен пример за задача/дейност от Квадрант II е да подариш цвете на жена си без повод. Не е спешно (няма повод!), но е важно, както и да го погледнеш. 🙂
Дейностите от Квадрант II са ключови и най-силно свързани с успеха, развитието и постигане на висока ефективност в професионалния или личния живот. Но нали помниш какво е казал Айзенхауер? “Важните неща никога не са спешни.” Проблемът с дейностите от Квадрант II е, че тъй като не са спешни, ние много често сме склонни да ги пренебрегваме, отлагаме и изобщо да не ги вършим.
За Квадрант II Стивън Кови отбелязва следното:
“Кое е нещото, което бихте могли да направите и което, ако го правите редовно, би предизвикало огромна положителна промяна в личния и професионалния ви живот?
Дейностите от Квадрант II са от този тип. Ето защо ефективността ни се увеличава, ако ги вършим.”
За задачите от Квадрант II е нужно предварително да се планира време, за да се свършат, при това да се свършат в среда без прекъсвания. В противен случай задачите от другите квадранти ще вземат превес.
Или, ключът за задачите от Квадрант II се крие в тяхното конкретно планиране. Когато планираш подобни задачи, заделяй си резерв от време, за да можеш да се справиш адекватно с неочаквани препятствия, които могат да възникнат. Това ще увеличи шансовете ти да завършиш задачите по план, което ще ти помогне да не изпадаш в стресови ситуации с огромна спешност.
Всъщност, когато говорим за управление на времето, трябва да имаме предвид, че най-вече има смисъл да правим това за задачи от Квадрант II. Именно за тези важни, но неспешнни дейности човек се нуждае от умения да управлява ефективно времето си.
Квадрант III – Спешни и неважни задачи
В Квадрант III на Матрицата за управление на времето на Айзенхауер и Кови попадат дейности и задачи, които са спешни и неважни. Ако имаш такива задачи, в идеалния случай трябва да ги отклониш или делегираш.
Това са неща като:
- Прекъсвания;
- Някои телефонни разговори, имейли, срещи, отчети;
- Належащи въпроси;
- Обичайни дейности.
Нагледен пример за задача/дейност от Квадрант III е да провеждаш важен разговор с определен човек, но телефонът ти да звънне и ти да го вдигнеш. Телефонното позвъняване създава чувството за спешност, но най-вероятно твоят разговор с човека до теб е много по-важен.
За Квадрант III Стивън Кови отбелязва следното:
“Има хора, които прекарват по-голямата част от времето си в спешния, но маловажен Квадрант III, мислейки си, че се намират в Квадрант I. Те реагират предимно на спешните неща, приемайки ги също и за важни. Но в действителност тяхната спешност е определена от приоритетите и очакванията на други хора.”
Доста често източник на задачи от Квадрант III за нас са другите хора. Колеги влизат в кабинета ни и искат помощ. Някакви хора питат нещо и очакват да им дадем информация. Други ни търсят по телефона. Трети ни пишат имейли. Постоянно ни канят на срещи и оперативки. Всичко това създава усещане за спешност, но нека не забравяме Принципа на Айзенхауер – “Спешните задачи не са важни”.
За да се справяш с потока от спешни и неважни задачи, трябва да казваш “Не” на другите – учтиво и дипломатично, разбира се. Ако някой има проблем, той следва да опитва да го реши сам, а не да очаква ти да му го решиш.
Ако заемаш мениджърска длъжност, имаш прекрасната възможност да се справяш с някои от задачите от Квадрант III. Научи как работи ефективното делегиране и упълномощавай твоите сътрудници да изпълняват редица спешни, но неважни за теб дейности.
В зависимост от ситуацията може да е невъзможно да възможиш на друг някаква задача от Квадрант III. В този случай си отделяй изрично време за подобни задачи. Например, определи време за срещи с хора, които често те търсят или очакват да си с тях на срещи/оперативки и го разгласи, за да знаят другите кога си на тяхно разположение. Така и ти ще имаш повече време за важните за теб неща.
Нормално е в програмата ти да има спешни и неважни задачи от Квадрант III. Все пак имай предвид, че ако денят ти е изцяло запълнен с подобни дейности, фокусът ти на работа ще е прекалено краткосрочен, взаимоотношенията ти с важните за теб хора могат да станат доста повърхностни и като цяло ще имаш чувството, че си жертва, която няма контрол върху собствените си цели и приоритети.
Квадрант IV – Неспешни и неважни задачи
В Квадрант IV на Матрицата за управление на времето на Айзенхауер и Кови попадат дейности и задачи, които са неспешни и неважни. Ако имаш такива задачи, прекрати ги час по-скоро.
Това са неща като:
- Незначителни задачи;
- Някои телефонни разговори;
- Разговори с хора, които ни губят времето;
- Приятни дейности.
Нагледен пример за дейност от Квадрант IV е твърде честото проверяване на новостите във Facebook или чатове в Messenger или Viber. Подобни занимания разтоварват, но и имат склонност да разсейват и изяждат ценно време, без да допринасят с нещо за твоя успех или резултати в някаква област.
За Квадрант IV, както и за Квадрант III, Стивън Кови казва следното:
“Хората, които прекарват времето си най-вече в Квадранти III и IV водят живот, лишен от отговорност.”
Дейностите от Квадрант IV са просто приятни или разсейващи неща, които трябва да избягваш, ако е възможно. Прояви воля и скъсай с някоя вредна привичка. Ако има човек, който често “източва” твоя най-ценен ресурс – времето ти, кажи учтиво, но категорично “Не” и му обясни защо.
Нормално е понякога в деня ти да има време за неспешни и неважни задачи като малко време за социалните мрежи, почивка и неангажиращ разговор с колега на по чаша кафе, сърфиране в интернет или някоя и друга игра на мобилния телефон. Все пак имай предвид, че ако ежедневието ти е изцяло запълнено с подобни дейности, това ще е проява на абсолютна безотговорност и може да доведе до катастрофа в професионален или личен план.
Мениджър ли си?
В резюме
Матрица за управление на времето на Айзенхауер и Кови ни помага да определим дейностите, върху които да се фокусираме, както и дейностите, които да избягваме. Тази матрица лежи в основата на всяко обучение по управление на времето.
Голямата поука от Матрицата е, че следва да правим ясна разлика между спешните и важните дейности. Неслучайно същинското управление на времето се крие в работата с дейностите от Квадрант II. Там се намират задачите, които обикновено не са спешни, но са истински важни.
Ако искаме повече успехи, резултати и висока ефективност в живота си, важните (а не спешните) задачи ще ни помогнат да осъществим това.
Прочети повече: Седемте навика на високоефективните хора на Кови.
