Често ни се налага да балансираме между голям брой служебни отговорности и лични ангажименти. Потокът от нови задачи е непрекъснат, а всяка е от спешна, по-спешна.
Подобно ежедневие, изпълнено с множество и все спешни задачи, може да е източник на сериозен стрес. Освен това, човек лесно може да остане с чувството, че върши много неща, но постига твърде малко.
Известен е инструмент, наричан “Матрица на Айзенхауер” или “Матрица на Кови”, който обяснява в кои задачи следва да инвестираме по-голямата част от времето си и кои задачи трябва да избягваме, за да управляваме времето си по-ефективно.
Нека разберем как да правим това.
Матрица за управление на времето
Двама души, без да са работили съвместно, са създатели на матрицата за управление на времето. Това са Дуайт Айзенхауер и Стивън Кови.
Дуайт Айзенхауер е 34-ти президент на САЩ (1953-1961) и главнокомандващ съюзническите войски по време на Втората световна война с ранг на армейски генерал.
През 1954г., в реч пред Втората асамблея на Световния съвет на църквите, като цитира неназован бивш президент на Northwestern University, Айзенхауер отбелязва:
“Аз имам два вида проблеми: спешни и важни. Спешните не са важни, а важните никога не са спешни.”
Това изказване за организиране на потока от задачи и определяне на приоритети става известно като “Принцип на Айзенхауер”. То насочва към идеята, че всичко, което правим в живота, може да се определи чрез показателите „Спешност“ и „Важност“:
- Спешни задачи. Обикновено те са ясно забележими и изискват нашето внимание. Те изникват пред нас и трябва да ги свършим, а ако не го сторим, последиците са незабавни.
- Важни задачи. Това за задачите, свързани с резултатите. Те допринасят за постигането на целите и главните ни приоритети.
В зависимост от комбинирането на тези два показателя – “Спешност” и “Важност”, всяка една задача или дейност, която изисква нашето време или внимание може да се разположи в някой от квадрантите на следната матрица:
Тук е мястото да направя едно важно уточнение.
Не е известна информация, че Айзенхауер е използвал матрицата по-горе, за да организира времето си. Факт е, че цитирайки друг човек, Айзенхауер е изтъкнал публично ролята на двата показателя “Спешност” и “Важност”. С това обаче се изчерпва приносът му за развитието или популярността на този инструмент за управление на времето. Не е известно Айзенхауер да е използвал визуалния модел, показан по-горе или терминологията и идеите, която ще обсъдим по-долу.
В същото време има човек, чиито трудове са допринесли в огромна степен за популярността на матрицата. Това е Стивън Кови, който във фундаменталната си книга “Седемте навика на високоефективните хора” задълбочено очертава идеята на матрицата и как точно да се използва тя за ефективно управление на времето.
Поради големия принос на Стивън Кови в тази статия навсякъде ще използвам и неговото име (до това на Айзенхауер) за описание на този чудесен инструмент за управление на времето – “Матрицата на Айзенхауер и Кови”.
И така, нека разгледаме четирите квадранта на Матрицата за управление на времето на Айзенхауер и Кови.
Квадрант I – Спешни и важни задачи
В Квадрант I на Матрицата за управление на времето на Айзенхауер и Кови попадат дейности и задачи, които са спешни и важни. Ако имаш такива задачи, трябва да ги свършиш веднага.
Това са неща като:
- Кризисни ситуации;
- Важни проекти с наближаващ краен срок
- Неотложни проблеми.
Нагледен пример за задача/дейност от Квадрант I е да получиш инфаркт. И е спешно, и е важно.
За живота в Квадрант I Стивън Кови отбелязва следното:
“Квадрант I има способността да се увеличава непрекъснато, докато ви завладее напълно, ако вниманието ви е насочено само към него.”
Известни са два типа спешни и важни задачи.
Първият тип спешни и важни задачи са тези, които си отлагал до последната минута. Можеш да ги намалиш или изцяло елиминираш, като ги планираш предварително и/или спреш да отлагаш.
Вторият тип спешни и важни задачи са онези, които те връхлитат най-неочаквано. Има кризисни ситуации, които просто няма как да се предвидят. Затова е добре, когато планираш, да оставяш известен резерв от време в деня или седмицата, за да можеш да се справиш адекватно с подобен тип “пожари”. А ако ситуацията е особено спешна и важна, следва да реорганизираш всички останали задачи, които ще трябва да почакат.
Нормално е в програмата ти да има много спешни и важни задачи от Квадрант I. Все пак имай предвид, че ако ежедневието ти е изцяло запълнено с подобни дейности, рано или късно ще се появят странични ефекти – стрес, непрекъснато управление на кризи и вечно потушаване на пожари.
Неслучайно Квадрант I е известен още и като “Квадрант на стреса”.
Квадрант II – Неспешни и важни задачи
В Квадрант II на Матрицата за управление на времето на Айзенхауер и Кови попадат дейности и задачи, които са неспешни и важни. Ако имаш такива задачи, трябва да планираш времето си, за да ги свършиш.
Това са неща като:
- Профилактика, превенция;
- Планиране, подготовка;
- Изграждане на взаимоотношения;
- Преоценка, подобрения.
Нагледен пример за задача/дейност от Квадрант II е да подариш цвете на жена си без повод. Не е спешно (няма повод!), но е важно, както и да го погледнеш. 🙂
Дейностите от Квадрант II са ключови и най-силно свързани с успеха, развитието и постигане на висока ефективност в професионалния или личния живот. Но нали помниш какво е казал Айзенхауер? “Важните неща никога не са спешни.” Проблемът с дейностите от Квадрант II е, че тъй като не са спешни, ние много често сме склонни да ги пренебрегваме, отлагаме и изобщо да не ги вършим.
За Квадрант II Стивън Кови отбелязва следното:
“Кое е нещото, което бихте могли да направите и което, ако го правите редовно, би предизвикало огромна положителна промяна в личния и професионалния ви живот?
Дейностите от Квадрант II са от този тип. Ето защо ефективността ни се увеличава, ако ги вършим.”
За задачите от Квадрант II е нужно предварително да се планира време, за да се свършат, при това да се свършат в среда без прекъсвания. В противен случай задачите от другите квадранти ще вземат превес.
Или, ключът за задачите от Квадрант II се крие в тяхното конкретно планиране. Когато планираш подобни задачи, заделяй си резерв от време, за да можеш да се справиш адекватно с неочаквани препятствия, които могат да възникнат. Това ще увеличи шансовете ти да завършиш задачите по план, което ще ти помогне да не изпадаш в стресови ситуации с огромна спешност.
Всъщност, когато говорим за управление на времето, трябва да имаме предвид, че най-вече има смисъл да правим това за задачи от Квадрант II. Именно за тези важни, но неспешнни дейности човек се нуждае от умения да управлява ефективно времето си.
Квадрант III – Спешни и неважни задачи
В Квадрант III на Матрицата за управление на времето на Айзенхауер и Кови попадат дейности и задачи, които са спешни и неважни. Ако имаш такива задачи, в идеалния случай трябва да ги отклониш или делегираш.
Това са неща като:
- Прекъсвания;
- Някои телефонни разговори, имейли, срещи, отчети;
- Належащи въпроси;
- Обичайни дейности.
Нагледен пример за задача/дейност от Квадрант III е да провеждаш важен разговор с определен човек, но телефонът ти да звънне и ти да го вдигнеш. Телефонното позвъняване създава чувството за спешност, но най-вероятно твоят разговор с човека до теб е много по-важен.
За Квадрант III Стивън Кови отбелязва следното:
“Има хора, които прекарват по-голямата част от времето си в спешния, но маловажен Квадрант III, мислейки си, че се намират в Квадрант I. Те реагират предимно на спешните неща, приемайки ги също и за важни. Но в действителност тяхната спешност е определена от приоритетите и очакванията на други хора.”
Доста често източник на задачи от Квадрант III за нас са другите хора. Колеги влизат в кабинета ни и искат помощ. Някакви хора питат нещо и очакват да им дадем информация. Други ни търсят по телефона. Трети ни пишат имейли. Постоянно ни канят на срещи и оперативки. Всичко това създава усещане за спешност, но нека не забравяме Принципа на Айзенхауер – “Спешните задачи не са важни”.
За да се справяш с потока от спешни и неважни задачи, трябва да казваш “Не” на другите – учтиво и дипломатично, разбира се. Ако някой има проблем, той следва да опитва да го реши сам, а не да очаква ти да му го решиш.
Ако заемаш мениджърска длъжност, имаш прекрасната възможност да се справяш с някои от задачите от Квадрант III. Научи как работи ефективното делегиране и упълномощавай твоите сътрудници да изпълняват редица спешни, но неважни за теб дейности.
В зависимост от ситуацията може да е невъзможно да възможиш на друг някаква задача от Квадрант III. В този случай си отделяй изрично време за подобни задачи. Например, определи време за срещи с хора, които често те търсят или очакват да си с тях на срещи/оперативки и го разгласи, за да знаят другите кога си на тяхно разположение. Така и ти ще имаш повече време за важните за теб неща.
Нормално е в програмата ти да има спешни и неважни задачи от Квадрант III. Все пак имай предвид, че ако денят ти е изцяло запълнен с подобни дейности, фокусът ти на работа ще е прекалено краткосрочен, взаимоотношенията ти с важните за теб хора могат да станат доста повърхностни и като цяло ще имаш чувството, че си жертва, която няма контрол върху собствените си цели и приоритети.
Квадрант IV – Неспешни и неважни задачи
В Квадрант IV на Матрицата за управление на времето на Айзенхауер и Кови попадат дейности и задачи, които са неспешни и неважни. Ако имаш такива задачи, прекрати ги час по-скоро.
Това са неща като:
- Незначителни задачи;
- Някои телефонни разговори;
- Разговори с хора, които ни губят времето;
- Приятни дейности.
Нагледен пример за дейност от Квадрант IV е твърде честото проверяване на новостите във Facebook или чатове в Messenger или Viber. Подобни занимания разтоварват, но и имат склонност да разсейват и изяждат ценно време, без да допринасят с нещо за твоя успех или резултати в някаква област.
За Квадрант IV, както и за Квадрант III, Стивън Кови казва следното:
“Хората, които прекарват времето си най-вече в Квадранти III и IV водят живот, лишен от отговорност.”
Дейностите от Квадрант IV са просто приятни или разсейващи неща, които трябва да избягваш, ако е възможно. Прояви воля и скъсай с някоя вредна привичка. Ако има човек, който често “източва” твоя най-ценен ресурс – времето ти, кажи учтиво, но категорично “Не” и му обясни защо.
Нормално е понякога в деня ти да има време за неспешни и неважни задачи като малко време за социалните мрежи, почивка и неангажиращ разговор с колега на по чаша кафе, сърфиране в интернет или някоя и друга игра на мобилния телефон. Все пак имай предвид, че ако ежедневието ти е изцяло запълнено с подобни дейности, това ще е проява на абсолютна безотговорност и може да доведе до катастрофа в професионален или личен план.
В резюме
Матрица за управление на времето на Айзенхауер и Кови ни помага да определим дейностите, върху които да се фокусираме, както и дейностите, които да избягваме. Тази матрица лежи в основата на всяко обучение по управление на времето.
Голямата поука от Матрицата е, че следва да правим ясна разлика между спешните и важните дейности. Неслучайно същинското управление на времето се крие в работата с дейностите от Квадрант II. Там се намират задачите, които обикновено не са спешни, но са истински важни.
Ако искаме повече успехи, резултати и висока ефективност в живота си, важните (а не спешните) задачи ще ни помогнат да осъществим това.
Прочети повече: Топ 10 идеи от “Седемте навика на високоефективните хора” на Стивън Кови.
