• Skip to main content
  • Skip to footer

Нова Визия

  • Статии
  • Услуги
  • За нас
Начало / Комуникационни умения
Комуникационни умения

Метод Inbox Zero за управление на електронна поща на Ман

Обновена на 05.01.2021 от Тодор Христов

Метод Inbox Zero за управление на електронна поща на Ман

В бизнеса електронната поща е основно средство за комуникация. Използват я мениджъри, служители, клиенти, доставчици… Дори в личния живот имейлите са неизменна част от ежедневието, за мнозина.

Но с активното използване на имейл комуникация идват и някои проблеми. Един от главните сред тях е стремителното натрупване на имейли, което претъпква и задръства пощата. Дори чисто визуално, да гледаш стотици имейли в пощата си всеки път, когато я отваряш, може лесно да породи усещане за дезорганизация, както и чувство за вина, че нещо не е довършено докрай или че постоянно се отлага.

За целта е измислен т.нар. “Метод Inbox Zero”, който помага за ефективното управление на електронната поща. Нека го разгледаме.

Проблеми с презентациите?

Тодор Христов
Можем да помогнем. Ето как:
  • Фирмено обучение по презентации
  • Онлайн курс по презентации
  • Онлайн курс по невербална комуникация

Метод Inbox Zero на Ман

Методът Inbox Zero за управление на електронна поща е откритие на Мерлин Ман – популярен интернет предприемач и автор на оригинални хрумвания.

Главната идея на метода Inbox Zero е в програмата (или сайта) за електронна поща да се поддържа състояние, в което има нула имейла всеки път, когато се затваря програмата (сайта) за електронна поща.

Под програма за електронна поща имам предвид имейл клиенти като Outlook и Thunderbird, а под сайт за електронна поща визирам онлайн услуги като Gmail или Abv.bg, например.

Според правилата на Inbox Zero всеки път, когато отвориш програмата или сайта за електронна поща и в него има имейли, трябва да предприемеш някакво действие, така че след като затвориш електронната поща, в инбокса й да има нула имейла.

Действията, които могат да се предприемат според метода Inbox Zero, когато се получи поредния имейл, са:

  • Изтриване. Ако имейлът е маловажен и не изисква някакво действие от твоя страна, той трябва да се изтрие, т.е. той повече да не се намира в инбокса.
  • Делегиране. Ако въпросът или задачата, свързана с имейла може да се възложи на друг (стига да има на кого), имейлът следва да се препрати към него. След това, имейлът трябва да се архивира, т.е. той повече да не се намира в инбокса.
  • Отговаряне. Ако имейлът позволява да се отговори, без да се губи много време, трябва да се отговори незабавно. Едно добро правило е да се отговаря на имейли незабавно, ако това ще отнеме около 2 минути. След това, имейлът трябва да се архивира, т.е. той повече да не се намира в инбокса.
  • Отлагане. Ако имейлът изисква отговор, но в момента достатъчно време, не разполагаш с нужната информация или няма на кого да делегираш работата, можеш да поставиш писмото в специална папка “За отговор”, за да му отговориш по-късно, да го маркираш да напомни за себе си след определено време или да го добавиш към списъка си от задачи за близко бъдеще. След това, имейлът трябва да се архивира, т.е. той повече да не се намира в инбокса.
  • Свършване на работата. Ако можеш бързо да свършиш работата, която се изисква във връзка с имейла, без дори да отговаряш – свърши я. След това, имейлът трябва да се архивира, т.е. той повече да не се намира в инбокса.

Както виждаш, във всеки от петте сценария, накрая имейлът се изтрива или архивира, т.е. той повече не се намира във т.нар. “инбокс” (входящата поща).

Моят личен опит с Inbox Zero дартира някъде от 2006 г. Благодарение на него вече години наред в инбокса ми по всяко време има или минимален брой писма (едноцифрено количество), или нула писма, въпреки, че ежедневно получавам десетки имейли.

Усещането да имаш нула имейла в пощата си е много освежаващо и се отразява чудесно на продуктивността. За да работи обаче, методът Inbox Zero ледва да се прилага агресивно и дисциплинирано всеки ден.

Мерлин Ман за Inbox Zero

Във видеото по-долу самият Мерлин Ман разкрива принципите на Inbox Zero:

Е-книга по управление на човешките ресурси

Мениджър ли си?

Е-книгата „Ръководство за успешно управление на човешките ресурси“ (PDF) ще ти представи цялостна система за работа, която може да се приложи в практиката на всеки ръководител на организация или мениджър по човешки ресурси с минимални или дори без никакви промени.

В резюме

Методът Inbox Zero за управление на електронна поща на Ман изисква да се поддържа състояние, в което има нула имейла всеки път, когато се затваря програмата (сайта) за електронна поща.

За целта следва системно да се извършват някои от следните действия, свързани с постъпващите имейл съобщения:

  • Изтриване;
  • Делегиране;
  • Отговаряне;
  • Отлагане;
  • Свършване на работата.

Прочети повече: Метод GTD за управление на времето на Алън.

Безплатен бюлетин

Присъедини се към 1800+ души и получавай бюлетина ни, пълен с важни идеи и прозрения за професионално и личностно развитие.
Безплатно всеки Петък. Без спам!

За Тодор Христов

Тодор Христов е съосновател на Нова Визия и водещ на обучения. Разгледай неговите фирмени обучения и онлайн курсове по теми като управление, продажби и лична ефективност.

Безплатен бюлетин

Присъедини се към 1800+ души и получавай имейл бюлетина ни, пълен с важни идеи и прозрения за професионално и личностно развитие. Всеки Петък. Без спам!

Footer

Полезни страници

Фирмени обучения
Онлайн курсове
Е-книги
Бюлетин
За нас
Статии
Контакти

Следвай ни

  • Email
  • Facebook
  • LinkedIn

За Нова Визия

Нова Визия е образователен сайт за професионално и личностно развитие, дело на “Сита Мениджмънт Консулт” ООД и подкрепян от Златни Правила. Благодарим ти, че ни четеш!

Политика за авторските права • За реклама • Политика за бисквитките

Всички права запазени © 2023 Нова Визия