В бизнеса електронната поща е основно средство за комуникация. Използват я мениджъри, служители, клиенти, доставчици… Дори в личния живот имейлите са неизменна част от ежедневието, за мнозина.
Но с активното използване на имейл комуникация идват и някои проблеми. Един от главните сред тях е стремителното натрупване на имейли, което претъпква и задръства пощата. Дори чисто визуално, да гледаш стотици имейли в пощата си всеки път, когато я отваряш, може лесно да породи усещане за дезорганизация, както и чувство за вина, че нещо не е довършено докрай или че постоянно се отлага.
За целта е измислен т.нар. “Метод Inbox Zero”, който помага за ефективното управление на електронната поща. Нека го разгледаме.
Метод Inbox Zero на Ман
Методът Inbox Zero за управление на електронна поща е откритие на Мерлин Ман – популярен интернет предприемач и автор на оригинални хрумвания.
Главната идея на метода Inbox Zero е в програмата (или сайта) за електронна поща да се поддържа състояние, в което има нула имейла всеки път, когато се затваря програмата (сайта) за електронна поща.
Под програма за електронна поща имам предвид имейл клиенти като Outlook и Thunderbird, а под сайт за електронна поща визирам онлайн услуги като Gmail или Abv.bg, например.
Според правилата на Inbox Zero всеки път, когато отвориш програмата или сайта за електронна поща и в него има имейли, трябва да предприемеш някакво действие, така че след като затвориш електронната поща, в инбокса й да има нула имейла.
Действията, които могат да се предприемат според метода Inbox Zero, когато се получи поредния имейл, са:
- Изтриване. Ако имейлът е маловажен и не изисква някакво действие от твоя страна, той трябва да се изтрие, т.е. той повече да не се намира в инбокса.
- Делегиране. Ако въпросът или задачата, свързана с имейла може да се възложи на друг (стига да има на кого), имейлът следва да се препрати към него. След това, имейлът трябва да се архивира, т.е. той повече да не се намира в инбокса.
- Отговаряне. Ако имейлът позволява да се отговори, без да се губи много време, трябва да се отговори незабавно. Едно добро правило е да се отговаря на имейли незабавно, ако това ще отнеме около 2 минути. След това, имейлът трябва да се архивира, т.е. той повече да не се намира в инбокса.
- Отлагане. Ако имейлът изисква отговор, но в момента достатъчно време, не разполагаш с нужната информация или няма на кого да делегираш работата, можеш да поставиш писмото в специална папка “За отговор”, за да му отговориш по-късно, да го маркираш да напомни за себе си след определено време или да го добавиш към списъка си от задачи за близко бъдеще. След това, имейлът трябва да се архивира, т.е. той повече да не се намира в инбокса.
- Свършване на работата. Ако можеш бързо да свършиш работата, която се изисква във връзка с имейла, без дори да отговаряш – свърши я. След това, имейлът трябва да се архивира, т.е. той повече да не се намира в инбокса.
Както виждаш, във всеки от петте сценария, накрая имейлът се изтрива или архивира, т.е. той повече не се намира във т.нар. “инбокс” (входящата поща).
Моят личен опит с Inbox Zero дартира някъде от 2006 г. Благодарение на него вече години наред в инбокса ми по всяко време има или минимален брой писма (едноцифрено количество), или нула писма, въпреки, че ежедневно получавам десетки имейли.
Усещането да имаш нула имейла в пощата си е много освежаващо и се отразява чудесно на продуктивността. За да работи обаче, методът Inbox Zero ледва да се прилага агресивно и дисциплинирано всеки ден.
Мерлин Ман за Inbox Zero
Във видеото по-долу самият Мерлин Ман разкрива принципите на Inbox Zero:
В резюме
Методът Inbox Zero за управление на електронна поща на Ман изисква да се поддържа състояние, в което има нула имейла всеки път, когато се затваря програмата (сайта) за електронна поща.
За целта следва системно да се извършват някои от следните действия, свързани с постъпващите имейл съобщения:
- Изтриване;
- Делегиране;
- Отговаряне;
- Отлагане;
- Свършване на работата.
Прочети повече: Метод GTD за управление на времето на Алън.
