Модел 7S на Маккинзи

Може ли една организация да се развива успешно, ако стратегията ѝ е отлична, но управлението й страда? Или ако хората й са талантливи, но няма споделени ценности, които да ги обединяват?

Популярният Модел 7S на Маккинзи анализира тези въпроси и им дава системен отговор. С негова помощ се прави задълбочен анализ на текущото състояние на организацията, както и се идентифицират областите, в които са нужни корекции, за да се подобри цялостната й ефективност.

Да го разгледаме.

Какъв е моделът 7S на Маккинзи?

Моделът 7S е дело на Том Питърс и Робърт Уотърман – известни консултанти по мениджмънт от САЩ, които го създават по време на работата си в международната консултантска компания McKinsey & Company в началото на 80-те години на XX век. Двамата са също така автори на бестселъра “In Search of Excellence” (1982) и на предложената в книгата концепция за съвършенство във фирменото управление.

Голямата идея на модела 7S е, че за да функционира една организация ефективно, всички нейни елементи следва да са в добро състояние и да се съчетават подходящо един с друг.

Моделът 7S на Маккинзи разглежда седем взаимосвързани елемента на всяка организация. Това са:

1. Стратегия (Strategy) – планът, който организацията има, за да изгради и поддържа конкурентно предимство.
2. Структура (Structure) – начинът, по който е организирана организацията и кой на кого е подчинен.
3. Системи (Systems) – ежедневните дейности, правила и процедури, към които се придържат служителите на организацията, за да вършат своята работа.
4. Споделени ценности (Shared Values) – ключовите ценности в организацията, които формират нейната култура и работна етика.
5. Стил (Style) – начинът, по който се управляват служителите и се упражнява лидерство от страна на мениджърите.
6. Служители (Staff) – хората в организацията и техните общи качества.
7. Способности (Skills) – конкретните знания, умения и компетенции на служителите в организацията.

Всяка от тези седем области оказва влияние върху останалите. Те не съществуват независимо, а са в постоянна взаимозависимост. Именно това прави модела толкова ценен – той не само идентифицира елементите, но и показва нуждата от хармония между тях.

Седемте елемента на модела 7S са разделени в две основни категории:

• Твърди елементи – Стратегия, Структура, Системи.
• Меки елементи – Споделени ценности, Стил, Служители, Способности.

Твърдите елементи на организацията са по-лесни за определяне и мениджърите могат да им влияят директно. Тези елементи са организационната стратегия, организационната структура и системите (процедурите, правилата) за работа.

Меките елементи могат да са по-трудни за дефиниране, тъй като са по-слабо измерими. Меките елементи обаче са еднакво важни както твърдите и включват организационните ценности и култура, стилът на управление, служителите в организацията и техните компетенции.

Моделът 7S на Маккинзи е представен на диаграмата по-долу:

Както се вижда на диаграмата, централен елемент за модела 7S на Маккинзи са “Споделени ценности”. Защо е така?

Поставянето на “Споделени ценности” в центъра на модела подчертава, че ценностите в организацията са ключови за развитието на всички останали елементи от модела 7S. Стратегията, структурата, системите, стила на управление, служителите и техните способности са функция от ценностите, от начина, по който организацията е била замислена, създадена и ръководена.

Ценностите първоначално се определят от основателите на организацията, но те не са статични и с течение на времето нерядко се променят. Респективно, променят се и всички останали елементи на модела 7S.

Нека разгледаме подробно всеки от седемте елемента по модела 7S на Маккинзи.

1. Стратегия

Стратегията е планът, чрез който организацията постига своите дългосрочни цели и изгражда конкурентно предимство. Тя определя как фирмата реагира на промените във външната среда и как използва наличните ресурси, за да реализира визията си.

Стратегията трябва да е реалистична, гъвкава и съгласувана с останалите елементи от модела 7S, особено с организационната структура, системите и способностите.

Въпроси за анализ:

• Кои са главните цели, които иска да постигне организацията?
• Каква е стратегията на организацията?
• Как организацията се опитва да постигне конкурентно предимство?
• Има ли организацията уникално конкурентно предимство?
• Как организацията се справя с промените във външната среда?

Пример: Фирма в технологичния сектор може да има стратегия за иновации чрез бързо въвеждане на нови продукти. Ако обаче системите за разработка и структурата ѝ не поддържат тази стратегия, тя трудно ще бъде реализирана ефективно.

2. Структура

Структурата описва организационното устройство – кой на кого е подчинен, как са разпределени ролите и как се вземат решения.

Добре проектираната структура трябва да улеснява реализацията на стратегията и да насърчава ефективното взаимодействие между отдели и нива на управление.

Въпроси за анализ:

• Каква е нашата организационна структура?
• Централизирана или децентрализирана е структурата ни?
• Какви са диапазоните и равнищата на управление?
• Как се извършват взаимодействията между отдели и екипи?

Пример: Малка семейна компания може да използва неформална структура с тесен ръководен кръг. При разрастване обаче ще възникне нужда от по-формална йерархична структура с ясно разпределени отговорности и процеси на отчетност.

3. Системи

Системите включват всички процедури, правила, механизми и процеси, чрез които организацията функционира ежедневно. Те обхващат области като финанси, производство, продажби, човешки ресурси и информационни технологии.

Системите не само улесняват работата, но и осигуряват предвидимост и контрол. Добре проектираните системи подкрепят стратегията и подобряват ефективността.

Въпроси за анализ:

• Кои са главните системи в организацията?
• Как функционират тези системи?
• Как се контролират системите и се установяват и документират грешки?

Пример: Ако фирма внедри система ISO 9001, но служителите не са обучени да я използват ефективно, системата ще остане неизползван актив и може дори да затрудни работата.

4. Споделени ценности

Споделените ценности са ядрото на организацията – принципите, вярванията и убежденията, които обединяват хората и насочват поведението им. Те формират културата и определят “начина, по който тук се вършат нещата”.

Ценностите трябва да бъдат ясно формулирани, комуникирани и споделяни от всички в организацията. Без тях стратегията, структурите и системите губят смисъл.

Въпроси за анализ:

• Кои са ключовите ценности на организацията?
• Каква е организационната култура?

Пример: В една фирма, където ценности като “почтеност” и “отговорност” са водещи, служителите по-рядко ще се нуждаят от строги правила и контрол – защото ще действат в съответствие с културните норми.

5. Стил

Под “стил” се разбира преобладаващият подход, по който лидерите управляват – как комуникират, как вземат решения, как мотивират и какво поведение поощряват. Стилът има силно въздействие върху мотивацията и ангажираността на служителите.

Важно е стилът на лидерство да е съгласуван със споделените ценности и стратегията на организацията.

Въпроси за анализ:

• Какъв е преобладаващият стил на управление – авторитарен, демократичен?
• Колко ефективно е лидерството?
• Работи ли се в екип или доминира индивидуалният подход?

Пример: Фирма, която си е поставила за цел иновации и гъвкавост, не може да се управлява с авторитарен или бюрократичен стил – ще се задуши инициативността и креативността на служителите.

6. Служители

Този елемент разглежда човешкият ресурс – какви хора работят в организацията, какви са техните роли, опит и характеристики. Служителите са ключов фактор за реализацията на стратегията и за поддържане на културата.

Добрата съвместимост между изискванията на длъжностите и профила на заетите лица е критично важна.

Въпроси за анализ:

• Какви длъжности има в организацията?
• Кои длъжности са вакантни или се дублират?
• Има ли разминаване между изискванията и качествата на служителите?

Пример: Организация, в която има множество незаети ключови позиции или служители без нужната квалификация, не може да изпълнява ефективно задачите си – независимо от добрата стратегия.

7. Способности

Способностите се отнасят до специфичните знания, умения и компетенции, които притежават хората в организацията. Това включва както технически, така и управленски умения.

Организациите, които развиват способностите си системно, имат по-висока устойчивост и способност за адаптация.

Въпроси за анализ:

• Кои са най-добре представените знания и умения?
• Къде има дефицит на компетентност?
• Какъв е процесът на учене в организацията?
• Как се измерва и оценява компетентността?

Пример: Фирма, която инвестира в обучение по продажби за търговския си екип, ще подобри не само резултатите, но и ангажираността на служителите – защото ще покаже, че цени развитието им.

Приложение

Моделът 7S на Маккинзи може да се използва от мениджъри и консултанти в редица практически ситуации. Ето някои основни области на приложение:

• Оценка на текущото състояние на организацията. Моделът 7S предоставя систематичен начин за анализ на състоянието на ключовите организационни елементи. Чрез него могат да се установят слабите звена и несъответствия между елементите, които възпрепятстват ефективността.
• Планиране и управление на организационна промяна. При въвеждане на промяна – нова стратегия, преструктуриране или нова технологична система – моделът помага да се идентифицират елементите, които също трябва да се променят, за да се гарантира съгласуваност.
• Интеграция след сливания и придобивания. При обединяване на две организации често възникват културни и структурни различия. Моделът 7S подпомага анализа на тези различия и създаването на план за тяхното хармонизиране – с фокус върху ценностите, стиловете на управление, системите и човешкия потенциал.
• Стратегическо планиране. Моделът може да се използва като отправна точка за стратегически работни срещи, в които се обсъжда не само “накъде да върви организацията”, но и “с какви ресурси и под каква форма”. Чрез него ръководителите могат да видят по-ясно взаимовръзките между дългосрочната визия и оперативната реалност.
• Развитие на лидери и екипи. В процеса на развиване на лидерски компетенции или изграждане на силни екипи, моделът 7S насочва вниманието към важни аспекти като стил на управление, умения, ценности и структура на отговорностите.

В резюме

Моделът 7S на Маккинзи дава рамка за преглед на най-важните елементи в организацията:

1. Стратегия;
2. Структура;
3. Системи;
4. Споделени ценности;
5. Стил;
6. Служители;
7. Способности.

Ако ефективността на организацията е влошена и нещо не е както трябва, най-вероятно един или повече от седемте елемента не функционира правилно или е несъвместим с останалите елементи. Това е повод да се повдигне дискусия за визията на ключовите ръководители относно проблемните елементи, както и всички останали елементи, в по-общ план.

В този смисъл, моделът 7S е много полезен инструмент за организационен анализ и стратегическо планиране.

Прочети повече: Кратка история на мениджмънта.