Модел за екипна ефективност на Каценбах и Смит

Какво прави един екип наистина ефективен? Защо някои екипи постигат изключителни резултати, докато други изпадат в застой, въпреки наличието на талантливи хора в тях?

В търсенето на отговори на тези въпроси са съзадени различни модели за обяснение на природата на екипите и тяхната ефективност. Един от най-влиятелни сред тях е моделът за екипна ефективност на Каценбах и Смит.

Да го разгледаме.

Какъв е моделът за екипна ефективност на Каценбах и Смит?

Моделът за екипна ефективност, който ще разгледаме по-долу, е дело на Джон Каценбах и Дъглас Смит – световни експерти по управление на екипи от САЩ, които го представят за пръв път в книгата си “The Wisdom of Teams: Creating the High-Performance Organization” през 1993 г.

Каценбахи Смит, опирайки се на обширни изследвания и над 50 казуса от реалната бизнес практика, установяват, че съществуват ясни, повтарящи се характеристики на екипите, които постигат високи резултати. Според тях истинският екип не е просто група хора, събрани да работят заедно, а е малка група от хора с взаимно допълващи се умения, ангажирани от обща цел, с ясни задачи за изпълнение и със споделена отчетност.

Тази идея на Каценбах и Смит е свързана с друга тяхна концепция, известна като “Крива на екипната ефективност”. В най-високата точка на тази крива се намира именно високоефективният екип – изключителен колектив, който постига впечатляващи резултати благодарение на перфектната синергия между хората в него и способността им да постигат поставените цели с висока ефективност. Моделът за екипна ефективност на Каценбах и Смит се стреми да очертае характеристиките на подобни високоефективни екипи.

Накратко, има три основни характеристики (измерения), чрез които се изгражда и поддържа ефективен екип:

1. Ангажираност (Commitment);
2. Отговорност (Accountability);
3. Умения (Skills).

Тези три умения на високоефективните екипи се свързват помежду си и водят до три вида резултати:

1. Продукти на съвместна работа (Collective Work Products);
2. Лично израстване (Personal Growth);
3. Резултати от представянето (Performance Results).

Моделът на Каценбах и Смит показва, че ефективният екип се изгражда чрез ангажираност към обща цел, споделена отговорност и допълващи се умения. Когато тези три елемента са налице, екипът постига значими резултати от съвместната си работа, подобрява представянето си и насърчава личностното израстване на своите членове.

Моделът за екипна ефективност на Каценбах и Смит е представен на диаграмата по-долу:

Нека да разгледаме по-подробно всяка от трите характеристики на модела.

1. Ангажираност

В основата на всеки ефективен екип стои ангажираността към смислена главна цел, конкретни по-малки цели/задачи за изпълнение и общ подход към работата. Без обща ангажираност на членовете в екипа няма нито сплотеност, нито мотивация, нито посока.

По-конкретно:

• Смислена главна цел. Всеки ефективен екип започва със силна, вдъхновяваща цел. Това не е просто работна задача, а мисия, в която членовете на екипа вярват. Например, един екип от инженери не просто може да работи “по нов софтуер”, а да се стреми да създаде продукт, който ще промени потребителското преживяване в индустрията. Смислената цел е тази, която свързва личната мотивация на всеки от членовете с общия резултат на екипа.
• Конкретни по-малки цели. Но смислената цел няма да е достатъчна, ако не се преформулира в ясни, конкретни, измерими SMART цели за изпълнение. Екипът трябва да знае какво точно трябва да постигне, в какъв срок и с какви критерии за успех. Например, вместо цел от типа “да подобрим обслужването”, конкретна цел е “да намалим времето за отговор на клиентски запитвания с 30% до края на годината”. Конкретните цели дават на хората в екипа яснота, фокус и възможност за проследяване на напредъка.
• Общ подход. Ангажираността обаче не би била устойчива и без съгласие относно как ще се работи заедно – процеси, роли, правила, комуникационни канали. Например, в един маркетингов екип всички могат да се съгласят да се провеждат седмични работни срещи, да се използва вътрешна платформа за проследяване на задачи и да има ясно разпределени отговорности между всички в екипа. Общият подход създава ритъм на работа и избягва объркването и конфликтите.

2. Отговорност

След като екипът е ангажиран с основната си цел, той трябва да изгради вътрешна култура на отчетност. Каценбах и Смит правят важно разграничение между два вида отговорност и акцентират на това, че за да е налице истинска отговорност, екипът следва да е с малка численост.

По-конкретно:

• Индивидуална отговорност. Всеки член на екипа носи лична отговорност за своята работа. Това включва спазване на сроковете, качество на изпълнението на задачите и професионално поведение. Например, ако в един IT екип даден програмист поеме определена задача, той трябва да я изпълни в срок и с нужното качество. Без поемане на персонална отговорност от всеки, екипът ще се разпадне на отделни единици без връзка помежду си.
• Взаимна отговорност. Истинският екип отива по-далеч – членовете му не просто отговарят за себе си, а и се чувстват отговорни един към друг. Например, ако някой изостава със своята работа, колегите му не чакат мениджъра да се намеси, а се включват, питат го какво се случва, помагат му и търсят решение. Това създава култура на взаимна подкрепа, където успехът е общ, а не сбор от индивидуални резултати.
• Малък брой хора. Моделът на Каценбах и Смит акцентира върху числеността на екипа. Малките екипи са по-ефективни, тъй като при тях е по-лесно да се изградят доверие, отчетност и добра комуникация. Идеалният размер според авторите е между 5 и 10 души.

3. Умения

Дори при силна ангажираност и висока отговорност, един екип не би могъл да бъде ефективен без нужните умения. Каценбах и Смит разграничават три основни типа умения, които трябва да са налице в екипа.

Това са:

• Технически/функционални умения. Това са специализираните умения, свързани с конкретната дейност на екипа – програмиране, финанси, логистика, дизайн и др. Например, в един счетоводен екип това включва владеене на счетоводни стандарти, работа със счетоводен софтуер, познаване на данъчното законодателство и др.
• Междуличностни умения. Това са уменията за работа с хора – комуникация, изслушване, емпатия, управление на конфликти. Например, в един екип за обслужване на клиенти е от съществено значение да се слуша активно, да се реагира спокойно при напрежение и да се изгражда доверие.
• Умения за решаване на проблеми. Уменията за анализ, оценка на ситуации, вземане на решения и креативно мислене са ключови за справяне с предизвикателства. Например, в един екип, който работи в областта на логистиката, неочакваното забавяне на някаква доставка изисква бързо вземане на решение какво да се предприеме, така че да се разреши проблема с минимален риск.

Приложение

Моделът за екипна ефективност на Каценбах и Смит може да се прилага в широк спектър от професионални ситуации и организационни контексти:

• Диагностика на екипната ефективност. Чрез модела могат да се идентифицират слабите зони в даден екип – например липса на ясни цели, недостатъчни умения или отсъствие на взаимна отчетност.
• Управление на проектни екипи. Проектните екипи в една организация могат да използват модела като отправна точка за създаване на споделена цел, разпределение на ролите и изграждане на доверие.
• Програми за обучение по управление и лидерство. Отделите по човешк ресурси могат да използват модела като основа за обучение на ръководители как да изграждат и управляват ефективни екипи.
• Подкрепа на стартъпи. В ранната фаза на развитие, стартъпите често страдат от хаотична комуникация. Моделът служи като ръководство за оформяне на ясен екипен фокус и процеси.
• Изграждане на екипи след сливания и придобивания. Когато се обединяват отдели, често липсват ясна цел и сплотеност. Моделът предоставя структура за изграждане на култура и процеси.

В резюме

Моделът за екипна ефективност на Каценбах и Смит предлага ясен и практичен ориентир за изграждане на ефективни екипи, в основата на който лежат три елемента:

1. Ангажираност;
2. Отговорност;
3. Умения

Моделът на Каценбах и Смит е универсално приложим както в големи компании, така и в по-малки организации.

Прочети повече: Екип. Що е то?