Когато захващаме нов проект или търсим решение на определен проблем, нерядко ние се нуждаем от някакъв модел, който да следваме, за да определим правилните стъпки, които да предприемем.
Подобен продуктивен модел е т.нар. “Модел за естествено планиране”, който би могъл да обезпечи максимум ползи срещу минимум усилия.
Нека го разгледаме.
Модел за естествено планиране
Моделът за естествено планиране е откритие на Дейвид Алън – влиятелен експерт по висока продуктивност от САЩ и автор на популярния метод GTD за управление на времето.
След анализ на разнообразни практики за управление на проекти Дейвид Алън открива, че голям процент от проектите, което хората захващат никога не стига до успешен завършек. Причината е, че хората се втурват да ги изпълняват, водени от чувство за спешност, без да си дадат достатъчно време за размисъл, което води до възникване на хаос или работа в разрез с личните им принципи и ценности.
За да преодолее тези недостатъци, Дейвид Алън формулира своя модел за естествено планиране – натурален подход към планирането и организирането на проекти, задачи и дейности.
Моделът за естествено планиране на Алън се състои от пет стъпки:
- Предназначение. Защо съществува този проект?
- Визия. Какво представлява идеалният краен резултат?
- Брейнсторминг. Как ще се постигне желаният резултат?
- Организация. Как ще се структурират идеите в ясен план от приоритети и стъпки?
- Следваща стъпка. Кое е следващото нещо, което трябва да се случи, за да се придвижи проектът напред?
Прилагането на петте стъпки от модела за естествено планиране на Алън в управлението на нов проект са залог за по-продуктивна работа, която има висок шанс да бъде ефективно завършена докрай.
Модел за естествено планиране на Алън е представен на диаграмата по-долу:
Нека разгледаме по-подробно всяка от петте стъпки на модела за естествено планиране на Алън.
1. Предназначение
Предназначението е първата стъпка от модела за естествено планиране на Алън.
Това е стъпката, в която се дава отговор на въпроса “Защо съществува този проект?”, което на свой ред е свързано с изясняване на неговата цел и принципи.
Определянето на ясна цел ни помага да определим какъв е бъдещият краен резултат, към който се стремим. Това създава рамка за вземане на подходящите решения, привличане на необходимите ресурси и фокусиране на усилията и творческата енергия.
На свой ред, определянето на ключови принципи също е от огромно значение. Ние рядко мислим за принципите си съзнателно, но те съществуват и са от особено значение, за да работим усърдно и отдадено по проекта. Не бихме искали да работим по даден проект на всяка цена или в разрез с личните ни принципи и ценности.
Изясняването на предназначението на проекта (цел и принципи) е от ключова важност, ако искаме никога да не изчерпваме мотивацията си за работа по неговите дейности и задачи.
📧 Безплатен бюлетин
Присъедини се към 2100+ души и получавай бюлетина ни, пълен с важни идеи и прозрения за професионално и личностно развитие.2. Визия
Визията е втората стъпка от модела за естествено планиране на Алън.
Това е стъпката, в която се дава отговор на въпроса “Какво представлява идеалният краен резултат?”, което на свой ред е свързано с формулиране на идеята за максимално успешен проект.
Когато имаме визия и знаем точно какъв е залогът, както можем да спечелим и съответно – какво да загубим, ние започваме работа по проекта без отлагане, енергично, с мотивация и ентусиазъм.
И обратно – когато нямаме визия и не знаем към какво точно се стремим и какво бихме искали да постигнем, работата ни по-скоро ще е “на парче”, а първоначалният ни ентусиазъм бързо ще се изпари.
3. Брейнсторминг
Брейнстормингът е третата стъпка от модела за естествено планиране на Алън.
Това е стъпката, в която се дава отговор на въпроса “Как ще се постигне желаният резултат?”, което на свой ред е свързано с генериране на нови идеи.
Когато извършваме брейнсторминг, обичайно наблягаме на количеството идеи и най-често те са всякакви случайни и спонтанни хрумвания, които на свой ред водят до нови идеи и хрумвания.
С течение на времето всички тези идеи кристализират в по-малък брой централни теми – съществени творчески идеи, около които може да се захване бъдещата работа по проекта.
4. Организация
Създаването на организация е четвъртата стъпка от модела за естествено планиране на Алън.
Това е стъпката, в която се дава отговор на въпроса “Как ще се структурират идеите в ясен план от приоритети и стъпки?”, което на свой ред е свързано със създаването на план.
Тази стъпка е моментът, в който ставаме практични. След като вече сме установили предназначение (защо?) и визия (какво?) и сме извършили брейнсторминг (как?), ние можем да идентифицираме всички основни компоненти на проекта и да определим най-приоритетните задачи и последователността от дейности, които трябва да се предприемат.
5. Следваща стъпка
Определянето на следващата стъпка е петата и финална крачка от модела за естествено планиране на Алън.
Това е стъпката, в която се дава отговор на въпроса “Кое е следващото нещо, което трябва да се случи, за да се придвижи проектът напред?”.
В този етап ние вземаме нужните решения, разпределяме необходимите ресурси и задвижваме проекта. Бихме могли да използваме инструменти като матрицата за управление на времето и на основа на критериите “спешност” и “важност” да се захванем с най-приоритетната задача.
Колко детайлно следва да планираме проекта си? Според Дейвид Алън, нужно е да планираме до точката, в която преставаме да се тревожим за това. Повечето пъти ще бъде достатъчно да определим едно-единствено следващо действие.
В резюме
Моделът за естествено планиране на Алън е натурален процес за управление на проекти, който обезпечава максимум ползи срещу минимум усилия.
Моделът на Алън се състои от пет стъпки:
- Предназначение;
- Визия;
- Брейнсторминг;
- Организация;
- Следваща стъпка.
Прочети повече: Модел “Златен кръг” на Синек.
