Електронната поща може да бъде чудесен инструмент за работа. Електронната поща може да бъде и инструмент за отлагане и претрупване със задачи.
Проблемът не е в електронната поща сама по себе си, а в начина, по който я използваме.
Имаше време, когато бях обявил е-мейл банкрут (т.е. живот без е-мейл), но сега проверявам пощата си 2-3 пъти дневно, като се застоявам в нея минимално време.
Разработих група от навици, които ми вършат работа и ми помагат да работя с е-мейли възможно най-малко (но продуктивно) време, за да мога да се фокусирам върху по-важните задачи. Мога честно да кажа, че поне веднъж на ден инбоксът ми е празен и чувството е много приятно.
Описвам навиците си за работа с електронна поща по-долу не за да кажа, че това са навиците, които и ти следва да изградиш, а просто за да покажа един възможен стил на работа.
Моите основни навици за работа с електронна поща са:
1. Ограничено време за обработка на е-мейлите
Не държа програмата си за работа с електронна поща отворена през целия ден, нито я отварям често. Приех идеята, че ще позволявам да се натрупват по 20-30 съобщения без светът да се срути върху главата ми, нито пък че ще бъде трудно да обработя всички е-мейли до пълното изпразване на инбокса.
Забележи, че говоря за време за обработка на е-мейлите, не за време за четене на е-мейлите. Отварям програмата си за електронна поща, за да обработя писмата до изпразване на инбокса, вместо просто да чета писма и да ги оставям в инбокса.
2. Предприемане на действие
Когато отварям е-мейл, вземам бързо решение – да го изтрия/архивирам, да отговоря незабавно (ако ще ми отнеме минута или две), след което да го архивирам или да го добавя в списъка си със задачи за по-късно, след което да го архивирам.
При нито един от тези случаи не оставям писмото да продължава да стои в инбокса ми.
3. Незабавно добавям неща в календара си
Един от най-добрите ми навици е да отварям календара си винаги, когато има някаква дата в е-мейла, която трябва да запомня. Ако някой желае да се срещне с мен или да проведем разговор по Skype или да тренираме заедно, записвам това в календара. Ако се налага да свърша нещо през следващата седмица, записвам го в календара.
При мен това вече се е превърнало в автоматичен навик и така рядко забравям каквото и да е било.
4. Клавишни шорткъти
Използвам Gmail, който предлага страхотен набор от шорткъти за обработка на електронна поща. Отделих няколко минути, за да ги разуча и ако ги използваш целенасочено, скоро те ще залегнат трайно в паметта ти.
Ключовите шорткъти за мен са: “gi”, за да се върна обратно в инбокса, “Shift-3” за изтриване, “c” за нов е-мейл, “r” за отговор на е-мейл, “f” за препращане на писмо, “a” за отговор до всички адресати, “gs” за да отида при съобщенията, маркирани със звездичка, Tab за да изпратя и архивирам писмо едновременно.
Също така съм си направил настройка, с чиято помощ вместо да бъда препратен към инбокса, отивам директно на следващото писмо, след като изтрия или архивирам писмо. По този начин обработвам бързо всички натрупани е-мейли отгоре до долу.
5. Пиша кратки е-мейли
Обикновено отговарям с 1-3 изречения. Рядко ще изпратя е-мейл, който е по-дълъг от 5 изречения и ако го правя, то наистина трябва да си струва повода.
Ако нещо трябва да се пише надълго и нашироко, предпочитам да отворя нов Google Docs файл, да напиша каквото е нужно и да го споделя с човека (документите в Google Docs са по-добъв вариант за споделяне, сътрудничество, редактиране, четене).
Да изпращам кратки отговори по е-мейл ми отнема по-малко време, а на получателя няма да му се налага да чете цяло есе, за да стигне до ключовата информация.
6. Бързо добавяне в списък със задачи
Самата е-мейл програма не е най-добрата опция за поддържане на списък със задачи, тъй като:
- Задачите се смесват с всякакви други неща, което затруднява преценката на човек какво точно трябва да се върши
- Заглавията на е-мейлите често не съдържат нужната информация какво трябва да се направи, така че на човек му се налага да помни какво да свърши, когато преглежда заглавията, и най-важното
- Като се проверява списъка със задачи (инбокса), други съобщения изникват и грабват вниманието, което е много разсейващо
Аз лично използвам Launchbar (за Mac), за да добавям текст към списъка си със задачи, ето защо ми отнема само няколко натискания на клавиатурата, за да добавя нова задача към списъка. Става почти без усилия, което позволява бързо да съставя хубав списък без да се разсейвам с е-мейли от инбокса.
7. Държа само непрочетените е-мейли в инбокса
Това е за малко по-напреднали потребители. Хакнах инбокса на Gmail, за да показва само непрочетените писма. Това означава, че ако прочета е-мейл и не реагирам по някакъв начин на него, той изчезва от инбокса ми. Така съм заставен да действам незабавно или ще изгубя въпросния е-мейл. Получава се нещо като вътрешна мотивация да обработвам пристигналите писма и с практиката това помага да се държи инбокса изцяло празен.
8. Записвам си за прочит по-късно
Често, когато някой ми изпрати нещо за четене (например статия, която някой е написал), аз отварям линка и след това си го записвам за четене за по-късно или го добавям към Instapaper за по-късен прочит. По този начин не губя много време в е-мейл програмата си.
9. Безмилостно филтриране
Когато в пощенската ми кутия се появи е-мейл, който не желая да виждам и когато е твърде вероятно това да се повтори отново, кликвам върху “Unsubscribe” или незабавно създавам филтър, така че подобни нови писма да не пристигат отново. Това драстично намали е-мейлите, които получавам.
Безмилостен съм по отношение на филтрирането и дори ще го прилагам за хора, които ме безпокоят.
10. Затварям е-мейл програмата, когато съм приключил
Когато приключа с обработката на писмата, затварям електронната си поща. Няма да я отворя отново в следващите няколко часа, ако изобщо го сторя.
Да притежаваш добри навици за работа с електронна поща е важно и ако обработваш ефективно писмата, няма от какво да се тревожиш. Можеш да оставиш е-мейлите да се натрупват в пощенската ти кутия, докато ти вършиш по-важната си работа, а след това най-спокойно да изпразниш инбокса си, в удобен за теб момент.
Прочети повече: 33 правила за повишаване на продуктивността.
