Теория X и Теория Y на Макгрегър

Теория X и Теория Y на Макгрегър описват две противоположни представи за служителите – като хора, които се нуждаят от контрол, или като хора, способни на самостоятелност, отговорност и вътрешна мотивация.

Тези представи не остават само в мисленето на ръководителя. Те влияят върху начина, по който той поставя задачи, контролира, делегира, мотивира и предоставя свобода на своите служители.

Разликата между Теория X и Теория Y следователно засяга не само отношението към хората, а и целия начин, по който се организира и упражнява управлението. Нека видим какви допускания стоят зад двете гледни точки.

Какво са Теория X и Теория Y?

Концепцията за Теория X и Теория Y е дело на Дъглас Макгрегър – професор по мениджмънт в Масачузетския технологичен институт, който я представя в книгата си “The Human Side of Enterprise” през 1960 г.

В основата на модела стои идеята, че поведението на ръководителя зависи до голяма степен от неговите предварителни представи за хората. Макгрегър обобщава тези представи в две противоположни групи допускания:

1. Теория X – хората по природа избягват работата, предпочитат да бъдат направлявани и се нуждаят от контрол.
2. Теория Y – хората могат да възприемат работата като естествена дейност, да поемат отговорност и да се самоуправляват, когато условията го позволяват.

Следователно Теория X и Теория Y не описват просто два вида служители. Те описват преди всичко две различни управленски нагласи към човека и неговата мотивация.

Тези нагласи имат практически последствия. Ръководителят, който гледа на хората през призмата на Теория X, е склонен към повече контрол и централизация. Ръководителят с нагласа към Теория Y по-често разчита на доверие, участие, делегиране и самостоятелност.

Теорията X и Теорията Y са представени на диаграмата по-долу:

Нека разгледаме малко по-подробно двете теории.

1. Какво е Теория X?

Теорията X е характерна представа на ръководителите, които считат, че хората по природа са немотивирани и не обичат да работят. Следователно, за да се върши работа, ръководителят следва да има активна роля и да възприеме по-авторитарен подход спрямо служителите.

Мениджърите, които вярват в Теорията X смятат, че:

1. Средностатистическият човек по природа не обича работа и ще я избягва, ако може.
2. Поради това хората трябва да бъдат заставяни, контролирани, ръководени и заплашвани с наказание, за да положат адекватни усилия.
3. Средностатистическият човек предпочита да бъде направляван, избягва отговорност, има относително ниски амбиции и преди всичко желае сигурност.

Ето какво казва Дъглас Макгрегър във връзка с Теория X:

“Придържането към Теорията X води ръководителите до акцентиране на тактиката на контрол, до избор на процедури и методи, които дават възможност да се представи на хората какво им предстои да правят, да им се определи дали изпълняват предписанието, да се прилагат поощрения и наказания. Доколкото в основата стои предположението, че хората трябва да се заставят да правят това, което е необходимо за успеха на предприятието, дотолкова и вниманието е насочено към методите на управление и контрол.”

Теорията X понякога е не само представа на конкретен ръководител, а на цяла организация. Например, една цяла фирма може да притежава култура на управление, свързана тясно с гледната точка на теорията X. Фирмите с X-нагласа обикновено са с ясно изразена йерархична структура, с мениджъри на всяко ниво, които да контролират служителите. В подобни фирми отсъства делегирането на отговорности, обикновеният служител няма думата и всичко е централизирано в ръцете на ръководството.

Да разгледаме по-внимателно в трите допускания на Теория X:

• Нежелание за работа. Първото допускане гласи, че хората по природа не обичат работа. Теория X счита труда за досадно задължение, което индивидът би избягвал винаги, когато може. Това убеждение води до силно централизирано управление и стриктен контрол. Например, в производствени предприятия от средата на XX век често се е разчитало на надзорници, които да следят всеки аспект от дейността на работниците.
• Необходимост от принуда и контрол. Второто допускане посочва, че без контрол хората не биха работили ефективно. Мениджърите, споделящи Теория X, считат, че е наложително да използват санкции и заплахи, за да поддържат продуктивността. Такава практика е типична за авторитарния стил на управление, където ръководителят взема всички решения и изисква стриктно подчинение.
• Избягване на отговорност и липса на амбиция. Последното допускане е, че служителите не търсят отговорност, предпочитат сигурност и се стремят към минимални усилия. Това води до създаване на строги правила и процедури, целящи ограничаване на инициативата. Например, в някои големи бюрократични организации длъжностните характеристики са силно ограничени, а всяко отклонение от стандарта се санкционира.

Самият Макгрегър е считал, че служителите, за които е валидна теорията X са като цяло малцинство. И все пак, той отбелязва, че за големи организации (например фирми с масово производство) принципите на теорията X са наложителни и трудно могат да бъдат избегнати.

Какво е Теория Y?

Втората представа на ръководителите е известна като Теория Y. Тя се изразява в по-децентрализиран стил на управление и включване на служителителите в някои решения. Ръководителите, които вярват в теорията Y смятат, че хората обичат да работят, вътрешно мотивирани са и искат да поемат по-голяма отговорност в работата си.

Мениджърите, които вярват в Теорията Y смятат, че:

1. Хората намират работата за естествена част от живота, както са играта или почивката.
2. Хората могат да се самонасочват и контролират, ако са ангажирани с целите на организацията.
3. Ангажираността с целите на организацията е функция от наградите, свързани с постигането им.
4. При подходящи условия човек не само приема отговорност, но и я търси.
5. Креативността и изобретателността са широко разпространени сред хората.

Ето какво казва Дъглас Макгрегър във връзка с Теория Y:

“Теорията Y отделя по-голямо внимание на природата на взаимоотношенията, на създаването на среда, която да благоприятства възникването на преданост към целите на организацията и да представя възможност за максимално проявление на инициатива, изобретателност и самостоятелност при постигането им.”

Мениджърите, които изповядват идеите на Теорията Y са на мнение, че интелектуалният потенциал на обикновените хора е слабо използван, но такъв съществува при повечето служители. Външният контрол и заплахите от наказания обаче не биха довели до значително усилие на служителите по отношение на постигане на организационните цели. Съпричастността на служителите към целите е функция по-скоро на възнагражденията, свързани с техните постижения.

Да разгледаме по-внимателно в петте допускания на Теория Y:

• Работата като естествена потребност. Теория Y започва с допускането, че трудът може да бъде източник на удовлетворение. При подходящи условия хората възприемат работата като възможност за себеизразяване и растеж.
• Способност за самоконтрол. Теория Y приема, че ако хората са ангажирани със значими цели, те могат да се самоуправляват. При този подход мениджърите използват делегиране и участие, вместо заплахи. Така се създава климат на доверие, който стимулира автономията.
• Вътрешна мотивация. Допускането за вътрешната мотивация е ключово. Хората се ангажират с работата си, ако получават възможности за развитие и признание.
• Търсене на отговорност. При подходящи условия хората не само приемат, но и търсят отговорност. В практиката се наблюдава, че когато мениджърите дават повече свобода, служителите често показват изненадващо високо ниво на инициативност.
• Широко разпространена креативност. Последният елемент е допускането, че творческите способности не са ограничени до малцина. В Теория Y всеки може да даде ценен принос.

Сравнение между Теорията X и Теорията Y

Теория X и Теория Y се различават преди всичко по представата за човека и произтичащия от нея начин на управление.

• Отношение към работата. Теория X приема, че хората по природа избягват работата, докато Теория Y допуска, че при подходящи условия тя може да бъде естествен източник на удовлетворение.
• Мотивация. При Теория X ръководителят разчита повече на външни стимули, контрол и санкции. При Теория Y по-голямо значение имат вътрешната мотивация, признанието, развитието и смислената работа.
• Отговорност и самостоятелност. Теория X предполага, че хората предпочитат да бъдат направлявани. Теория Y приема, че служителите могат да търсят отговорност и да упражняват самоконтрол.
• Стил на управление. X-нагласата води по-често до централизация, ясни правила и силен контрол, докато Y-нагласата насърчава делегирането, участието в решенията и по-голямата автономия.

Разликата между двете теории следователно не е просто в използваните управленски техники. В основата стои различно разбиране за човешката природа и поведението на хората в работата.

Какъв е ръководителят с X-нагласа?

Ръководителят с X-нагласа вярва, че без достатъчно контрол хората са склонни да избягват усилията и отговорността. Затова той обикновено управлява по-авторитарно и следи отблизо изпълнението.

Характерни за него са:

• Авторитарност – взема решенията основно сам.
• Силен контрол – наблюдава отблизо работата и резултатите.
• Ограничено делегиране – предоставя малко свобода за самостоятелни решения.
• Стриктни правила – разчита на процедури и ясно определени изисквания.
• Външна мотивация – използва възнаграждения, санкции и други средства за въздействие.

Подобен подход може да бъде приложим в ситуации, в които работата изисква висока степен на стандартизация и контрол или служителите все още нямат необходимата компетентност за по-голяма самостоятелност. Проблем възниква, когато X-нагласата се превърне в универсален начин на управление независимо от хората и ситуацията.

Какъв е ръководителят с Y-нагласа?

Ръководителят с Y-нагласа вярва, че хората могат да бъдат мотивирани, отговорни и самостоятелни, когато условията на работа го позволяват. Затова той е по-склонен да предоставя свобода и да включва служителите в решенията.

Характерни за него са:

• Доверие – приема, че хората могат да поемат отговорност.
• Делегиране – предоставя повече свобода за вземане на решения.
• Участие – насърчава служителите да споделят идеи и да участват в решенията.
• Подкрепа за развитието – създава условия хората да усъвършенстват знанията и уменията си.
• Вътрешна мотивация – разчита на смислена работа, признание, развитие и постижения.

Y-нагласата е особено подходяща при компетентни служители и работа, която изисква инициатива, преценка и творчество. Това обаче не означава липса на управление или контрол. Свободата работи най-добре, когато е съчетана с ясни цели, отговорности и очаквани резултати.

Моят поглед

Силата на Теория X и Теория Y е, че насочва вниманието не толкова към поведението на служителите, колкото към убежденията на самия ръководител за хората. Именно тези убеждения често определят дали той ще управлява чрез контрол и ограничения или чрез доверие, отговорност и самостоятелност.

В същото време двете теории не бива да се разбират като проста рецепта, според която Теория X е “лошото”, а Теория Y – “доброто” управление. В реалната работа хората се различават по компетентност, мотивация, отношение към отговорността и готовност за самостоятелни действия. Един и същ служител също може да се нуждае от различна степен на свобода и контрол в различни ситуации.

Затова най-полезният въпрос за един мениджър според мен не е “X или Y?”, а доколко собствените ми представи за този човек отговарят на реалното му поведение и потенциал. Ако ръководителят предварително реши, че на хората не може да се има доверие, той лесно може сам да създаде среда, в която инициативата постепенно изчезва. Но и безусловното доверие, когато липсват компетентност или отговорност, може да доведе до проблеми.

Тъкмо затова виждам модела на Макгрегър най-вече като полезен инструмент за саморефлексия на ръководителя. Той ни кара да проверим не само как управляваме хората, а и какви допускания стоят зад начина, по който ги управляваме.

Прочети повече: Дъглас Макгрегър. Биография и идеи.