Теория за ситуационно управление на Лоурънс и Лорш

Нека си представим хамелеон, който се слива със заобикалящата го среда.

Това е същността на успешните организации според т.нар. “Теория за ситуационно управление”. Точно както хамелеонът приспособява цветовете си, за да оцелее, и организациите трябва да адаптират своите структури към околната среда, за да процъфтяват.

Нека разгледаме тази теория.

Теория за ситуационно управление

Теорията за ситуационно управление е разработена от Пол Лоурънс и Джей Лорш – професори по организационно поведение в Харвардския университет, които я публикуват в книгата си “Organization and Environment: Managing Differentiation and Integration” през 1967 г.

Теорията за ситуационно управление предлага подход за стратегическо управление, според който не съществува един универсален и най-добър подход за организационен дизайн.

Преди Лоурънс и Лорш, теориите за организационен дизайн застъпват идеята за универсален подход към управлението, като например механистичните организации по Макс Вебер – бюрократични структури със строга йерархия и ясни процеси. Създадени в духа на научното управление, подобни организации поставят акцент върху ефикасността и контрола, предлагайки универсален подход за управление, независимо от контекста.

Лоурънс и Лорш отбелязват, че успешните организации, особено тези, които работят в сложна среда, често се отклоняват от подобни твърди принципи. Тяхното изследване разкрива една удивителна истина: ефективните организации не са просто бюрократични или механични, а са открили деликатен баланс между специализация и координация.

Лоурънс и Лорш отбелязват:

“Колкото по-добро е съответствието между вътрешната структура на организацията и изискванията на нейната среда, толкова по-ефективна ще бъде организацията.”

В основата на теорията за ситуационното управление на Лоурънс и Лорш лежат две ключови концепции:

1. Диференциация – отнася се до степента, в която подразделенията на организацията (отдели, екипи и т.н.) развиват специализирани структури и процеси за работа във връзка със специфични фактори от външната среда.
2. Интеграция – отнася се до процесите и механизмите, използвани за координиране и обединяване на диференцираните подединици за постигане на общите организационни цели.

Теория за ситуационно управление на Лоурънс и Лорш е представена на диаграмата по-долу:

Нека разгледаме по-подробно тези две основни концепции от теорията за ситуационно управление на Лоурънс и Лорш.

1. Диференциация

Диференциацията се отнася до степента на специализация в рамките на една организация.

Различните отдели, като например продажби и производство, могат да имат различни цели, структури, ценности и дори култура. Отделът по продажби може да отдава приоритет на взаимоотношенията с клиентите и бързите печалби, докато производственият отдел може да се фокусира върху техническите детайли и дългосрочното развитие на продукта.

Тази специализация позволява на отделите да станат експерти в съответните си области.

Теорията за ситуационно управление на Лоурънс и Лорш посочва три ключови аспекта на диференциацията:

• Цели. Различните подединици могат да имат различни цели и времеви хоризонти въз основа на техните функции. Например, отделът по развойна дейност може да се съсредоточи върху дългосрочните иновации, докато отделът по продажби да се насочи към краткосрочни цели за приходи.
• Формалност на структурата. Нивото на формализиране по отношение на правила, процедури и стил на комуникация може да варира значително в различните подразделения. Силно формализираните структури могат да бъдат подходящи за производствени единици, докато по-гъвкаите структури могат да са от полза за творческите екипи.
• Междуличностни отношения. Стиловете на взаимодействие и професионалните норми в рамките на подразделенията могат да се различават, отразявайки техните специфични роли и задачи. Например, маркетинговите екипи могат да се справят най-добре чрез съвместни и динамични взаимодействия, докато счетоводните отдели могат да предпочетат по-систематичната и точна комуникация.

Лоурънс и Лорш отбелязват, че организациите, работещи в по-сложна и несигурна среда, са склонни да имат по-високи нива на диференциация, за да се справят с разнообразните и често противоречиви изисквания на средата.

2. Интеграция

Интеграцията се фокусира върху координацията и сътрудничеството между подединиците на организацията.

Информацията между отделите и екипте трябва да тече безпроблемно и конфликтите трябва да бъдат ефективно разрешенавани, за да може организацията да функционира като сплотено цяло. Например, отделът по продажби трябва да разбира техническите възможности на продуктите, които продават, докато производственият отдел трябва да е наясно с изискванията на пазара, за да гарантира, че разработва подходящи продуктови решения.

Теорията за ситуационно управление на Лоурънс и Лорш посочва четири ключови аспекта на интеграцията:

• Йерархична структура. Използват се власт и формални йерархични взаимоотношения, за да се осигури координация между подразделенията.
• Правила и процедури. Установяват се стандартизирани процеси, които улесняват последователното вземане на решения и координация.
• Системи за планиране и контрол. Въвеждат се официални механизми за планиране и контрол, като бюджети и мониторинг на изпълнението, които помагат за синхронизиране на дейностите между подразделенията.
• Роли за връзка и екипи. Разкриват се определени роли или екипи, специално натоварени със задачата да улесняват комуникацията и координацията между подразделенията.

Лоурънс и Лорш твърдят, че необходимостта от интеграция в организацията нараства с нивото на диференциация. Организациите трябва да постигнат баланс, като гарантират, че техните диференцирани звена могат да функционират ефективно, като същевременно поддържат цялостна съгласуваност и единство.

Несигурност на средата

Същността на теорията за ситуационно управление на Лорънс и Лорш e в съответствието между структурата на организацията и нейната среда. Eфективността на организационния дизайн зависи от естеството на външната среда.

Ключовата променлива, влияеща върху този акт на балансиране, е несигурността на околната среда. Лоурънс и Лорш идентифицират три ключови аспекта на околната среда, които допринасят за тази несигурност:

• Несигурност на пазара. Колко предвидими са изискванията на клиентите и действията на конкурентите? Организациите, изправени пред рискове от бързо оттегляне на клиенти или ожесточена конкуренция, работят в изключително несигурна пазарна среда.
• Технологична несигурност. Колко бързо се променя технологията и колко трудно е да се предвиди бъдещият технологичен напредък? Организации в отрасли като биотехнологии или изкуствен интелект са изправени пред значителна технологична несигурност.
• Научна несигурност. Колко добре е разбрана основната наука в областта на организацията? Организации в области като медицина или екология се борят с научна несигурност, тъй като новите открития постоянно предизвикват установените знания.

Нивото на несигурност във всяко от тези измерения оформя идеалния баланс между диференциация и интеграция за една организация.

На основа на трите ключови аспекта от по-горе се формират два основни типа среди:

1. Стабилна среда. Характеризира се с предвидими пазари, добре установени технологии и ясно научно разбиране, което на свой ред гарантира предвидимост и ниски нива на промяна. Организациите, които оперират в стабилна среда, се възползват от по-централизирани и формални структури с по-ниски нива на диференциация и по-прости механизми за интеграция.
2. Динамична среда. Характеризира се с бързо променящи се пазари, развиващи се технологии и нововъзникващи научни знания, което на свой ред води до бързи и непредвидими промени. Организациите в динамична среда приемат по-децентрализирани и гъвкави структури с високи нива на диференциация и усъвършенствани механизми за интеграция, за да реагират ефективно на несигурността, в която оперират.

Ситуационно управление и отворени системи

За да се осъзнаят добре поуките на теорията за ситуационно управление на Лоурънс и Лорш, е от съществено значение да се разбере концепцията за отворените системи. Концепцията за отворените системи предлага по-широк поглед върху това как организациите взаимодействат със своята среда и подчертава важността на гъвкавостта и адаптивността.

“Отворена система” е тази система, която взаимодейства и се влияе от външната си среда. За разлика от затворените системи, които работят изолирано и не се влияят от външни фактори, отворените системи се характеризират с непрекъснат обмен със заобикалящата ги среда.

Това взаимодействие включва:

• Входящи ресурси. Това са материални ресурси, информация и енергия, които организацията придобива от своята среда.
• Пропускателна способност. Това са процеси и дейности в рамките на организацията, които трансформират входящите ресурси в изходни резултати.
• Резултати. Това са продукти, услуги и информация, които се освобождават в околната среда от организацията.
• Обратна връзка. Това е информация от околната среда, която помага на организацията да коригира и адаптира своите процеси и стратегии.

Ситуационната теория за управление на Лоурънс и Лорш е тясно свързана с концепцията за отворените системи. Акцентът на теорията върху диференциацията и интеграцията отразява необходимостта организациите да адаптират своите вътрешни структури и процеси въз основа на изискванията и сложността на тяхната външна среда.

Как се съчетават теорията за ситуационното управление и отворените системи:

• Адаптивност и гъвкавост. Отворените системи подчертават важността на адаптивността, която е централна за теорията ситуационно управление на Лоурънс и Лорш. Организациите трябва да бъдат гъвкави в своите структури и процеси, за да реагират ефективно на промените и несигурността в околната среда. Диференциацията позволява на организациите да развиват специализирани компетенции за справяне със специфични изисквания на средата, докато механизмите за интеграция гарантират, че тези способности са приведени и координирани към общи цели.
• Непрекъснато взаимодействие. Отворените системи подчертават непрекъснатото взаимодействие между организациите и тяхната среда. Това взаимодействие налага текуща оценка и корекция на организационните структури и процеси. Теорията на Лоурънс и Лорш подкрепя тази гледна точка, като се застъпва за динамичен подход към организационния дизайн, където диференциацията и интеграцията се коригират въз основа на развиващия се характер на външната среда.
• Механизми за обратна връзка. Обратната връзка е ключов елемент от гледната точка на отворените системи, предоставящ на организациите информация за тяхното представяне и външни условия. В теорията за ситуационно управление интеграционните механизми като системи за планиране и контрол играят жизненоважна роля за включването на обратна връзка с цел усъвършенстване и оптимизиране на организационните структури и процеси.

Приложение

Теорията за ситуационно управление на Лоурънс и Лорш се опитва да излезе от теоретичната рамка и предлага конкретни механизми, които организациите могат да използват, за да постигнат съответствие между тяхната структура и околната среда.

Ето някои от тези механизми:

• Официални връзки. Създаване на определени роли, като междуфункционални ръководители на екипи или продуктови мениджъри, които да преодоляват пропуските в комуникацията между отделите.
• Работни групи. Създаване на временни екипи за справяне със специфични предизвикателства, които изискват сътрудничество между отделите.
• Механизми за интеграция. Внедряване на редовни срещи, сесии за съвместно планиране или дори споделени работни пространства за насърчаване на сътрудничество и споделяне на информация.
• Стандартизация. Разработване на споделени цели, показатели и мерки за ефективност в отделите, за да се гарантира, че всички работят за постигане на едни и същи цели, дори с известна структурна диференциация.
• Странични взаимоотношения. Насърчаване на неформалната комуникация и сътрудничество между служители от различни отдели и насърчаване на чувството за споделена цел.
• Информационни системи. Инвестиране в стабилна инфраструктура за комуникации и информационни технологии, която улеснява безпроблемния поток на информация в организацията.

В резюме

Теорията за ситуационно управление на Лоурънс и Лорш подчертава критичното взаимодействие между структурата на организацията и нейната външна среда.

Като набляга на концепциите за диференциация и интеграция и се застъпва за ситуационен подход към организационния дизайн, теорията осигурява стабилна рамка за разбиране на съвременната бизнес среда.

В днешния бързо променящ се свят принципите на теорията за ситуационно управление остават все така актуални.

Прочети повече: Петте организационни структури на Минцбърг.