Топ 10 грешки в презентациите

Ако работата ти изисква да изнасяш различни презентации – например пред клиенти или служители, за теб ще е полезно да знаеш кои са най-често срещаните грешки в презентациите.

На всеки се случва да допуска грешки в презентациите, но истината е, че колкото повече грешки допускаме, толкова повече се влошава ефективността ни като презентатори, което се отразява на способността ни да убеждаваме или влияем на хората.

Да разгледаме Топ 10 на типичните грешки в презентациите.

Топ 10 грешки в презентациите

Тъй като водя обучение по презентации (в зала и онлайн) и онлайн курс по презентации, аз контактувам с презентатори на всякакви длъжности и от всякакви браншове.

Освен това, притежавам над 20 години лична практика в презентирането, която продължава и в момента.

Не на последно място, вече дълги години инвестирам време в четене на книги, статии и изследвания, посветени на успешните презентации.

Наблюденията ми в тази сфера ме водят до заключението, че съществуват типични грешки в презентациите, които често се допускат както от неопитни, така и от по-опитни презентатори.

Топ 10 на грешките в презентациите са:

1. Презентиране без система;
2. Неразбиране на аудиторията;
3. Недостатъчна подготовка;
4. Неефективен контрол върху средата;
5. Слаб етос;
6. Слаб патос;
7. Слаб логос;
8. Неефективни визуални средства;
9. Неубедителен език на тялото.
10. Нарушаване на принципа на простотата.

Ако презентираш пред клиенти, служители или други групи хора, можеш да се погледнеш отстрани и да прецениш дали и ти не допускаш някоя от тези грешки. Ако това е така, следва да промениш поведението си, за да презентираш по-успешно.

Нека разгледаме по-подробно всяка от тези грешки в презентациите.

1. Презентиране без система

Хаотичното презентиране е бич за редица презентатори и води до непостоянни или случайни резултати.

Основна грешка на много презентатори е, че подценяват силата на работата със система. Те наивно вярват, че презентирайки със спонтанни хрумвания и откровени импровизации, ще презентират професионално и убедително всеки път. Това няма как да се случи!

Тази грешка се допуска от хората, когато те:

• Не са получили добро обучение по презентации и презентират в разрез с главните принципи на ефективното презентиране.
• Вярват, че работата със система не е нещо важно и предпочитат да действат по “личен усет”.

Ако един човек непрекъснато импровизира, когато презентира, понякога може да се сдобие с успех, но по-често ще допуска грешки, които ще спъват ефективността му.

2. Неразбиране на аудиторията

Понякога, презентаторите се фиксират толкова силно върху себе си, че буквално забравят за най-важното – аудиторията и нейните нужди.

Една презентация, още преди да е започнала, следва да се планира в контекста на потребностите, очакванията и целите на аудиторията.

Какви биха могли да са основните цели на аудиторията:

1. Да бъде информирана;
2. Да се образова;
3. Да бъде убедена в нещо;
4. Да бъде вдъхновена;
5. Да се забавлява.

Като презентатори, следва да разберем какви са потребностите, очакванията и целите на аудиторията и да адаптираме презентацията си спрямо това. Следва да се фокусираме към проблемите на нашата публика – и към възможните решения.

Нужно е също предварително да очертаем основните теми, по които ще говорим, за да е наясно публиката какво да очаква от нас. Редно е да изясним и колко дълго ще говорим, кога ще се почива, кога ще отговаряме на въпроси и т.н.

3. Недостатъчна подготовка

Много презентатори действат в разрез с принципа на подготовката. Те лекомислено считат, че просто защото са комуникативни, опитни или чаровни, ще се справят някак си и че ще “омагьосат” публиката без особени усилия.

Преди години бях поканен да участвам в един форум и на сцената излезе да говори тогавашният вицепремиер и министър на финансите на България. Помня как дори не му трепна окото да обяви, че по пътя към залата бил нахвърлял на салфетка няколко идеи, които му били хрумнали и за тях щял да ни говори… Показа ни и салфетката! При подобна “образцова” подготовка, не бе изненадващо, че презентацията му бе пълна с празни приказки и незапомняща се с нищо.

Добрата подготовка за презентация изисква:

• Да определим целта на презентацията.
• Да изберем подходяща структура на презентацията.
• Да изберем подходящо съдържание на презентацията.

Това са все важни дейности, които не могат да се пропускат или да се вършат в движение. Те изискват време и внимателно планиране.

4. Неефективен контрол върху средата

Следващата грешка в презентирането е свързана с неефективен контрол на презентатора върху заобикалящата го среда.

Типична ситуация е, когато презентаторът се появи в залата 10 минути преди старта на събитието, само за да установи, че мултимедийният проектор не работи и той не може да използва слайдовете си. Това е предпоставка за провал на цялата презентация.

Можем да избягваме подобни стресови ситуации, като:

• Проверим предварително залата, техниката и материалите.
• Сме готови за предизвикателства от публиката.
• Винаги имаме План Б.

5. Слаб етос

Според древногръцкия философ Аристотел, има три основни метода за убеждаване и “етос” е първият сред тях.

Етос е достоверността на оратора в очите на неговата публика. Преди ораторът да убеди аудиторията в каквото и да е било, тя трябва да го приема за достоверен човек с добър характер, който заслужава доверие.

Много презентатори дори и не се замислят за това колко важен е етосът. Липсата на достатъчно етос обаче кара хората да подлагат на съмнение думите на презентатора и да си мислят “Ти ли ще ми кажеш на мен?”, “Какво разбираш ти?” или “Не ти вярвам.”

Когато един презентатор се изправи пред аудиторията си, за да е успешна неговата реч, той или трябва да притежава етос, или – ако публиката не го познава, трябва да се постарае, за да изгради силен етос.

Етос в презентациите можем да спечелим по линия на:

• Благонадеждност – аудиторията се доверява на оратори с добри качества на характера като честност, етичност, щедрост и др.
• Прилика – аудиторията се доверява на оратори, с които споделя общи характеристики – демографски, социални, личностни и др.
• Репутация и експертиза – аудиторията се доверява на оратори, които са компетентни или за които вярва, че са компетентни.

6. Слаб патос

Редица оратори изпитват недостиг на патос в презентирането. Те не успяват да предизвикат достатъчен емоционален ефект върху аудиторията, да изградят връзка с нея и да я вдъхновят към действие.

Бихме могли да разпознаем презентатори със слаб патос по това, че говорят без достатъчно страст, ентусиазъм и енергия. Това е груба грешка, която води до неефективни презентации. При слаб патос, аудиторията лесно се отегчава, вниманието й бързо се губи и е трудно тя да се включи или ангажира.

Патос в презентациите можем да спечелим по линия на:

• Истории – истински примери и случки, които илюстрират тезата на оратора.
• Визуални средства – хората възприемат, разбират и запомнят най-добре визуалната информация.
• Хумор – “Ако ги накараш да се смеят, ще ги накараш и да купят.”
• Автентичност – да бъдеш себе си, с всички плюсове и минуси от това.

7. Слаб логос

Някои презентатори не успяват да изнесат ефективни презентации поради слаб логос. За да са убедителни, те трябва да подкрепят тезите си с аргументи и доказателства, но се провалят да постигнат това.

Когато в една презентация липсва логос, аудиторията се чувства объркана и не смее да се довери. Слабият логос може да е резултат от лоша структура на презентацията, употребата на неясен език и неразбираеми термини, липсата на логични причинно-следствени връзки, недостатъчни доказателства, факти и достоверни източници, които да убедят аудиторията в тезата на оратора или да я подтикнат към някакво действие.

За да има повече логос в презентациите ни, те трябва да са:

• Лесни – на разбираем, ясен и прост език.
• Логични – без противоречия и пробойни в логиката.
• Истински – с конкретни и специфични факти и примери.

8. Неефективни визуални средства

Когато за целите на една презентация се налага да се използват визуални средства, например PowerPoint, Google Slides или Keynote, е лесно да се допуснат грешки.

Основните грешки при визуалните средства в презентациите са:

• Твърде много текст.
• Неподходящи шрифтове.
• Неподходящи изображения.
• Неподходящи цветове.

Стандартните темплейти за презентиране следва да се избягват. За да е една презентация красива, свежа и професионално изглеждаща, в нея следва да се инвестира нужното време, усилия и внимание.

Научи повече от статията “5 ключови идеи за по-добра презентация с PowerPoint”.

9. Неубедителен език на тялото

Езикът на тялото има огромно значение в презентациите, но не всеки разбира това добре или го използва в своя полза.

Ето как, непрекъснато ставаме свидетели на оратори, които ходят напред-назад по сцената като бесни, ръкомахат трескаво, забиват поглед в една точка… Това издава тяхната нервност да говорят пред публика и снижава осезателно ефективността на комуникацията им с аудиторията.

За да използваме силата на невербалната комуникация в наша полза, следва да усвоим основни правила за използване на четирите части на тялото:

• Глава;
• Торс;
• Ръце;
• Крака.

В идеалния случай, поведението ни пред публика следва да е балансирано, овладяно, естествено, излъчващо увереност и същевременно динамично, не статично. Ние можем да подчертаем това чрез поза, стойка, зрителен контакт, усмивка, сила на гласа, тембър, облекло и всичко останало, което нашият език на тялото включва.

10. Нарушаване на принципа на простотата

Много презентатори допускат грешката да презентират по прекалено сложен начин – чрез голям брой и трудни за запомняне основни идеи, твърде комплексна логика, претрупан и сложен език, пълен с жаргон или чуждици. Това най-често обърква и отблъсква публиката.

Под името “Бръснач на Окам” е известен принцип, който отдава предпочитание на простото пред сложното. В наши дни е популярен и т.нар. “Принцип KISS” (“Keep it Simple, Stupid!”), според който повечето неща работят най-добре, когато са прости, а не сложни.

По повод простотата, Алберт Айнщайн казва:

„Прави нещата толкова просто, колкото е възможно, но не по-просто.“

Подобна идея следва да се отнася към презентациите винаги, когато е възможно това.

За да презентираме по-просто, следва:

• Да използваме прост език. “Прост език” не значи “скучен език”, разбира се!
• Да имаме ясно послание. Публиката не трябва да се чуди дълго време какво е основното ни послание. Полезно е да можем да го формулираме в една фраза.
• Да не сме многословни. Публиката губи бързо внимание и не бива да й губим времето с прекалено дълги и/или ненужни изречения, повторения и паразитни думи от сорта на “всъщност”, “принципно”, “на практика”, “в смисъл”, “в интерес на истината” и др.

Научи повече по тази тема от статията “9 принципа на ефективната комуникация”.

В резюме

Както виждаш, презентирането не е проста задача. Има куп “камъчета”, които могат да “обърнат каруцата” – грешки, които се допускат дори от най-опитните презентатори:

1. Презентиране без система;
2. Неразбиране на аудиторията;
3. Недостатъчна подготовка;
4. Неефективен контрол върху средата;
5. Слаб етос;
6. Слаб патос;
7. Слаб логос;
8. Неефективни визуални средства;
9. Неубедителен език на тялото.
10. Нарушаване на принципа на простотата.

Ако желаеш да научиш как да презентираш уверено и въздействащо, за да убеждаваш всяка аудитория и да постигаш целите си, бих искал да ти отправя предложение:

• Получи конкретни тактически насоки за теб и твоите колеги с oбучението “Златните правила за успешни презентации” (на живо в зала или онлайн). Чуй моята подробна беседа, почерпи опит от реални примери и намери отговори на всичките си въпроси.
• Научи ключови техники и усвои прости и работещи правила за презентиране с онлайн курса “Златните правила за успешни презентации” (видео уроци). Изгледай моята подробна беседа и получи ценни знания в комбинация с неограничен доживотен достъп и бъдещи ъпдейти.

Успешни презентации!