Ако си ръководител на група от сътрудници и се стремиш да постигнеш максимум синергия в тяхната работа, за теб ще е полезно да знаеш кои са най-често срещаните грешки в управлението на екипи.
Да се допускат грешки е нормално – дори и най-талантливите мениджъри правят това, но истината е, че колкото повече грешки допускат, толкова повече се влошава ефективността на екипа им, което се отразява на резултатите на звеното, за което отговарят.
Да разгледаме Топ 10 на типичните грешки в управлението на екипи.
Топ 10 грешки в управлението на екипи
Тъй като водя обучение по управление на екипи (в зала и онлайн) и онлайн курс по управление на екипи, аз контактувам с мениджъри и лидери от всякакви браншове.
Също така, съавтор съм на книгата “Десетте златни правила за работа в екип” (Сиела, 2006) и на е-книгите “Ръководство за успешно управление на екип” и “Избрани казуси по управление на екипи”.
Не на последно място, притежавам над 20 години лична практика в управлението на екипи, която продължава и в момента и която обогатявам и надграждам чрез четене на книги, статии и изследвания, посветени на успешното управление на екипи.
Наблюденията ми в тази сфера ме водят до заключението, че съществуват типични грешки в управлението на екипи, които често се допускат както от неопитни, така и от по-опитни ръководители.
Топ 10 на грешките в управлението на екипи са:
- Управление на екипи без система;
- Неразбиране какво точно е “екип”;
- Работа без екипни цели;
- Непознаване на видовете екипи;
- Неразбиране на ролята на ръководителя на екип;
- Недостатъчно овластяване на екипа;
- Липса на баланс на екипни роли;
- Игнориране на екипната динамика;
- Неразбиране на факторите за екипна ефективност;
- Неумение за вземане на екипни решения.
Ако управляваш група от сътрудници, можеш да се погледнеш отстрани и да прецениш дали и ти не допускаш някоя от тези грешки. Ако това е така, следва да промениш поведението си, за да ръководиш екипи по-успешно.
Нека разгледаме по-подробно всяка от тези грешки в управлението на екипи.
1. Управление на екипи без система
Хаотичното управление на екипи е бич за редица ръководители и води до непостоянни или краткотрайни резултати.
Основна грешка на много мениджъри е, че подценяват силата на работата със система. Те наивно вярват, че ръководейки екипи със спонтанни хрумвания и откровени импровизации могат да постигат устойчиви във времето резултати. Това няма как да се случи!
Тази грешка се допуска, когато:
- Ръководителят не е получил добро обучение по управление на екипи и действа в разрез с главните принципи на мениджмънт на екипи.
- Ръководителят счита, че работата със система не е нещо важно и предпочита да работи по “личен усет”.
Ако един мениджър на екип непрекъснато импровизира, понякога може да се сдобие с успех, но по-често ще допуска грешки, а това ще води до проблеми със служителите и ниска ефективност в действията на екипа.
2. Неразбиране какво точно е “екип”
Някои мениджъри обожават да говорят за работа в екип. Те не правят добра разлика между екип и най-обикновен отдел и често използват термина “работа в екип” като синоним на най-добрия възможен начин на работа.
Ето как, подобни ръководители очакват от служителите си да бъдат екип, да работят в екип и да допринасят за организацията така, както един истински екип е способен. Това рядко се случва, но пък е повод думата “екип” да се превърне в клише, изпразнено от реално съдържание.
Екип е група от хора, която притежава две характеристики:
- Обща цел.
- Взаимна зависимост между хората при изпълнение на техните задачи, така че да се постигне общата цел.
Тези две характеристики – обща цел и взаимна зависимост между хората, са задължителни за всеки екип. Ако те отсъстват, по-скоро говорим за група от хора – например производствен, счетоводен или търговски отдел, в който служителите работят с фокус върху собствената си индивидуална работа, а не екипна работа.
Един пример – неразбирането на това какво точно е “екип” и отъждествяването му с отдел често води до ситуации, в които се формират екипи с прекалено голяма численост, което автоматично се превръща в проблем за ефективните комуникации и изграждането на доверие между хората. Екипът е малка група, която може да бъде с различна численост, например 2-4, 6-8 или 10-12 души, но рядко повече. За сравнение, в един отдел могат да работят много повече хора, например 20, 30, 50 и дори повече служители.
Също така, работата в екип е нужна само е специални случаи, най-вече когато организацията е изправена пред комплексни предизвикателства в своята вътрешна или външна среда. Във всички останали случаи, например когато предстои да се изпълнява стандартна и рутинна работа, работата в екип не е задължителна или необходима.
3. Работа без екипни цели
Има една известна мъдрост, която гласи:
“Няма попътен вятър за кораб без посока”.
Целите на екипа са именно това – посока. Те фокусират поведението на участниците в екипа към определено бъдещо състояние, което трябва да се постигне чрез съвместна работа. Целите поставят началото на желаното поведение.
Основна грешка на много ръководители е, че вярват, че екипът им може да функционира успешно без конкретни цели. Ето как, те не поставят SMART цели, поради което екипът работи по всевъзможни рутинни задачи, но без поглед в бъдещето и стремеж за постигане на по-висока ефективност.
На свой ред, това води и до проблем с контрола, тъй като при отсъствието на цели в екипа, контролът най-често се свежда до най-баналното “надзираване” на сътрудниците – кой какво прави, къде се почесва, къде се е подпрял…
С други думи, управлението без цели не дава възможност на ръководителя да контролира стратегически – систематично да открива грешки и слабости в работата на екипа, които да бъдат неутрализирани.
4. Непознаване на видовете екипи
Когато се опитват да стимулират екипната работа на своите сътрудници, често мениджърите действат от презумпцията, че техният екип е от типа “работен екип”.
Много от тези ръководители обаче са напълно невежи относно факта, че съществуват не един, а цели пет вида екипи – работен, проектен, паралелен, мениджърски и неформален екип. Така те се лишават от богати възможности за генериране на различни резултати чрез работа в екип.
Всеки от петте вида екипи се създава със специално предназначение и има свои собствени отличителни белези, преимущества, както и приноси за организацията.
Ръководител, който не познава спецификата на отделните видове екипи е обречен на негъвкавост и ограничена перспектива в работата, ограничен е в избора на екипни цели, които биха могли да се постигнат, както и в избора на средства, с които ще постигат тези цели.
5. Неразбиране на ролята на ръководителя на екип
Когато един мениджър поема управлението на екип, неговата роля и отговорности силно се променят спрямо това, което е вършел дотогава. Управлението на екип изисква по-различен стил на отношение към работата и хората.
Много мениджъри не осъзнават това. Те не си дават сметка, че компетентността им да са добри ръководители на групи от хора – например на отдели или дирекции, вече не е достатъчна и че трябва да усвоят нови познания как да управляват ефективни екипи.
С поемането на ролята “ръководител на екип”, към мениджърите възниква изискването да съчетават по подходящ начин определени хуманитарни и концептуални знания и умения. Към стандартните пет мениджърски функции, които трябва да изпълняват в една или друга степен, те следва да добавят и способности за добро лидерство, за да ръководят успешно екипните дейности.
6. Недостатъчно овластяване на екипа
Масова грешка в управлението на екипи е от хората да се очаква ангажирана и съпричастна екипна работа, но да не им се предоставя нужната автономия да вземат екипни решения, които касаят работата им.
Когато хората не са овластени, екипът е парализиран и няма как да е проактивен. Вместо да разгърнат способностите си и своята креативност, съекипниците са принудени за всяко нещо да чакат заповед или одобрение от мениджъра си.
В съвременната практика на овластяването на екипите се гледа сериозно от компетентните мениджъри. По дефиниция, овластяването не е задължителна характеристика на екипа, но на практика е типично за огромен брой успешни екипи.
Овластяване означава хората в екипа да разполагат с нужната автономия да вземат определени решения, които касаят работата им, а не постоянно да очакват заповеди и инструкции от мениджъра на групата. Ако екипът няма нужната автономия и не е овластен да взема решения, той трудно може да се отличи от обикновената група.
7. Липса на баланс на екипни роли
Някои ръководители допускат грешката да не отчитат важността на баланса от роли в екипа. Поради това, в техните екипи често се наблюдава едностранчиво мислене и дефицит на определени качества, което при равни други условия снижава екипната ефективност.
Когато се прави преценка какви хора да се включат в един екип, освен техническата им компетентност е полезно те да се разглеждат и от гледна точка на основния им принос в екипната работа.
В това отношение е полезно да се разграничават три типа хора – мислещи, правещи и чувстващи хора. Всеки един тях има плюсове – силни страни, с които допринася за екипната работа. В същото време, всеки от тях има и минуси – слаби страни, с които не допринася за екипната работа.
Ако ръководителят не обезпечи подходящ баланс на роли, в екипа няма как да има достатъчно висока синергия, което ще се отрази неблагоприятно на ефективността му за постигане на зададените цели.
8. Игнориране на екипната динамика
Редица мениджъри смятат, че екипите са статични структури и се опитват да ги управляват чрез еднообразни методи. Това е погрешно.
Характерно за всички екипи е, че те не са статични, а динамични структури. Във всеки екип има някакво развитие и етапи, през които той, малко или много, преминава.
Например, ако даден мениджър се опитва да управлява новосъздаден екип по същия начин, по който е свикнал да ръководи зрял и ефективно работещ екипи, твърде вероятно е да не постигне високи резултати и дори нещо повече – да изпита силна фрустрация заради проблемите между хората в екипа.
Ако този мениджър обаче познава концепцията за петте етапа на екипно развитие, той ще е наясно, че е нормално екипът да премине през различни фази.
В началото на живота на много екипи е нормално да има съпротива, критика и конкуренция между хората, вместо сътрудничество, доверие и високоефективна работа. С течение на времето и чрез подходящи управленски действия, зрелостта на екипа може да се развие, което да доведе до по-задълбочени отношения между хората, както и по-конструктивно отношение към екипната цел.
Мениджър, който не осъзнава влиянието на екипната динамика върху ефективността на екипа, е обречен да управлява извън контекста на най-належащите предизвикателства пред неговите сътрудници.
9. Неразбиране на факторите за екипна ефективност
Голям брой ръководители допускат грешката да се опитват да ръководят своите екипи, без да обезпечат на добро ниво главните фактори на екипна ефективност.
Първият и най-важен фактор е доверието в екипа. Доверието е валутата на добрите взаимоотношения. Невъзможно е да говорим за успешна работа в екип, ако между членовете на екипа няма доверие. Изграждането на доверие иска време. Процесът може да бъде силно ускорен с подходящи управленски действия, но мениджъри, които са невежи относно този въпрос няма как да ги предприемат.
Друг критично важен фактор е страхът от конструктивни конфликти. Подобен страх и липсата на здравословни сблъсъци на идеи и гледни точки в екипа е вреден, тъй като дава тон за липсата на ангажираност в екипа. А без ангажирани сътрудници няма как екипът да подхожда отговорно към работата си и да постига с успех екипната цел.
Ръководител, който не познава главните фактори за екипна ефективност, не е в състояние проактивно да полага нужните управленски действия за постигане на висока ефективност в екипа.
10. Неумение за вземане на екипни решения
Едно от най-важните неща в екипната работа е начинът, по който се вземат решения в екипа. В зависимост от това екипът може да се доближи до желаните резултати или обратното – да се отдалечи от тях и дори да ги саботира.
И тук редица мениджъри не се справят достатъчно убедително. Те предпочитат да вземат решения само по стандартния начин – еднолично и авторитарно. Това не винаги е лошо, тъй като не всички решения в екипа трябва да се вземат екипно, но все пак има голям брой ситуации, в които се изисква различен подход.
Компетентният ръководител трябва да умее да се възползва от пълната палитра от техники за вземане на екипни решения. Някои от тях са особено подходящи в случаите на творчески дискусии или при работа по евристични задачи, когато е нужно да се търси широк консенсус и максимална ангажираност от всички членове на екипа.
В резюме
Както виждаш, управлението на екипи не е проста задача. Има куп “камъчета”, които могат да “обърнат каруцата” – грешки, които се допускат дори от най-опитните ръководители:
- Управление на екипи без система;
- Неразбиране какво точно е “екип”;
- Работа без екипни цели;
- Непознаване на видовете екипи;
- Неразбиране на ролята на ръководителя на екип;
- Недостатъчно овластяване на екипа;
- Липса на баланс на екипни роли;
- Игнориране на екипната динамика;
- Неразбиране на факторите за екипна ефективност;
- Неумение за вземане на екипни решения.
Ето защо, ако си ръководител на екип, бих искал да ти отправя предложение за преодоляване на грешките и слабостите в управлението му:
- Получи конкретни тактически насоки за теб и твоите колеги с oбучението “Златните правила за успешно управление на екипи” (на живо в зала или онлайн). Чуй моята подробна беседа, почерпи опит от реални казуси и намери отговори на всичките си въпроси.
- Научи ключови техники и управлявай по-професионално с онлайн курса “Златните правила за успешно управление на екипи” (видео уроци). Изгледай моята подробна беседа и получи ценни знания в комбинация с неограничен доживотен достъп и бъдещи ъпдейти.
- Или, ако предпочиташ четенето пред гледането на видео, прочети е-книгата “Ръководство за успешно управление на екипи”. Научи ценни похвати и техники за управление на екипи, които иначе отнемат години за осъзнаване по метода “Проба-Грешка”.
Успешно управление!
