Трите тайни на Едноминутния мениджър

Съществуват голям брой техники за успешно управление на хора, но ако трябва да се откроят трите най-прости и най-действащи техники, кои биха били те?

През 1981 г. Кен Бланчард и Спенсър Джонсън издават книгата “Едноминутен мениджър”, която под формата на притча представя три ключови техники за управление на хора. Книгата се превръща в бестселър №1 по мениджмънт на всички времена с продажби от над 15 милиона копия.

През 2015 г. излиза “Новият Едноминутен мениджър” от същите автори. И тази книга се фокусира върху трите ключови техники за управление на хора, но те вече са приспособени към съвременния и бързо променящ се свят.

В книгите на Бланчард и Джонсън трите техники за управление на хора се наричат “тайни”. И действително, на тях може да се гледа като на тайни, доколкото само посветените в тънкостите на Едноминутното управление ги използват и прилагат.

По-долу ще разгледаме трите тайни на Едноминутния мениджър. Но преди това, нека изясним защо изобщо се използва термина “Едноминутен мениджър”.

Защо “едноминутен мениджър”?

Кен Бланчард и Спенсър Джонсън използват термина “Едноминутен мениджър”, за да подчертаят, че успешното управление на хора не е задача, която изисква цялото време на света. Тъкмо обратното – за да управляваш добре хора, следва да използваш трите тайни за управление, а всяка от тях отнема по една минута. Е, понякога и малко повече, разбира се.

В книгата “Едноминутен мениджър” висшият ръководител, който предава своя ценен опит на младия главен герой, заявява:

“Аз съм Едноминутен мениджър.

Определям се като такъв, защото ми е нужно съвсем малко време, за да накарам хората да постигнат страхотни резултати.”

Тайна №1: Едноминутни цели

Първата и основна тайна на Едноминутния мениджър е да определя Едноминутни цели на своите сътрудници.

Независимо дали става дума за новоназначени и неопитни хора, или пък за хора с дълъг стаж и висока компетентност, определянето на цели е от първостепенна важност. Ясните цели фокусират поведението на служителите към определено бъдещо състояние, което трябва да се постигне. Целите поставят началото на желаното поведение.

Мениджър, който определя ефективни Едноминутни цели:

• Планира ги съвместно със служителя, като целите се описват кратко и ясно.
• Обяснява какво е правилното поведение за постигането им. На хората трябва да им се покаже какво означава добро представяне.
• Изисква от хората да записват целите на хартия, на отделен лист за всяка отделна цел. Всяка цел трябва да се описва стегнато в 1-2 кратки абзаца и да е налице срок за постигането й.
• Изисква от служителите да преглеждат ежедневно целите си.
• Настоява хората ежедневно да сравняват целите с постигнатото до момента, да преценяват работата си и дали действията им съответстват на целите.
• Следи дали хората реорганизират работата и поведението си, ако действията им не съответстват на целите или крайните срокове.

В българското издание на “Новият Едноминутен мениджър” терминът “Едноминутни цели” е заменен с “Едноминутни инструкции”, но като цяло става дума за едно и също нещо.

Тайна №2: Едноминутни похвали

Ако определена цел задейства поведението, последиците влияят върху по-нататъшното поведение. И тук идва ред на втората тайна на Едноминутния мениджър – Едноминутна похвала.

Ключът към развитието на хората се крие в дебненето на всяка тяхна правилна (а не неправилна) стъпка. Много мениджъри правят точно обратното – не казват нищо на служителя, докато той не допусне някаква грешка. Тогава те се намесват и започват да критикуват. Подобен подход не подпомага хората да работят на върха на възможностите си.

Мениджър, който използва ефективни Едноминутни похвали:

• Следи активно хората си за правилни стъпки.
• Хвали колкото е възможно по-навреме. Похвалите не се оставят за края на годината.
• Конкретно отбелязва какво точно е свършено както трябва. “Добра работа!” звучи приятно, но не е особено полезно, тъй като служителите не разбират какво е това, което правят добре и биха могли да правят все така добре и занапред.
• Изразява задоволство от добре свършената работа и от приноса й за цялостния успех на организацията. Това внася сериозен емоционален заряд, тъй като изразява чувствата на мениджъра относно добрата работа на служителя.
• Замълчава, за да усетят хората радост и задоволство от добре свършената работа.
• Насърчава хората да продължат в същия дух.

Важно е да се отбележи, че Едноминутни похвали не бива да се отправят само при перфектно свършена работа. Дори и работата да е свършена с известни забележки или грешки, мениджърът следва да хвали добрите моменти в нея.

Тайна №3: Едноминутни корекции

В класическата книга “Едноминутен мениджър” третата тайна на Едноминутния мениджър е Едноминутното порицание, но в “Новият Едноминутен мениджър” вече се говори за Едноминутна корекция.

На практика става дума за едно и също нещо – подаване на обратна връзка към служителите в случай на грешки, пропуски или проблеми в работата. Никой не обича да му се навират грешки в лицето, но Едноминутната корекция е в състояние да връща хората в правия път, за да постигнат целите си. Едноминутната корекция помага на хората да учат, за да разберат кое следва да се прави иначе.

Мениджър, който използва ефективни Едноминутни корекции:

• Реагира час по скоро на грешките.
• Изяснява отново целите.
• Потвърждава най-напред фактите, за да се води разговор за грешките конкретно и по същество.
• Изразява пред служителите лично отношение към случилото се и посочва какъв е ефектът на грешките върху цялостните резултати.
• Замълчава, за да може хората да осъзнаят вътрешно какво са сторили.
• Напомня на хората, че възможностите им са над грешките им и че мнението за тях като личности остава високо.
• Подчертава, че доверието към хората остава и занапред, както и подкрепата, която ще получават.
• След като Едноминутната корекция приключи – край! Мениджърът спира да коментира тази тема и не я натяква отново и отново.

Кен Бланчард и Спенсър Джонсън не засягат темата за оптималното съотношение между похвали и порицания (корекции), но според изследвания на други експерти, това съотношение следва да бъде в диапазона от 3 до 5. Повече по темата можеш да прочетеш в статията “Коефициент на Лосада. Баланс между позитивното и негативното”.

В резюме

И така, трите тайни за управление на Едноминутния мениджър са:

1. Едноминутни цели;
2. Едноминутни похвали;
3. Едноминутни корекции.

Трите техники за управление на хора работят в синхрон. Целите задават посоката на желаното поведение, а в зависимост от реалното поведение се хвали или коригира, за постигане на по-добро представяне.

Любопитно е да се отбележи, че трите тайни на Едноминутния мениджър не се ограничават само до сферата на управлението. Например, те могат да се използват от родители при възпитанието на деца, както и в други области на професионалния и личния живот.

Прочети повече: Теория за ситуационно лидерство на Хърси и Бланчард.